O que é transformação digital e qual a sua importância?

Nem todo mundo consegue explicar o que é transformação digital, mas ela está presente nos aspectos da vida moderna. Seja no âmbito social, profissional ou familiar, é cada vez mais difícil fugir dos reflexos culturais e comportamentais trazidos pela tecnologia e digitalização.

Mas será que estamos mesmo prontos para lidar com essa constante mudança e acompanhar sua velocidade? Como as empresas devem se posicionar para ganhar espaço nesse novo cenário? Para esclarecer as questões que se escondem nesse horizonte, é preciso, antes de mais nada, buscar informações e manter a mente aberta.

Afinal, a transformação digital envolve uma imersão em um mundo totalmente novo, extremamente dinâmico e reservado às empresas top of mind. Nesse contexto, quem não se adapta fica para trás.

Quer saber mais sobre o tema? Então, concentre-se na leitura para entender como sua empresa deve se preparar para se destacar nesse mundo repleto de transformações digitais!

O que significa transformação digital?

A transformação digital consiste no processo de mudança que implementa tecnologias para solucionar problemas. Nos últimos anos, ela tem acontecido de uma forma intensa nas empresas, que têm adotado diferentes recursos tecnológicos para solucionar e vencer desafios tradicionais.

Assim, a transformação digital pode ser adotada em uma organização com o objetivo de aumentar a produtividade e a eficiência, ter mais agilidade nos processos, reduzir as quedas de desempenho, a incidência de erros e assim por diante.

Mas também podemos presenciar a transformação digital no dia a dia de pessoas comuns. Afinal, a tecnologia também faz parte da vida delas e cada vez mais tem sido utilizada para a realização de diferentes tarefas. Ainda, para entretenimento, lazer, comunicação etc.

Portanto, a transformação digital envolve, majoritariamente, o uso de tecnologias para diferentes fins. Elas tendem a trazer mais praticidade e facilitar a vida em aspectos pessoais, além de promover melhorias dentro das empresas, de modo que elas consigam inovar e alcançar um diferencial competitivo.

Exemplos de transformação digital na prática

Imagine, por exemplo, os aplicativos de comunicação instantânea e as redes sociais, como YouTube e Facebook. Antes do seu surgimento, como pessoas separadas por grandes distâncias geográficas se comunicavam? Quais eram as chances de manter contato com a realidade, os acontecimentos e até pessoas de países distantes?

As redes sociais são um grande exemplo de transformação digital. Isso porque, permitem essa interação que ultrapassa fronteiras e independe de distâncias. Essa onipresença virtual mudou as características do relacionamento interpessoal e, consequentemente, revolucionou a maneira como as relações construídas na rede são vistas.

Mas além da profunda modificação na vida das pessoas, há também um potente impacto de mercado nessa inovação. Novas tecnologias tornaram modelos de negócios obsoletos rapidamente e levaram consigo grandes empresas, que sumiram do mapa do dia para a noite.

Isso aconteceu em setores como telecomunicações e na fotografia, por exemplo, com os telefones públicos e as revelações fotográficas tendo caído por terra com o advento de inovações como o smartphone e as câmeras digitais.

Mas não para por aí, já que a transformação digital também pode ser percebida em:

• vendas pela internet;

• delivery;

• atendimento por WhatsApp;

• videochamadas e videoconferências;

• armazenamento na nuvem;

• assinatura eletrônica e digital;

• e-mails automáticos;

• experiência multicanal (omnichannel);

• QR Code;

• Chatbots;

• aplicativos diversos;

• banco online;

• telefonia móvel.

A própria internet é um grande exemplo de transformação digital. O meio online mudou por completo a relação entre pessoas e a atuação das empresas no mercado, trazendo novas possibilidades e oportunidades de se aproximar do público, interagir e vender.

Aplicação da estratégia Digital First

Cada vez mais, empresas de todo porte incorporam novas tecnologias, influenciando ou sendo influenciadas por outras em suas relações. A rotina da inovação também se expande pelo exemplo, modificando a forma de enxergar uma empresa.

