Sourcing x procurement: entenda a diferença no setor de compras

O setor de compras é uma área-chave para qualquer empresa. Afinal, ali são geridos os contratos com fornecedores, o recebimento de mercadorias é controlado e a estratégia relativa a todo o ciclo de compras da empresa é estabelecida. Para garantir a excelência dos processos, as organizações vêm investindo em técnicas e ferramentas de sourcing ou procurement.

Mas aí vem o detalhe: há uma certa confusão entre o significado e a extensão de cada um desses conceitos. Pois é justamente para não abrir espaço para dúvidas que preparamos o post de hoje. Ficou interessado? Então continue lendo!

O que é sourcing?

A tradução literal de source pode parecer um pouco confusa, uma vez que significa tanto compra ou aquisição como terceirização. No último caso, porém, é mais comum a utilização do termo outsourcing. Mas e quando o assunto é setor de compras empresarial? Aí, a tradução ideal seria adquirir produtos ou matérias-primas de terceiros. Traduzindo: trata-se de procurar formas para suprir as necessidades materiais do negócio.

O sourcing diz respeito, portanto, a uma série de processos relacionados aos fornecedores. Para que isso fique claro, vamos ampliar o conceito para strategic sourcing, uma metodologia mais abrangente adotada por organizações de todos os portes, citando cada um dos passos necessários para uma estratégia eficiente. Acompanhe!

Definição de fontes de suprimento

Trata-se de escolher os melhores fornecedores para a empresa. Isso é feito após uma extensa pesquisa de mercado, incluindo a solicitação de cotação em diferentes concorrentes. A ideia é encontrar parceiros confiáveis, com preços e prazos adequados à demanda do negócio.

Pesquisa de mercado

Além de identificar fornecedores e caracterizá-los individualmente, o sourcing também envolve uma pesquisa mais abrangente, por meio da qual são procuradas tendências. Esse verdadeiro garimpo de novas tecnologias, matérias-primas ou demandas dos consumidores faz uma enorme diferença a médio e longo prazos. A ideia é trabalhar para que a empresa esteja sempre a par de novidades que podem impactar na relação com fornecedores.

Um conceito em alta no setor é o de global sourcing, que, como o nome já entrega, consiste em uma busca por fornecedores que não se limita às fronteiras nacionais. Embora já seja uma regra para as grandes empresas, as pequenas organizações também podem olhar para o exterior para qualificar sua cadeia de suprimentos.

Para isso, valem algumas dicas: procure por marketplaces B2B com presença global, conheça as regras de importação para sua área de atuação e busque se informar junto às entidades de classe sobre fornecedores internacionais que já atuam no Brasil e possam ser parceiros viáveis do seu negócio.

Estabelecimento de recursos tecnológicos

Foi-se o tempo em que a procura por bons fornecedores era feita apenas manualmente, com visitas e telefonemas. Hoje em dia, graças às facilidades da automação, é o e-sourcing que vem ganhando força. Nessa modalidade, a empresa usa recursos da internet para promover uma espécie de leilão reverso: os candidatos a fornecedores podem dar lances em uma plataforma digital, com aquele que atingir as melhores cotações sendo contratado.

O que é procurement?

Procurement é outro termo em inglês que também pode ser traduzido como adquirir ou, ainda, licitar. Como estamos falando do ambiente corporativo, no entanto, procurement corresponde a um processo muito mais amplo que o sourcing. Aliás, vale lembrar a causa da confusão entre os termos: em países anglófonos, é comum que as empresas contem com um departamento de procurement and sourcing, que, via de regra, foi abrasileirado para setor de compras.

Dito isso, voltamos ao procurement, que diz respeito a todo o processo de sourcing somado a outras ações estratégicas. E são exatamente essas ações adicionais que listamos a seguir. Fique de olho!

Registro de compras

O procurement inclui o controle de transações feitas com fornecedores, o que viabiliza a construção de um histórico de relações com os parceiros. Esse tipo de ação é importante para que a empresa consiga avaliar certos fatores, como quantidades compradas por época do ano, variações de preço e qualidade das entregas dos fornecedores.

Via de regra, o controle é feito com o auxílio de ferramentas tecnológicas para a monitoria de métricas previamente estabelecidas e o controle financeiro das transações. Uma solução bastante usada nesse momento é o Enterprise Resource Planning (ERP), mas ainda há empresas que usam as tradicionais planilhas — o que exige um enorme trabalho manual, trazendo demora e abrindo margem para erros simples (até de digitação), mas que podem gerar impactos consideráveis.

O registro de compras também deve ser acompanhado de uma correta armazenagem de contratos. Para tanto, uma dica é usar softwares de gestão de documentos que, além de permitirem o arquivamento digital, oferecem agilidade na consulta e no envio dos arquivos.

