VTEX agiliza negociações e otimiza a gestão de contratos com o Docusign CLM

Fundada em 2000, a VTEX é uma plataforma global de comércio digital destinada a grandes marcas e varejistas, que oferece uma solução completa de Comércio, Marketplace e OMS para construir, gerenciar e entregar experiências com flexibilidade total e o mínimo de complexidade.

A organização já opera em 38 países, com mais de 3.200 lojas online ativas e cerca de 1.500 funcionários. Nos últimos anos, tem crescido em ritmo exponencial - em 2021, inclusive, realizou a abertura de capital na Bolsa de Valores de Nova York. 

Um pouco antes deste momento histórico, a VTEX implementou soluções de tecnologia de contratos como o Docusign CLM e expandiu o uso da assinatura eletrônica, o que tem facilitado o cotidiano, acelerado negociações a nível global e aprimorado o gerenciamento de documentos da empresa. 

Veja o vídeo que conta essa história: 

Os desafios do processo de contratos

Desde a sua chegada à VTEX em 2019, a advogada e Head de Contratos e Deal Strategy, Luíza Amorim, pôde participar dos projetos de otimização dos fluxos jurídicos e de governança da organização. Com o objetivo de apoiar e acelerar as negociações na área de vendas com segurança, a executiva conta que há três anos existiam alguns desafios relacionados ao processo de contratos. 

"Tínhamos mais de um fornecedor de assinatura eletrônica, e às vezes alguns clientes exigiam contratos assinados em papel. Nesses casos, era preciso ainda digitalizar os documentos e armazenar no nosso CRM, o Salesforce, o que não era um processo prático", conta Luíza. 

Ademais, com o crescimento rápido do negócio, enxergavam a necessidade de ter uma ferramenta que oferecesse um controle maior sobre os documentos. "Queríamos um repositório centralizado de fácil consulta, desenvolver templates de contrato com mais agilidade, ter maior visibilidade do processo de negociações ou renovações e do controle de versões", explica. 

"No fim do dia isso também impactava o cliente em potencial porque trazia lentidão para a negociação. Sem contar outros benefícios além da agilidade que teríamos ao inovar, como a prevenção a riscos ou a eventuais prejuízos financeiros, principalmente na área de vendas, em que o volume de contratos é maior".

Começaram então a busca por um software de gestão de contratos, avaliando diferentes opções do mercado até decidirem investir no Docusign CLM. 

Implementação do Docusign CLM e seus benefícios

Antes do CLM, a VTEX já utilizava a assinatura eletrônica da Docusign para formalizar seus contratos. "A Docusign já era nossa parceira, sabíamos que era uma empresa e fornecedora confiável", detalha a Head.

Além de já trabalhar com a Docusign, outros critérios que motivaram a escolha pelo CLM foram que o software possui integração nativa com o Salesforce e opera globalmente. "Estamos em expansão global, então precisávamos de uma ferramenta que atendesse às necessidades de negócio além da América Latina". 

Em dezembro de 2020, o CLM foi implementado para suprir a demanda de acordos comerciais da VTEX - assim como o uso do eSignature, naturalmente integrado à plataforma de gestão de contratos, se expandiu pela empresa. Atualmente, 99% dos contratos da VTEX são assinados digitalmente e 100% dos documentos de clientes ativos estão no CLM. 

"O fato de termos automatizado nos fez reduzir em semanas muitas das negociações. Justamente porque agora conseguimos acompanhar as alterações e como o processo está desenhado na ferramenta", comenta Luíza. Isso tem ajudado tanto a equipe de Deal Strategy, quanto o cliente interno - que é a equipe de vendas - e também o cliente final da VTEX. Eles apenas recebem um email com o contrato para assinar, não veem toda a complexidade por trás do fluxo.

Todos os stakeholders estão vendo a facilidade que é gerar, negociar e assinar um contrato com o CLM.  "A gente fala muito aqui na VTEX de eficiência em detrimento de burocracia. Eu acredito que o Docusign CLM realmente traz isso, uma clareza e uma transparência sobre o processo inteiro, diminuindo a fricção entre os times", finaliza Luíza.