Uso de recursos digitais para transformar a contratação de fornecedores

Se há uma grande lição dos últimos dois anos, é que o processo de contratação do fornecedor está pronto para a transformação digital. Em um mercado cada vez mais volátil, os fluxos de trabalho de compras atuais e os profissionais que os gerenciam estão estressados pela escassez de mão de obra e o aumento dos custos das matérias-primas. Essa tensão expõe os compradores a riscos crescentes, como prazos perdidos, fornecimento insuficiente ou pagamento excessivo.

Tudo isso significa que para cada US$ 1 bilhão gasto, a equipe de compras típica perde US$ 21 milhões devido a escolhas erradas. Em resumo, a dependência de documentos, planilhas em papel ou outras tarefas de entrada manual no processo de contratação de fornecedores está fazendo com que as empresas percam dinheiro e vantagem competitiva. Desde a solicitação de proposta (RFP)/cotação até a análise pré e pós-execução do contrato, o processo de contrato de compras está preparado para uma solução automatizada e integrada capaz de oferecer suporte às necessidades de conformidade das organizações.

Condições modernas expõem velhos problemas no processo de contratação de fornecedores

Hoje, as equipes de compras estão fazendo a transição da execução tática para fatores mais amplos e estratégicos das principais metas de negócios, como otimização para eficiência, garantia da continuidade dos negócios da cadeia de suprimentos, cumprimento dos padrões essenciais de ESG, adesão às prioridades de conformidade, etc. 

Um estudo de 2020 da Forrester Consulting encomendado pela Docusign descobriu que: 

• 62% das equipes de compras relatam incapacidade de pesquisar o texto completo dos contratos

• 39% são incapazes de detectar linguagem problemática em contratos antes de eles entrarem em vigor

• Cerca de 50% das empresas envolvidas não foram capazes de encontrar seus contratos concluídos

Os dados expuseram claramente problemas pré-existentes nos processos de contratação de fornecedores mais antigos e manuais. Estudos da Docusign mostram que, com um processo de contratação de fornecedores moderno e digitalizado, empresas como a Unilever observaram uma redução de aproximadamente 86% no tempo médio de processamento de contratos.

Ao mesmo tempo, equipes de compras são cada vez mais desafiadas por interrupções mais frequentes e extensas da cadeia de suprimentos provocadas por eventos políticos e de saúde pública em escala global: Covid-19, Brexit, a introdução da GDPR e da LGPD, guerras comerciais/tarifárias, etc.

Um System of Agreement centralizado para equipes de compras

As equipes de compras que dependem de processos manuais para contratos podem introduzir custos e erros imprevistos que

podem limitar a capacidade da equipe de agregar valor. Um System of Agreement centralizado fornece visibilidade aos contratos para todas as partes interessadas, permitindo que a equipe de compras gaste menos tempo informando várias pessoas sobre o status do contrato. Ao fornecer um repositório central para cláusulas padronizadas, o gerenciamento do ciclo de vida dos contratos é uma maneira fácil de garantir a conformidade em vários contratos e de diminuir o risco.

Além disso, a análise de contratos pode ajudar as equipes de compras a negociar os termos do fornecedor e aprimorar o desempenho. A análise de contratos com base em inteligência artificial pode ajudar a reduzir custos e riscos, aumentando o acesso a contratos históricos, identificando termos correlacionados a determinados resultados e destacando as diferenças entre um contrato atual e uma versão arquivada semelhante.

Interrompe a perda de receita: Uma das três maiores empresas de telecomunicações do mercado analisou milhares de contratos de aluguel de torres e encontrou uma oportunidade de economizar US$ 100 milhões apenas em custos relacionados a cláusulas mal administradas. Uma das cinco maiores empresas de energia do mercado revisou o risco em seu portfólio de contratos imobiliários e encontrou um contrato de aluguel com renovação automática, referente a um imóvel sem uso que havia sido herdado em uma aquisição e resultava em uma despesa desnecessária de € 400 mil.

Acelera a análise jurídica/de conformidade: Uma empresa de tecnologia Fortune 100 conseguiu economizar US$ 500 milhões em custos operacionais apenas com a adoção de scorecards de risco de contrato. Isso permitiu à empresa compreender de maneira rápida e completa os possíveis riscos inerentes a componentes principais dos contratos antes da assinatura.

Reduz risco da cadeia de suprimentos: Um varejista da Fortune 100 conseguiu responder automaticamente a 97% das questões de risco, realizando análises de IA de 2.000 contratos críticos. Executar essa mesma função manualmente custaria à empresa uma enorme quantidade de tempo e dinheiro, e ainda não teria alcançado o mesmo nível de diligência detalhada. Ao armazenar documentos com segurança em um repositório centralizado e baseado em nuvem, a empresa conseguiu gerenciar riscos de maneira econômica e cumprir os requisitos de conformidade e outras regulamentações.

Uma plataforma digital centralizada que concentra soluções para cada uma dessas questões centrais no processo de contratação de fornecedores permite que as organizações economizem tempo e dinheiro, aumentem a visibilidade e garantam a integridade de sua cadeia de suprimentos.

Apresentando o Docusign Agreement Cloud para Compras

O Docusign Agreement Cloud oferece às equipes de compras uma plataforma digital centralizada para colaborar, executar, revisar e armazenar contratos. Com ele, as equipes de compras podem transformar os processos manuais de contratação de fornecedores em uma abordagem eficiente e totalmente sistematizada. Com ele, as equipes de compras podem transformar os processos manuais de contratação de fornecedores em uma abordagem eficiente e totalmente sistematizada. Isso pode ajudar sua equipe a simplificar o gerenciamento de riscos, aumentar a visibilidade do contrato e utilizar sua tecnologia existente por meio de integrações pré-criadas. 

Para cumprir essas metas para você, o Docusign Agreement Cloud oferece um pacote com as melhores soluções digitais do setor:

• Docusign eSignature: Com o eSignature, seu processo de assinatura de contrato é digitalizado de ponta a ponta e funciona em praticamente qualquer dispositivo com formulários móveis fáceis de visualizar. O eSignature reduz a chance de erros e campos ignorados em contratos de fornecedores. 

• Docusign CLM: O Docusign CLM automatiza o ciclo de vida do contrato de ponta a ponta. Por meio da geração automatizada de documentos, a colaboração no fluxo de trabalho e um repositório central de contratos em constante atualização, os profissionais de compras podem melhorar a visibilidade dos contratos de fornecedores e ajudar sua equipe a evitar erros críticos.

• Integrações: O Docusign Agreement Cloud se integra perfeitamente ao conjunto de ferramentas da sua empresa. Integrações pré-criadas com ferramentas de compras comuns, por exemplo, SAP Ariba e Oracle, garantem tempo mínimo para alinhar o Docusign com suas ferramentas de compras.

Docusign Agreement Cloud: A evolução da contratação de fornecedores

O Docusign Agreement Cloud pode acelerar todo o processo de contratação do fornecedor até a assinatura final. Com a solução digitalizada de ponta a ponta da Docusign, as equipes de compras se beneficiarão significativamente com os aperfeiçoamentos transformadores em seu fluxo de trabalho.

Saiba mais sobre como o Docusign Agreement Cloud para Compras pode reforçar o processo de contratação de fornecedores de sua equipe de compras.