Recebimento de pedidos

Também faz parte do procurement receber e avaliar as entregas vindas de fornecedores, conferindo padrões de qualidade, quantidade, extravios e, por fim, o cumprimento de prazos. De certa forma, é realizada uma espécie de auditoria rápida para identificar se o que foi combinado no contrato com o fornecedor está sendo respeitado na prática.

Padronização de processos

O principal objetivo do procurement é estabelecer ciclos de compras eficientes e, assim, aumentar a agilidade das entregas ao mesmo tempo em que diminui os custos para a empresa. Para isso, busca sincronizar o recebimento de materiais vindos dos fornecedores com o trabalho interno do negócio. A ideia é fazer com que a empresa só recorra a recursos externos quando necessário. Para isso, precisa conhecer suas próprias demandas.

Grande parte da padronização de processos está ligada ao estabelecimento de bons contratos. O setor de compras pode trabalhar com um contrato padrão, mas adaptável para cada fornecedor, de acordo com as características da relação. Para dar agilidade ao processo, lembre-se de usar arquivos digitais, que podem ser mais facilmente editados de acordo com a demanda e enviados com segurança e validade jurídica — desde que recebam uma assinatura eletrônica ou digital.

Também vale ressaltar que é possível usar os smart contracts, em especial com fornecedores de TI. Basicamente, trata-se de contratos digitais capazes de se cumprirem automaticamente. Parece complicado, mas é simples: o arquivo possui logaritmos próprios capazes de identificar e monitorar métricas de qualidade pré-combinadas.

Requisitos ambientais

No século XXI, a procura por processos sustentáveis não é mais um diferencial, mas sim um dever de qualquer empresa. Por isso é que tantos investimentos em tecnologia verde, na economia de recursos naturais e na diminuição de impactos ambientais oriundos vêm sendo realizados no mundo corporativo. No procurement, essa preocupação também passa a abarcar a cadeia de suprimentos.

Cabe aos profissionais do setor, portanto, estabelecer regras de sustentabilidade para seus fornecedores, como o uso de biocombustível nos caminhões responsáveis pelo frete e a adoção de matérias-primas recicladas ou recicláveis.

Impacto social

Além de cuidar da natureza, as empresas também precisam se envolver de forma positiva com as comunidades com as quais têm relação. Mais uma vez, o procurement leva esse cuidado para os parceiros, montando diretrizes para reduzir os impactos causados, como excesso de barulho ou poeira. Mas tem mais!

A preocupação social também inclui requisitos éticos. É possível, por exemplo, vetar fornecedores que apresentem más condições de trabalho para seus funcionários. Esse setor também pode ser responsável pela relação com fornecedores que são órgãos públicos, estabelecendo as políticas necessárias para que ninguém na cadeia de suprimentos cometa erros — que vão de fraudes a subornos.

Adoção de tecnologia

Se por um lado existe o e-sourcing, temos, por outro, o e-procurement, que pode funcionar em plataformas similares às de e-sourcing, com a internet sendo usada como meio de aproximação de fornecedores e empresas. Mas também é possível fazer a integração com outros sistemas de gestão, em especial os ERPs.

Dessa forma, o setor de compras consegue usar dados de outras áreas para aprimorar a relação com parceiros, permitindo negociações mais rápidas e precisas. Além disso, com essa ferramenta, é possível gerar relatórios automáticos para apoiar a tomada de decisões dos gestores.

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Visão global de logística

O estabelecimento de diretrizes básicas para a relação entre empresa e parceiros, desde a elaboração de contratos, passando por normas de segurança no transporte até chegar ao recebimento: isso é procurement.

O importante é que o setor de compras tenha ciência de que seu papel não é simplesmente acionar fornecedores de forma independente. É necessário analisar toda a cadeia de compras, identificando pontos de baixa fluidez — como a lenta importação de matérias-primas devido à dificuldade de lidar com entraves burocráticos. Nesse caso, a compra envolve outros setores da empresa, como as áreas jurídica e fiscal.

Como você deve ter notado, gestores podem ficar em dúvida entre adotar sourcing ou procurement. Basicamente, algumas empresas de pequeno porte conseguem gerir bem a relação com fornecedores fazendo um sourcing estratégico. No entanto, a recomendação é que o setor de compras sempre trabalhe levando em conta alguns pilares do procurement: busca qualificada de parceiros, monitoria da qualidade das entregas e estabelecimento de um ciclo de compras estratégico.

Percebeu como grande parte da eficiência em sourcing e procurement depende de bons aliados tecnológicos? Como falamos, um software de gestão e envio de documentos é uma dessas ferramentas que traz eficiência ao setor de compras, mas ele também pode ser bastante útil em outros setores que demandam transações digitais. Aproveite e teste grátis a plataforma de assinatura eletrônica da Docusign por 1 mês e descubra como assinar documentos eletronicamente pode mudar a sua rotina para melhor.