Substituição de assinaturas físicas por assinaturas eletrônicas

A sua organização gasta muito tempo esperando contratos preenchidos e assinados? Se você depende apenas de assinaturas físicas, a resposta é sim. Aqui vai uma dica rápida de como as empresas podem poupar tempo e dinheiro substituindo assinaturas físicas por assinaturas eletrônicas.

O que é uma assinatura física?

Quando uma pessoa usa uma caneta ou um selo para assinar seu nome em um documento físico em papel, ela o endossou com uma assinatura física. Por centenas de anos, a assinatura física representou um contrato com validade legal e foi usada para evitar fraudes. Hoje, as assinaturas e registros eletrônicos podem ter o mesmo valor e efeito legal que as assinaturas tradicionais de próprio punho e os documentos físicos na maioria dos casos.

A mudança para as assinaturas eletrônicas pode acelerar os processos de negócios (até 82% dos contratos da Docusign são concluídos em um dia) e gerar economias significativas (em média, de R$190 por documento).

Quais são as desvantagens de coletar uma assinatura física?

As empresas enfrentam vários desafios na hora de coletar assinaturas físicas:

• Tempo de retorno: as assinaturas eletrônicas reduzem o tempo de retorno, em média, em nove dias. É possível receber, revisar, assinar e devolver documentos eletrônicos em praticamente qualquer dispositivo 24 horas por dia, 7 dias por semana. Ao coletar assinaturas físicas, as empresas ficam a mercê dos serviços de entrega, mensageiros, dias úteis e feriados.

• Custo: não é apenas o custo da tinta, do papel e do serviço de entrega noturno que você deve considerar. Também é preciso levar em conta o custo da receita perdida quando leva mais de uma semana para receber um contrato assinado. Um atraso na chegada do seu contrato de venda pode dar tempo para um cliente potencial explorar outras opções dos seus concorrentes.

• Destinatários: eles estarão ansiosos para assinar o seu documento assim que o receberem, mesmo que haja um atraso? Será que eles vão se deparar com alguma barreira, como não conseguir imprimir o documento ou ir ao correio antes do fim de semana? Eles provavelmente apreciarão a velocidade e a simplicidade de revisar e assinar um documento on-line em vez de imprimi-lo, assiná-lo e enviá-lo fisicamente.

• Manutenção e recuperação de registros: documentos assinados com assinatura física e devolvidos à sua empresa devem ser digitalizados e arquivados. Se você ou o signatário precisar consultar o documento físico no futuro, demorará mais para recuperá-lo dos arquivos físicos ou caixas de armazenamento do que acessá-lo no computador.

• Responsabilidade social: as empresas que usam a plataforma Docusign podem ficar com a consciência tranquila porque sabem que também estão salvando as florestas. Desde 2003, os clientes da Docusign economizaram 20 bilhões de folhas de papel e os 9,5 bilhões de litros de água necessários para fazer essa quantidade de papel. Essa redução significativa do uso de papel físico salvou 2,5 milhões de árvores e poupou a terra da produção de 63.500 toneladas de resíduos e 907 mil toneladas adicionais de CO2.

Quando uma assinatura eletrônica pode substituir uma assinatura física?

A não ser por algumas exceções mencionadas na próxima seção, as assinaturas eletrônicas podem substituir as assinaturas físicas em uma grande variedade de casos de uso. 

Nos EUA, no Brasil e em outros países industrializados, as assinaturas e registros eletrônicos podem ter o mesmo valor e efeito legal que as assinaturas tradicionais de próprio punho e os documentos físicos. A Lei de assinaturas eletrônicas no comércio global e nacional (ESIGN) e a Lei de transações eletrônicas uniformes (UETA) dos Estados Unidos, o Regulamento dos serviços de confiança e identificação eletrônica (eIDAS) da União Europeia, a  Medida Provisória nº 2.200-2/2001 com força de lei no Brasil e outras leis semelhantes em todo o mundo foram promulgados para reconhecer a aplicabilidade das assinaturas eletrônicas.

Mas, como tudo na vida, existem algumas exceções a essas leis.

Quais são as vantagens de adotar a assinatura eletrônica?

São muitas as vantagens proporcionadas pelo uso da assinatura eletrônica nos mais variados segmentos corporativos. Um dos principais benefícios gerados pela implementação dessa solução é a otimização de processos administrativos e comerciais e a diminuição de custos diretos e indiretos (desde a impressão, papel, transporte e armazenamento do documento, até horas gastas com pessoas redigitando dados em sistemas).

Isso acontece porque, com uma plataforma de assinatura eletrônica, todo o fluxo de documentos de uma empresa pode ser efetivado digitalmente, a partir do suporte de outros recursos tecnológicos, como sistemas de integração de dados. Então é possível gerar o documento automaticamente, usar um template pré-aprovado que será automaticamente populado com os dados do sistema, assinar e armazenar na nuvem este documento assinado.

A tramitação de documentos também fica mais segura, pois a criptografia da assinatura eletrônica impede falsificações de autoria ou qualquer alteração no documento já assinado.

Outro aspecto bastante positivo é a diminuição da morosidade das contratações, já que os acordos podem ser criados, revisados e assinados sem a necessidade de reunião, via internet. E o signatário pode assinar o documento em seu celular a qualquer momento e em qualquer lugar.

Além disso, essa tecnologia gera economia para a empresa, que deixa de gastar com a impressão de documentos, e contribui para o desenvolvimento de práticas sustentáveis.

Se você não precisa coletar assinaturas físicas, saiba mais sobre como o Docusign pode melhorar os processos da sua empresa, desde o gerenciamento do ciclo de vida dos contratos até a integração com as ferramentas de negócios que você usa agora.