Tudo que você precisa saber para tornar o trabalho remoto mais eficiente

O trabalho remoto — definido na legislação brasileira como teletrabalho — é uma modalidade que vem ganhando espaço. Os motivos são simples: redução de custos para a empresa, facilidade para os colaboradores e melhoria nos índices de rotatividade e satisfação dos funcionários. Porém, é fundamental que essa prática seja eficiente.

O que isso significa? É preciso adaptar os processos para que a atuação fora do escritório tenha o mesmo desempenho ou alcance até resultados melhores. Afinal, com o fluxo de trabalho sendo executado em vários lugares diferentes, é preciso garantir que todos estejam alinhados.

Nesse cenário, o que deve ser feito? Para começar, é importante entender que não existe uma fórmula única e mágica. Na verdade, há várias boas práticas que precisam ser testadas e adequadas ao contexto organizacional. Neste post, vamos apresentar as principais. Confira o que será abordado:

• o que é trabalho remoto;

• quais são as principais vantagens;

• quais são os desafios;

• como tornar esse modelo mais eficiente;

• quais são os principais sites para trabalhar remotamente.

O que é trabalho remoto?

O trabalho remoto é um modelo de atuação em que as atividades profissionais são executadas a distância. Ou seja, fora do escritório da empresa. Por isso, cada colaborador está em um local diferente — outras cidades, estados ou países — e utiliza a tecnologia para se comunicar, alinhar demandas e realizar suas tarefas dentro do prazo estabelecido.

Nesse contexto, é importante destacar que o colaborador pode estar no lugar que ele quiser. Portanto, ele pode trabalhar de casa, de um café, de uma biblioteca, de um coworking etc. Quem define é ele. A empresa apenas permite que ele esteja a distância.

Apesar de existir há vários anos, esse regime de trabalho se tornou mais conhecido durante a pandemia de Covid-19. Com a obrigatoriedade do isolamento social imposta em muitos municípios, as empresas tiveram que utilizar o modelo a distância para continuarem funcionando.

Com isso, ficou claro que muitas atividades mantinham o mesmo resultado ou obtinham até índices melhores do que no regime presencial. Tanto é que o conceito de anywhere office começou a crescer e se destacar.

Basicamente, o termo se refere ao trabalho em qualquer lugar. Diferente de um regime de atuação, o anywhere office abrange todos os outros modelos. Ou seja, envolve:

• trabalho remoto: realizado a distância e o colaborador pode estar em qualquer lugar, menos no escritório da empresa;

• home office: executado a distância, mas o profissional está em sua casa, obrigatoriamente;

• trabalho híbrido: combina o modelo presencial e o remoto. Ou seja, o colaborador está longe do escritório durante parte do tempo e vai trabalhar nele em alguns momentos. Isso pode acontecer uma vez a cada 15 dias, mensalmente, bimestralmente e até semestralmente. No entanto, o mais comum é que seja no esquema 3 - 2 ou 2 - 3. Ou seja, três dias no escritório e 2 a distância ou vice-versa;

• trabalho presencial: é aquele em que todas as atividades são realizadas no escritório.

Em outras palavras, o anywhere office é um termo guarda-chuva. Isso porque aborda todos os outros modelos. Além disso, garante o aumento do nomadismo digital, isto é, da quantidade de profissionais que optam por trabalhar longe do escritório e viverem em qualquer lugar.

Normalmente, os nômades digitais passam por várias cidades, estados e países. Por isso, não têm um local fixo para viver. O foco é ter novas experiências enquanto trabalham para a empresa na qual estão empregados.

Essa descrição pode até parecer estranha para você. No entanto, existe um número cada vez maior de adeptos desse estilo de vida. Isso é o que mostra o estudo Worldwide Immigration Trends Reports, da empresa que trabalha com serviços de imigração Fragomen.