Por causa da transformação digital, hoje, as empresas se preocupam muito com a aplicação da estratégia Digital First. Afinal, a priorização do uso da tecnologia pode fazer toda a diferença na otimização de processos. Inclusive, é o que possibilita uma interação muito mais intensa com o público, além de favorecer as relações com parceiros e fornecedores.

Conforme o relatório do IDC (International Data Corporation), 47% das empresas buscam seguir uma estratégia Digital First com o intuito de ter um modelo de negócio mais proativo e focado na eficiência da operação, na segurança e na conformidade.

Ainda segundo o relatório, até 2026, a estimativa é de que os investimentos em Tecnologia da Informação cheguem a US$ 27,4 bilhões. Afinal, 8 em cada 10 empresas desejam manter ou aumentar o investimento em digitalização.

Essa preocupação com a estratégia Digital First não é para menos, uma vez que, até 2027, 46% das organizações estimam que entre 26% e 49% de sua receita virão de produtos e serviços digitais.

Logo, a estratégia é uma questão de sobrevivência e presença, para que as organizações consigam atender da melhor forma um mercado com um novo perfil e comportamento.

No segmento B2B, ao lidar com processos e ambientes que têm implantada a cultura da inovação, a diferença no nível de efetividade e confiabilidade é notável. Especialmente quando comparada a outros que ainda estão agarrados às velhas rotinas.

Entre esses dois tipos de empresa, qual se tornaria uma referência de organização e eficiência? Negócios modernos despendem menos gastos operacionais em seus processos e, por isso, conseguem entregar serviços e produtos melhores e mais econômicos.

Afinal, é negociando com eles que os parceiros se sentem mais seguros. A lógica é simples: empresas e pessoas tendem a se espelhar nos melhores modelos que encontram, absorvendo deles uma influência positiva e transformadora.

Quais são os 4 pilares da transformação digital?

A transformação digital inclui sua empresa em outra realidade em diversos aspectos. Por isso, nem sempre esse processo é fácil de ser implementado, uma vez que ele exige uma mudança de cultura e de mentalidade.

Para termos uma ideia, o relatório do IDC também apontou que para 29% das empresas a cultura resistente é um dos desafios da digitalização de processos. Por esse motivo, 19% das organizações se tornam resistentes à digitalização.

Mas essa mudança precisa acontecer, e para que ela possa ser implementada, é necessário conhecer os seus pilares. Dessa forma, é possível começar a mudar e se adequar para abraçar o novo.

A transformação digital tem quatro importantes pilares, todos eles com consequências diretas na impressão do cliente. Confira!

1. Gestão de processos de negócios

Transformados em tarefas modernizadas pela era digital, os mecanismos diários de execução das atividades agilizam a entrega de demandas e melhoram a elaboração dos produtos finais. Com isso, garantem a qualidade no atendimento a prazos, atendem aos requisitos de segurança e dão conta de outros critérios visíveis ao cliente.

2. Gestão de pessoas

A modernização digital minimiza o esforço das tarefas repetitivas, protege a equipe de erros e facilita seus controles. 

Na prática, pessoas com meios de gestão automatizados têm acesso a seus resultados operacionais. Ainda, a métodos de capacitação internos, como as universidades corporativas, aos registros de ponto e outras tarefas de praxe do RH e do departamento pessoal, tudo com muito mais facilidade e efetividade.

Com rotinas padronizadas e informatizadas, é natural que essas melhorias reflitam no atendimento ao cliente.

3. Gestão de valor

A qualidade da análise ganha contornos bem mais claros, tendo em vista que a modernização possibilita a realização de análises qualitativas mais objetivas. Assim, sai do universo do feeling e da subjetividade para a efetividade baseada em fatos e dados.

Parar de embasar resultados em análises quantitativas dá à empresa a capacidade de focar na sua rentabilidade, na melhoria de seus serviços e em outros índices diretamente ligados à concepção de valor que o negócio tem e que transmite a todos com os seus stakeholders.

