Souza Cruz reduz tempo de finalização de contratos com Docusign

Anualmente, de acordo com a safra do tabaco, todos os produtores rurais precisam assinar 1 contrato, que inclui 12 termos cada. O processo todo levava 30 dias, dentre coleta e validação, sendo necessária a visita do orientador rural da Souza Cruz ao produtor, apresentação dos documentos e coleta das assinaturas, envio da papelada à sede da empresa, análise e autorização dos documentos e então dar um retorno para o produtor e armazenar os papeis fisicamente.

Como há uma série de problemas de acesso à internet no campo, era necessário um sistema que permitisse aos orientadores agrícolas coletarem as informações necessárias, mesmo sem sinal de internet, e que transmitisse ao sistema da empresa os contratos assim que houvesse sinal, sem depender de papel ou imprevistos com atrasos e validação de documentos.

Além disso, com as burocracias dos processos, a atividade de assinar os papéis levava mais de 1 hora para ser realizada. O ciclo completo da assinatura em documento físico leva em consideração desde a produção do documento, impressão, transporte, coleta de assinaturas, digitalização e arquivamento físico e digital.

Mudança de paradigma, chega de papel!

Com o objetivo de inserir a empresa no conceito de Transformação Digital, a Souza Cruz aderiu à assinatura eletrônica da Docusign em um processo multidisciplinar, unindo as áreas de Produção Agrícola, Sustentabilidade, Finanças e Jurídico, trazendo a para reformular seu fluxo de documentos – a produção, impressão, transporte, coleta de assinaturas, digitalização e arquivamento – com mais praticidade, controle e mobilidade.

A Docusign propõe a eliminação total do papel nos processos de formalização e contratação. Um documento assinado eletronicamente permite salvar R$ 120 reais, o ciclo de coleta de assinaturas pode ser reduzido para 1h, todo o processo conta com 100% de segurança e é válido para os departamentos jurídicos e está de acordo com as legislações, além de eliminar a ineficiência dos processos utilizando documentos físicos.

Resultados Alcançados pela Souza Cruz

A implementação da solução de assinatura eletrônica da Docusign no campo, onde as pessoas precisavam percorrer vários quilómetros para captar a assinatura junto aos agricultores, foi extremamente impactante e reduziu o tempo de formalização dos contratos com produtores rurais de 16 para 5 dias. Os reflexos e benefícios gerados são diversos, ganhando mais agilidade na formalização de contratos, evitando gastos com impressão de documentos em papel, locomoção, e armazenamento, além de oferecer alta segurança de acordo com a governança corporativa da companhia e com as legislações vigentes, ou mesmo laudos periciais.

Pioneira no uso da assinatura eletrônica no agronegócio, a Souza Cruz contratou toda sua safra de 2019 pelo meio eletrônico, o que permite o alto controle de 630 mil documentos, acumulando mais de 1.700.00 páginas. A iniciativa permitiu o aperfeiçoamento da gestão das etapas do processo de formalização, além dos documentos já assinados, eliminando também possíveis extravios e evitando uma nova visita aos produtores rurais.