BWG amplia capacidade operacional com assinatura eletrônica da Docusign

A BWG é uma "people tech" que há 30 anos otimiza a gestão de pessoas em organizações, fornecendo tecnologias para diferentes áreas do RH, como folha de pagamento, seguros & benefícios, comunicação interna e engajamento & performance. Atualmente, uma das atividades centrais da BWG é a prestação de serviços de BPOs (Terceirização de Processos de Negócios), que garante a delegação de tarefas e processos de negócios para outras empresas. 

As soluções voltadas para a parte de gestão pessoal, recrutamento, tarefas burocráticas e de BackOffice se tornaram ainda mais consolidadas a partir da incorporação da estrutura da Solver, uma empresa adquirida, que utiliza a assinatura eletrônica para simplificar processos.

Desafio

O principal desafio residia na manutenção da eficiência da gestão de contratos impressos para contratações e demissões. Por demandarem uma série de processos de assinaturas, impressão de documentos, gestão de papéis, validação de rubricas e transporte de formulários, inúmeras etapas eram morosas e complexas. 

Paralelamente, quando se prestava o serviço a uma empresa que tinha um número de seleções muito grande, este desafio mostrava frequentemente ainda pior. "Consumia uma energia e tempo muito grande", diz Carlos Fernando Soares, Diretor de Operação BPO na BWG.

A virada de chave

Diante disso, em 2020, decidiram implementar a assinatura eletrônica da Docusign para usar nos principais processos de gestão pessoal contratados pelos seus clientes: o de contratações e desligamentos. A escolha se deu pelo fato do recurso oferecer facilidade de implantação e integração a outros sistemas.

"É impressionante como a adaptação do cliente ao Docusign foi muito rápida, acima do esperado. Foi uma mudança muito tranquila", explica o gerente. Além da aceitação, o Docusign eSignature forneceu mais agilidade e escalabilidade nas operações. "A tecnologia introduziu uma nova dinâmica nos processos dos colaboradores dos clientes, e se estabeleceu de forma definitiva em suas rotinas. Podemos afirmar que houve uma verdadeira revolução nas operações."

Assinatura eletrônica em grandes eventos

Um dos clientes da BWG é uma rede de restaurantes que fornece alimentos e bebidas para o festival Rock in Rio. Nas produções anteriores do evento, foram necessários quase cinco dias de locação de auditórios em hotéis na cidade para reunir, entrevistar e selecionar cerca de 1.500 profissionais temporários. As impressões eram volumosas e demandam um pequeno veículo de carga para serem transportadas, além disso, por conta do número de recrutadores envolvidos, as vias só podiam ser assinadas em grupos de, no máximo, 100 pessoas por hora.

Na última edição do evento, no entanto, foi utilizada a assinatura eletrônica da Docusign: cerca de metade dos contratos foram enviados online e concluídos no primeiro dia de seleção e mais de 90% dos acordos já estavam prontos nos dias seguintes. Com isso, apenas neste evento, foram poupadas mais de 148 mil folhas de papel - evitando o consumo de tinta, envelopes, impressoras, grampos e arquivos - além da economia com transporte, armazenamento e arquivamento de documentos físicos. 

Outro fator importante foi que estes contratos também apoiaram as necessidades de legalidade e conformidade dos envolvidos formalmente no festival. As fiscalizações de rotina do Ministério do Trabalho foram otimizadas graças à facilidade das contratações poderem ser validadas e compartilhadas diretamente dos dispositivos móveis pessoais dos contratados junto aos fiscais.

Agilidade na contratação de voluntários de ONGs médicas

Outro cliente da BWG atua na contratação de profissionais de saúde para atendimentos de emergências médicas em diversos locais do mundo. Uma das condições das contratações desta organização, que atua em episódios de catástrofes naturais, é a de que se as documentações dos candidatos forem preenchidas corretamente, os selecionados já podem começar a trabalhar no mesmo dia.

Em situações de catástrofes este tipo de agilidade se revelou central em diversas ocasiões e pode inclusive ajudar a salvar vidas. Assim, doutores em diferentes partes do mundo podem ser formalmente cadastrados e enviados para atuar em áreas distintas, uma vez que as entrevistas e seleções também puderam ser feitas de maneira virtual. "Docusign resolveu os nossos desafios e até nos surpreendeu", completa Carlos.