4. Gestão de tecnologia

Por fim, inserida no ambiente digital, presente nas mídias sociais e acessível por dispositivos móveis, a empresa está pronta para diversificar seus canais de atendimento e fortalecer sua marca.

Já no âmbito interno, é a gestão de tecnologia que dá as bases para que a organização consiga metrificar, alcançar e gerenciar seus resultados. Sistemas como ERPs, automação de processos e controle de estoque, por exemplo, são essenciais para a administração de todos os aspectos internos que buscam aprimorar os procedimentos já recorrentes da organização, facilitando a implantação de novos.

Quais as vantagens da transformação digital nas empresas?

Ter presença online é um ponto crucial na era digital. Se há alguns anos o vínculo corporativo com a internet era impensável, hoje, é simplesmente inconcebível desfazer esse laço. 

Com o acesso às ferramentas digitais, os sites começaram a inundar a internet. Ainda, surgiram novos canais, novas tecnologias e mais possibilidades para as organizações. 

Consequentemente, a transformação digital traz uma série de vantagens, como as que veremos a seguir.

Redução de custos

A transformação digital permite enxugar custos por otimizar processos dentro da empresa. Ainda, ajuda no melhor gerenciamento do tempo, no aumento da eficiência, na redução dos erros e na eliminação de etapas desnecessárias. Além disso, possibilita o uso de tecnologias para reduzir a operacionalidade e as tarefas repetitivas.

Ampliação de fronteiras de atuação

Como vimos, com a transformação digital as empresas também podem investir de uma forma mais intensa na sua estratégia Digital First. Logo, é possível estar presente em diferentes canais, ampliando as fronteiras de atuação para ter uma presença mais marcante no mercado.

Aumento das capacidades tecnológicas

Com a estratégia Digital First, as empresas conseguem se alinhar melhor à nova realidade tecnológica do mercado.

Assim, aumentam a sua própria capacidade em recursos tecnológicos e, com isso, não só otimizam processos internos como oferecem um melhor atendimento ao cliente. Inclusive pela implementação de soluções mais práticas, como documentos e contratos digitalizados e assinatura eletrônica.

Mais produtividade e eficiência

Aqui, vimos que a transformação digital permite a automatização de processos. Assim, evitamos a necessidade de intervenção humana em várias tarefas e etapas, o que garante mais agilidade e produtividade.

Mas é possível também aumentar a eficiência por causa da otimização dos processos, além da redução do tempo de atendimento ao cliente, do tempo de resposta, da maior precisão nas tomadas de decisão, entre outros.

Como investir em transformação digital?

Hoje, não basta ter um site ou um perfil nas redes sociais, é preciso disponibilizar canais de comunicação para que o público consiga efetivamente interagir com a marca. Mas isso não exclui a necessidade de se apresentar de forma adequada para seus clientes. Portanto, partes importantíssimas do processo são:

• estruturar bem suas vitrines digitais;

• facilitar o acesso mobile;

• entender como se comunicar com seu público-alvo.

Tudo isso deve ser feito sempre com foco na aproximação de empresas e clientes, aumentando sua identificação mútua, bem como os níveis de confiabilidade. A ausência desses blocos de contato causa um buraco no relacionamento com o cliente e, consequentemente, na competitividade perante o mercado.

Já sua presença transmite acessibilidade, solidez, disponibilidade, responsabilidade e uma série de outras virtudes muito bem recebidas pelo público.

Mas para investir em transformação digital, é necessário pensar na empresa como um todo e em seus processos, a fim de adotar diferentes recursos e ferramentas para promover uma mudança bem-estruturada. Agora, veja algumas estratégias que não podem faltar.

Soluções cloud computing

Quando se fala em modernização, a cloud computing é citada como uma das últimas tendências de mercado. Logo, é bem provável que ela esteja entre suas primeiras estratégias de inovação, trazendo consigo outra realidade para os parques tecnológicos de empresas de todos os tamanhos.