Ele indicou que já existem 35 milhões de nômades digitais no mundo. A expectativa é que esse número chegue a 1 bilhão em 2035. Tendo esse cenário em vista, vários países estão emitindo vistos especiais para esses profissionais. Dentre eles, estão:

• Emirados Árabes Unidos;

• Itália;

• Costa Rica;

• Bermudas;

• Cabo Verde;

• Alemanha;

• Espanha.

No Brasil, também há um visto especial para nômades digitais. Ele é temporário e regulamentado pelo Ministério da Justiça e Segurança Pública. Esse é apenas um dos motivos para fazer a adoção do trabalho remoto. Ainda existem mais benefícios, tanto para a empresa quanto para colaboradores, como veremos em seguida.

Quais as suas principais vantagens?

Os aspectos positivos da decisão pelo trabalho remoto ultrapassam as fronteiras da empresa. Ela se beneficia com a opção. Porém, os colaboradores também têm vários benefícios.

Tanto é que muitos preferem por esse modelo de atuação. Dentre as perspectivas do trabalho remoto para os próximos anos, também é possível citar o regime híbrido e os coworkings. Isso porque eles permitem que o profissional esteja longe do escritório, mas ainda tenha contato com seus pares.

Ainda é importante destacar o papel central da tecnologia. Atuando para facilitar a comunicação, otimizar os processos e simplificar as operações, ajuda a fazer a transformação digital nas empresas.

Existe mais a saber sobre o panorama do trabalho remoto no Brasil. É possível entendê-lo melhor a partir das principais vantagens desse modelo de atuação. Continue lendo e veja os prós dessa escolha.

Flexibilidade

O colaborador tem mais liberdade para escolher onde vai trabalhar no modelo de atuação remota. Além disso, muitas empresas também flexibilizam a carga horária seguida. Ou seja, o profissional pode optar por trabalhar em horários alternativos, como a noite e a madrugada.

Por não existir a exigência de comparecer à sede ou a uma filial da empresa, o funcionário também pode viver em outra cidade, estado ou país, e até aderir ao nomadismo digital. Isso trouxe benefícios importantes para a qualidade de vida dos colaboradores.

Para ter uma ideia, o relatório Demanda por Talentos no Cenário Atual, da consultoria Robert Half, ressaltou a possibilidade de trabalhar remotamente e a flexibilidade de horário. Esses são dois dos principais benefícios não-financeiros buscados pelos profissionais para terem mais qualidade de vida.

Além disso, uma pesquisa da Fast Company, que atua com mídia de negócios, mostrou que 78% dos entrevistados destacaram querer a manutenção do regime de trabalho flexível. Esse grupo informou ter a possibilidade de trabalhar remotamente.

Aumento da produtividade

A flexibilidade traz outro benefício para o regime remoto: o aumento da produtividade. Segundo o estudo Modelos de Trabalho Pós-pandemia, da consultoria PwC e da Page Group, os colaboradores pretendem ter uma nova experiência de trabalho, mais participativa, mesmo no retorno ao escritório.

Para 25%, algumas regras devem ser mais flexíveis. Muito desse resultado é devido ao fato dos trabalhadores — especialmente, os mais jovens e as mulheres — sentirem-se mais produtivos ao trabalhar fora do escritório e em horários alternativos.

Esse cenário também se reflete na produtividade. Afinal, 57% afirmaram que a empresa obteve melhores resultados no que se refere à performance da força de trabalho e às metas de produtividade.

Além disso, 52% dos executivos relataram que os funcionários ficaram mais produtivos após a pandemia e 34% dos profissionais concordam com isso. Isso é visto, especialmente, na percepção entre as mulheres.

O mesmo levantamento mostrou que 35% das entrevistadas se sentiram mais produtivas no home office. Ainda que esse formato de atuação seja diferente do trabalho remoto, ela está englobada dentro do regime a distância. Portanto, o dado também pode ser considerado.

Redução de custos

O modelo de atuação remoto garante redução de custos para a empresa e os colaboradores. De um lado, a companhia deixa de gastar com a manutenção de uma estrutura fixa. Ou seja, várias despesas não existem mais. Por exemplo:

• água;

• luz;

• telefone;

• internet;

• materiais de limpeza e escritório;

• equipe de manutenção e limpeza.

