Spirax-Sarco ganha agilidade e eficiência operacional com assinatura eletrônica

A Spirax-Sarco é uma das maiores fornecedoras no mundo de soluções para vapores, ar comprimido e outros fluídos industriais.  Listada na FTSE 100 (Financial Times Stock Exchange 100) na Bolsa de Londres, está presente no Brasil há mais de 60 anos, atuando em diversos setores industriais, como Petroquímico, Farmacêutico, Têxtil, Alimentos e Bebidas e entre outros. 

Dada a amplitude de mercado, uma grande demanda operacional se concentra no departamento jurídico, responsável pela validação e análise de contratos e documentos de clientes, fornecedores e entre outros casos. Segundo Sonaidy Lacerda, Gerente Jurídica da Spirax-Sarco, a análise contratual chega a ocupar 90% do tempo do seu departamento. 

Por conta disso, e antes diante de um processo de assinaturas demorado baseado em papel e caneta, a executiva começou a buscar alternativas que oferecessem mais agilidade sem comprometer a qualidade dos serviços prestados.

Desafios, implementação e transição

Segundo a gerente, os maiores desafios antes da chegada da assinatura eletrônica eram o tempo gasto com idas e vindas para validar documentos e garantir que a assinatura dos contratos fosse feita corretamente. Em média, a empresa gera cerca de 40 documentos por mês, com uma média de 20 páginas por contrato. 

“No melhor dos cenários, o prazo para que um contrato estivesse completamente fechado era de duas semanas com as assinaturas manuais. Em casos mais complexos excedia um mês”, conta a gerente. Depois de finalizados, os contratos eram armazenados em um armário com diversas pastas de papéis.  

Diante deste cenário, em 2020, para otimizar os processos da área, além de reduzir tempo e custos, a Spirax resolveu investir na assinatura eletrônica da Docusign. Inicialmente o uso do eSignature ficou restrito ao departamento jurídico. “Em um primeiro momento eu não acreditei que a solução poderia nos atender por uma questão técnica. Como nossa maior demanda é com contratos vindos dos clientes ao invés de serem criados internamente, temos que trabalhar com uma variedade muito grande de modelos, cada um com suas especificidades” afirmou a gerente. “Contudo, nossos próprios clientes começaram a usar a assinatura eletrônica, então a aceitação foi quase imediata".

Com a implementação, o processo inicial de transição dos contratos e documentos do manual para o digital foi rápido e mais fácil do que o esperado. Em questão de semanas a maioria dos clientes já estava utilizando a assinatura eletrônica sem ressalvas e, nos casos em que surgiram dúvidas, rapidamente foram solucionadas. "O sucesso da rápida implementação nos levou a expandir a adoção da ferramenta para o setor de RH, TI e Compras e também fez surgir o propósito de uma transformação digital mais profunda nos processos da Spirax", comenta. 

Usabilidade e resultados 

O uso da assinatura eletrônica da Docusign trouxe resultados imediatos para a rotina operacional e ainda gerou impactos positivos no relacionamento com os clientes internos e externos. Contratos que antes demoravam de duas semanas a um mês para serem assinados agora são concluídos em um dia. 

Um exemplo de como a solução chegou para otimizar os processos é o acesso de funcionários Spirax à planta de um cliente para prestar serviço que depende previamente do contrato de prestação de serviços assinado. Por inúmeras vezes, as equipes estavam prontas para atender demandas de urgência, mas não era possível devido a atrasos na assinatura do contrato. Com a assinatura eletrônica esses entraves deixaram de ocorrer.  

Quanto à segurança jurídica, o andamento das assinaturas dos contratos também foi facilitado. Graças à visibilidade fornecida pela ferramenta e a facilidade de uso, o volume de erros e revisões necessárias também diminuiu consideravelmente. 

Embora a pandemia não tenha sido um fator determinante na escolha pela solução, o contexto somado à necessidade da ferramenta foram fundamentais para que funcionários Spirax, bem como seus clientes, pudessem adotar o home office de forma célere, segura e sem prejuízos operacionais. “O trabalho com a Docusign mostrou que o departamento jurídico com investimentos em ferramentas de back-office também pode trazer retornos quantitativos e qualitativos claros, tanto na redução de custos e ganhos em agilidade quanto no objetivo de encantamento do cliente proposto pela Spirax”.

Sonaidy ainda acrescenta que a ferramenta é uma boa escolha para as PMEs que buscam ganhar produtividade e agilidade em seus processos, "Muitas pequenas e médias empresas acabam não optando pela ferramenta por uma falsa impressão de que é aplicada apenas para as grandes empresas, quando na verdade o ganho de agilidade e economia é bastante significativo para nós também", completa.