Estrutura física interna x cloud computing

Manter uma infraestrutura para atender às necessidades de TI da empresa é uma prática bem onerosa. Também por isso, a cloud computing vem ganhando tantos adeptos e se consolidando cada dia mais.

A verdade é que não é nada barato nem seguro contar com uma estrutura física de servidores in loco, com profissionais responsáveis, resfriamento, atualizações de software e todas as outras necessidades que essa escolha traz.

Quando essa gestão é terceirizada por meio da computação em nuvem, o provedor do serviço dispõe de uma série de recursos de segurança e backup, que garantem a proteção dos dados, independentemente de qualquer imprevisto. Para uma empresa dispor de um nível de segurança equivalente, os custos são altíssimos, o que torna essa prática insustentável.

Buscar soluções em nuvem é uma excelente maneira de transformar digitalmente a empresa e melhorar sua rentabilidade. Para tanto, existem diversos tipos de serviço, desde depósitos de arquivos até gestão financeira. Então, procure aquele que se encaixe melhor na realidade da sua empresa.

Documentos eletrônicos

Esse ponto ainda causa alguma estranheza nos adeptos da forma antiga de se trabalhar, mas é inerente à imersão digital do mundo moderno. Se os negócios são fechados em meio eletrônico, como documentá-los? E quais são os benefícios?

Além da economia de tempo e agilidade na conclusão de transações, a implantação desses métodos pode ser benéfica também pelos seguintes motivos:

• redução de custos, já que documentos não são impressos em igual volume e há economia em papel, equipamentos e insumos de impressão;

• alinhamento com a crescente mobilização pela sustentabilidade e postura ecologicamente amigável;

• possibilidade de enxugar o quadro de funcionários, principalmente os envolvidos na logística de entrega de documentos.

Hoje, existem soluções que permitem fazer a gestão de documentos eletrônicos de uma forma muito mais eficiente. Assim, eles não ficam perdidos em pastas e mais pastas dentro de um único equipamento.

O Docusign CLM, por exemplo, permite gerenciar contratos ao longo de todo o seu ciclo de vida. Assim, é possível:

• criar esses documentos do zero ou a partir de modelos;

• compartilhar com todos os signatários e envolvidos;

• fazer mudanças com facilidade;

• preencher automaticamente;

• estabelecer regras condicionais;

• automatizar etapas;

• centralizar os contratos em um só lugar;

• monitorar vencimentos e atualizações; entre outras funcionalidades.

Vale ressaltar que:

• a documentação e os negócios virtuais têm validade jurídica;

• a assinatura eletrônica tem poder para validar o fechamento do contrato da mesma forma que uma assinatura em documento impresso;

• recursos de segurança como token, SMS, GPS e senha concedem um alto nível de proteção para esse tipo de negócio.

Como garantir a cibersegurança?

Será que realmente há segurança na negociação virtual? É fato: ao mesmo tempo em que as fraudes online estão presentes, a cada dia cresce mais a segurança no fechamento de negócios virtuais. Hoje, há diversos modos de se precaver contra esse tipo de problema, buscando garantias e fechando brechas para possíveis prejuízos.

Com a assinatura eletrônica, a segurança nos negócios virtuais vem ganhando novas nuances, valendo-se, inclusive, de segurança jurídica. Esses negócios, uma vez amparados pela formalização legal e feitos dentro dos moldes esperados, garantem segurança superior aos fechamentos por assinatura física de documentos. Afinal, esse processo que pode ter que lidar com diversos empecilhos, como:

• possibilidade de fraude;

• invalidação por rasura;

• esquecimento de assinatura de vias;

• riscos de danos por falhas no arquivamento;

• avarias causadas por intempéries climáticas.

Com as ferramentas disponíveis no mercado advindas da transformação digital, é possível minimizar todas essas ocorrências de maneira eficaz e transparente. A assinatura eletrônica entra nessa lista, trazendo agilidade, praticidade, segurança e o respaldo jurídico.