Esses gastos podem ser substituídos por outros menores, com coworkings, uma estrutura mais enxuta e/ou benefícios home office aos colaboradores. Assim, existe uma economia significativa para as empresas. Porém, os colaboradores também são beneficiados. Isso porque deixam de gastar tempo e dinheiro com deslocamentos e comidas fora de casa.

Possibilidade de trabalhar de qualquer lugar

O colaborador que trabalha de forma remota pode estar em qualquer lugar com um bom sinal de internet. Dessa forma, ele tem a chance de viajar, mudar de residência e até viver no interior. Basta ter um computador e uma boa velocidade de conexão.

Esse efeito traz resultados positivos para o bem-estar e a qualidade de vida no trabalho. Inclusive, pode ajudar na cultura organizacional, já que o aumento da satisfação gera motivação e engajamento.

Além disso, um aspecto relevante é o fato de 48% dos profissionais empregados terem afirmado que o trabalho a distância trouxe equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Desse total, 42% destacaram que essa melhoria foi verificada devido à redução do estresse gerada pela ausência dos deslocamentos diários. Os dados são da pesquisa da Robert Half já citada.

Continuidade de negócios aprimorada

As equipes remotas já estão adaptadas a trabalhar a distância. Mais do que isso, adequam-se às novas realidades com facilidade, o que é crucial para a continuidade dos negócios. Afinal, o planejamento pode considerar cenários inesperados ou de emergência e levar em conta essa vantagem competitiva.

Portanto, é possível fazer um plano mais amplo, que envolva todos os setores. Assim, a estratégia já estará totalmente desenhada para ser colocada em prática da melhor forma possível. A consequência é a redução dos impactos na reputação do negócio.

Redução da necessidade de espaço em escritórios corporativos

Esse ponto positivo tem a ver com a redução de custos já mencionada. No entanto, aqui compreende-se que ainda haverá um escritório presencial. Então, a vantagem é ter um espaço menor para que sejam realizadas atividades pontuais.

Por exemplo, uma reunião com clientes ou um encontro presencial entre as equipes. Assim, a empresa ajuda no home office, pode oferecer coworkings aos colaboradores e ter uma estrutura física menor, que também implica menos custos.

Quais são os desafios do trabalho remoto?

Apesar dos benefícios de se trabalhar de forma remota serem significativos, também há obstáculos. Eles aparecem quando as boas práticas deixam de ser aplicadas, o que prejudica o engajamento da equipe e leva ao enfraquecimento das relações.

Por isso, é fundamental considerar os desafios para entender como ultrapassá-los. Nesse cenário, alguns dos principais são:

• redução da produtividade: acontece quando a empresa não deixa suas diretrizes e políticas bem claras para todos. Isso gera a perda da motivação e aumenta as distrações. Portanto, há um impacto na produtividade;

• microgerenciamento: surge nas situações em que o gestor deseja controlar tudo o que os colaboradores fazem. É necessário estabelecer uma cultura de confiança e focar as entregas, não as horas trabalhadas. Ou seja, é uma mudança de paradigma importante e que exige certo trabalho por parte das empresas;

• falta de confiança na tecnologia: gera prejuízos à produtividade e ao moral das equipes, especialmente quando as ferramentas são inadequadas e/ou ineficientes. Dentre as situações que se encaixam nesse critério, estão velocidade de conexão insatisfatória, hardware desatualizado e aplicativos não confiáveis;

• relutância: deriva dos colaboradores que trabalham remotamente por obrigação ou exigência da empresa. Isso é ruim, porque algumas pessoas preferem o modelo presencial e são mais produtivas dessa forma.

Além de todos esses aspectos, o levantamento da Robert Half também sinalizou alguns desafios das empresas com relação às equipes. Os principais verificados no trabalho remoto foram:

• qualificar e/ou treinar os colaboradores para atenderem às novas demandas do negócio;

• encontrar candidatos qualificados para as vagas;

• manter processos seletivos e de onboarding eficazes;

• atender às expectativas salariais dos candidatos;

• reter os melhores talentos.

Portanto, fica claro que o regime de atuação remota tem prós e contras. Todos eles perpassam pela tecnologia, que é o meio pelo qual as atividades são realizadas, os processos fluem e as pessoas se conectam.

No entanto, ainda tem mais a abordar quando se busca ter mais eficiência nesse modelo. É o que abordaremos em seguida. É só seguir em frente.

Como tornar o trabalho remoto mais eficiente?

As dicas e tendências para trabalhar remotamente somente são confirmadas quando boas práticas são aplicadas. Elas trazem mais eficiência às equipes e garantem que a empresa alcance melhores resultados.

Por isso, mesmo que não exista uma fórmula única aplicável a todas as companhias, há medidas que vale a pena conhecer, adaptar e implementar. A seguir, trazemos as mais recomendadas. Acompanhe.

Consolide a equipe

Os colaboradores precisam entender que fazem parte de um time único, mesmo que estejam fisicamente descentralizados. Cabe ao gestor traçar estratégias para formar equipes colaboradores e comunicativas. Dentre as possibilidades, estão:

• fazer reuniões presenciais ocasionais;

• realizar retiros ou eventos sociais;

• promover happy hour virtuais;

• incentivar a celebração de conquistas individuais e da equipe.

Defina diretrizes e políticas claras

A transição do modelo presencial para o remoto exige que a empresa repense e reformule suas diretrizes e políticas. Isso deve impactar todos os setores da empresa. Por exemplo:

• o RH deve rever os benefícios oferecidos e substituir alguns deles, se necessários;

• o jurídico precisa considerar novos modelos de contrato de trabalho , principalmente se forem contratados profissionais do tipo pessoa jurídica (PJ);

• o financeiro deve viabilizar o uso de uma ferramenta online para consulta dos holerites.

Vale a pena observar que a cultura organizacional, a comunicação interna e as atividades para integração de colaboradores devem entrar nesse pacote. Portanto, esses critérios nunca devem ser abandonados, mas sim remodelados.

A partir disso, a empresa deve deixar claro tudo o que espera dos colaboradores. Ou seja, além do local de trabalho, o horário também será flexível? Espera-se que o profissional esteja online em determinados momentos? Como a performance individual será mensurada? Quais ferramentas serão utilizadas?

Perceba que tudo isso ajuda a alinhar expectativas. Assim, o colaborador sabe o que a empresa espera dele e vice-versa. Dessa forma, há menos problemas com o turnover.

Utilize tecnologia de ponta

A empresa precisa estar tecnologicamente bem preparada para enfrentar o trabalho remoto e ultrapassar seus desafios. Usar aplicativos de comunicação e gestão de projetos é apenas o primeiro passo. Ainda é importante ir além.

Considere adotar outras ferramentas para gestão de documentos e assinatura eletrônica, por exemplo. Assim, evita-se a perda de arquivos e informações. Sem contar que os processos são otimizados por evitarem deslocamentos ao cartório e garantirem a redução de tempo no fechamento de negociações.

Mantenha algumas rotinas típicas de escritórios tradicionais

O trabalho remoto ainda requer a manutenção de uma rotina para ter eficiência. É o caso da realização de reuniões, por exemplo, que permitem o alinhamento da equipe e garantem o engajamento de todos os colaboradores.

Além disso, é preciso colocar em prática avaliações de desempenho, treinamentos, feedbacks e mais. Tudo isso ajudará a manter uma rotina viável para todos, mesmo que alguns da equipe estejam em fuso horário diferente.

Adote a digitalização de documentos na empresa

A digitalização de documentos é essencial para inserir a empresa no processo de transformação digital. Uma boa gestão dos arquivos faz parte da otimização dos fluxos de trabalho, especialmente se os sistemas estiverem embasados na computação em nuvem.