Como manter o negócio competitivo e inovador?

Agora que já falamos bastante sobre a transformação digital, precisamos salientar um ponto essencial: o dinamismo da tecnologia. Por mais que você já tenha investido em tecnologia e modernização no passado, deve ter sempre em mente que esse investimento precisa ser constante. Afinal, as tecnologias evoluem muito rápido e sua empresa deve acompanhar o ritmo para não ficar para trás.

Logo, habitue seus funcionários a terem um olhar crítico sobre cada atividade realizada, sempre comparando novas possibilidades de atuação para sugerir mudanças positivas. Ainda, faça com que seus colaboradores estejam sempre a par das últimas tecnologias, escolhendo quais se encaixam melhor na rotina da empresa, personalizando as inserções e, consequentemente, cortando gastos.

É isso mesmo: é mais econômico realizar essas atualizações de forma constante do que periodicamente!

Comece a sua transformação digital agora!

Aqui, tocamos no ponto de melhoria de processos para alcançar o diferencial competitivo e também falamos sobre ganhar espaço na quantidade, ampliando sua fatia de mercado e seu índice de fechamento de negócios. Agora é hora de falarmos sobre a digitalização para a melhoria do fluxo do negócio.

Nesse contexto, já podemos adiantar que uma das características mais importantes da transformação digital é a velocidade em relação ao fechamento de negócios. Essa agilidade se dá por diversos fatores, como:

• as tarefas acontecem de forma fluida, sem intervenientes mais graves e sem demoras excessivas;

• a documentação de todas as etapas da elaboração do produto ou do fluxo de seu serviço registra os passos dados e garante mais segurança ao processo;

• a divisão de atividades por etapas permite que mais processos aconteçam simultaneamente, pois o controle sobre o fluxo de trabalho digital é muito maior;

• a produto ou serviço chega às mãos do cliente em menos tempo, assim como contratos são fechados mais rapidamente do que nas vias físicas e manuais;

• o feedback chega de forma mais rápida, permitindo antecipar a avaliação do negócio e promover mudanças sempre que necessário, estabelecendo melhorias que não chegarão a afetar os próximos clientes;

• o volume de negócios é favorecido, uma vez que fluxos de trabalho mais rápidos geram mais possibilidades de reiniciar o processo e aumentar a base de contratos e vendas.

Além de todo o esforço por modernização, para que sua empresa esteja, de uma vez por todas, alinhada com o processo de transformação digital, precisa se preocupar também com a conscientização e o engajamento do seu corpo de colaboradores.

O esforço coletivo é essencial para que tudo aconteça da melhor maneira possível. Pense bem: pouco adianta realizar horas de treinamento e gastar dinheiro em investimentos se nem todos aderirem às novas práticas.

A vontade de voltar aos velhos costumes, que é recorrente, pode atrasar o aparecimento de resultados sólidos. Por isso, é fundamental trabalhar internamente para desfazer possíveis mitos e inseguranças a respeito da atualização tecnológica, garantindo que todos os colaboradores conheçam a importância de estar em sintonia com as mudanças trazidas pela transformação digital na empresa.

Com o melhor desempenho promovido pela tecnologia, o mais provável é que eventuais sobrecargas de trabalho sejam reduzidas, o que também é muito positivo para todos. Então, trabalhe sempre para envolvê-los e engajar cada um, a fim de contar com grandes parceiros nesse processo.

A transformação digital precisa acontecer para que as organizações se mantenham competitivas. Em muitos casos, sua sobrevivência depende disso. Portanto, é um processo que deve se iniciar no seu negócio também, com a adoção de soluções e ferramentas eficazes que atendam às suas demandas e realidade.

Pronto para dar o pontapé inicial em seu processo de transformação digital? Que tal, antes, compartilhar este conteúdo em suas redes sociais e disseminar a importância da atualização tecnológica para todos os empreendedores que conhece?