Esse processo pode ser realizado via celular a qualquer lugar e a todo momento. Além disso, a assinatura eletrônica é mais eficiente do que aquela realizada em papel e feita à caneta. Isso porque é possível realizá-la a distância e ter menos custos.

Afinal, as partes não precisam se deslocar para fazerem suas assinaturas nem irem ao cartório para registrarem firma. Sem contar que a assinatura eletrônica tem validade jurídica.

Quais são os principais sites para encontrar trabalho remoto?

As informações vistas até aqui servem para empresas e colaboradores. Agora, se você quer ver sites nos quais pode encontrar vagas de trabalho remoto, confira as principais opções e o que as caracteriza.

Remotar

O site Remotar conecta profissionais e empresas com vagas a distância. Você pode fazer o seu perfil e buscar as opções na sua área de atuação. Algumas companhias que trabalham com essa plataforma são Catho, Locaweb, Zenvia e ClearSale. As oportunidades podem ser CLT, PJ ou freelancer. O cadastro é gratuito para profissionais.

Crypto Jobs

O Crypto Jobs tem ofertas na área de blockchain e criptomoedas. O acesso às vagas é feito por meio de cadastro. O site ainda oferece oportunidades em destaque, candidaturas ilimitadas e newsletter semanal.

Black Vagas

O foco é indicar vagas para profissionais negros. Tanto que a Black Vagas foi criada pelo Movimento Black Money. Apesar de recente, a plataforma já fez parcerias com grandes empresas, como Itaú, Raízen, RD Station e Makro.

We Work Remotely

A plataforma oferece diferentes oportunidades de trabalho remoto. As áreas são diversas e abrangem de redação e copywriting até negócios. A We Work Remotely tem parceria com algumas das maiores empresas do mundo, como Google e Amazon. Uma vantagem é a possibilidade de fazer a busca por vagas sem precisar de cadastro.

Gitcoin

O Gitcoin é voltado para desenvolvedores que querem trabalhar em projetos de código aberto de forma remota. Algumas das linguagens desenvolvidas são Python, Ruby, Rust, Solidity, JavaScript, HTML e CSS.

Freela.io

O objetivo da Freela.io é ofertar vagas remotas freelancer para desenvolvedores. A plataforma, inclusive, foi feita por profissionais dessa área, a fim de atender às demandas.

Rock Content

A Rock Content tem oportunidades na área de marketing digital. Elas são voltadas para redatores, revisores, diagramadores, planejadores de pauta etc. A atuação é freelancer e remota.

Remote

A Remote é uma plataforma internacional que trabalha com algumas das principais empresas do mundo. Ela oferece vagas para diferentes áreas, sendo que elas podem ser em tempo integral ou freelancer.

Gun.io

O foco, aqui, são os desenvolvedores de software. Grandes empresas contratam por meio dessa plataforma. Dentre elas, Amazon, Tesla e Cisco. Por isso, o Gun.io é uma boa alternativa para quem é da área.

Remote.co

O Remote.co tem como vantagem a variedade de oportunidades. Existem vagas para marketing, design, ensino, assistente virtual, direito, gestão de projetos, vendas, QA e mais. Dessa forma, você encontra muitas opções e conseguirá se adequar a uma delas.

Todas estas informações sobre trabalho remoto ajudam a torná-lo mais eficiente. Basta aplicar as dicas da forma correta. Afinal, essa modalidade de atuação é o futuro — e sua empresa precisa se adequar.

Nesse processo, lembre-se de que a tecnologia é uma peça-chave. Sem ela, é impossível colocar em prática todas as outras recomendações. Por isso, faça parcerias com empresas confiáveis, que ajudarão a implementar o trabalho remoto no seu negócio. Assim, ficará mais fácil ter sucesso na empreitada.

E você, ainda tem dúvidas se esse é o melhor modelo para sua empresa? Acesse o white paper sobre o que você deve saber sobre trabalho remoto antes de adotá-lo na empresa e confira outros detalhes.