Simplifique fluxos de trabalho de contratos em um ambiente de trabalho híbrido

As organizações estão navegando por novos desafios todos os dias à medida que o mundo corporativo se adapta a anywhere economy. Decisões importantes giram em torno de como será o futuro do trabalho para assegurar que os funcionários sejam produtivos, seja presencialmente, remotamente ou de forma híbrida. 

Na verdade, ser produtivo nada tem a ver com "onde" os funcionários trabalham, mas em fornecer-lhes as melhores ferramentas que permitam que sejam produtivos onde quer que estejam. 

Fluxos de trabalho comuns, como contratação e integração, aprovações de contratos de vendas e aberturas de contas, sempre têm um requisito comum: uma assinatura. A boa notícia é que esses são exatamente os tipos de processos que o Docusign eSignature pode ajudar a digitalizar e simplificar, economizando tempo dos funcionários e aumentando a eficiência independentemente de onde estejam localizados.

Vamos dar uma olhada nos principais recursos do eSignature que podem ajudá-lo a melhorar seus fluxos de trabalho de envio e assinatura em cada etapa do processo de acordos: durante a elaboração, ao longo do processo de assinatura e após o documento estar completo.

Simplifique a elaboração de contratos 

Você pode estar trabalhando com muitos contratos em qualquer momento específico. Queremos ajudar a reduzir o atrito enquanto você está preparando seu acordo para assinatura eletrônica. Por isso, criamos três recursos importantes que podem ajudá-lo a fazer exatamente isso:

Modelos

Muitas organizações têm documentos padrão que são enviados para assinatura repetidamente, seja um documento de integração ou um NDA. Imagine precisar configurar todos os campos necessários toda vez. Isso pode consumir muito tempo, além de ser algo extremamente manual. Felizmente, o eSignature inclui modelos que permitem criar um documento padrão com campos definidos de destinatários, cargos de destinatários e assinaturas que você pode salvar e reutilizar no futuro. Não é necessário criar um novo documento manualmente toda vez. Saiba mais

Visibilidade de documentos

Digamos que você esteja enviando um contrato para dois destinatários, mas alguns dos documentos têm informações sigilosas que você deseja que apenas um destinatário veja. Em uma situação tradicional, você precisaria enviar dois contratos diferentes e incluir um documento separado para cada pessoa. Se você acredita que isso possa consumir muito tempo, você tem razão; consome mesmo. Com a visibilidade de documentos, você pode adicionar ambos os destinatários ao acordo e definir permissões no nível de acesso de um destinatário para cada um dos documentos. Chega de enviar diversos contratos; economize tempo e elimine etapas adicionais. Saiba mais

Envio programado

Você está pronto para enviar o modelo com todas as permissões, mas está tarde e você quer assegurar que o signatário veja o contrato no horário ideal. Normalmente, você simplesmente o salvaria como um rascunho e, depois, voltaria na próxima manhã para enviá-lo às 9h. Com o Envio programado, você pode selecionar a data e hora e programar para que o e-mail seja enviado automaticamente em seu nome! Saiba mais

Acelere o processo de assinatura

Entendemos que concluir seus contratos rapidamente faz toda a diferença, seja fornecendo uma melhor experiência a todos ou acelerando o tempo para reconhecimento de receita. Por essa razão, desenvolvemos recursos que ajudam a remover os gargalos e as etapas manuais que podem estar deixando seus processos de contrato lentos. 

Encaminhamento condicional 

A maioria dos processos de documentos e dos fluxos de aprovação envolve diversos signatários e é, frequentemente, complexa, repetitiva e demorada. O encaminhamento condicional ajuda a simplificar cenários complexos de encaminhamento, permitindo que você configure regras e, dinamicamente, direcione um envelope para diferentes usuários com base em dados dos campos. Você pode encaminhar com base em valores em reais, números, texto, listas suspensas, botões de opção e campos de fórmula.

Por exemplo, uma empresa tem uma política de que qualquer ordem de compra acima de R$ 5.000 precisa ser encaminhada a um gerente, qualquer coisa acima de R$ 10.000 precisa da aprovação de um VP. Em vez de identificar quem precisa aprovar o que e, depois, manualmente encaminhar a ordem de compra para aprovação, você pode automatizar tudo isso. Com o eSignature, é possível configurar um modelo facilmente com regras integradas baseadas no valor da OC para que o sistema saiba exatamente quando encaminhar e para quem. Saiba mais 

Grupos de assinatura 

Em determinadas situações, você pode precisar receber liberação de um departamento ou grupo específico, por exemplo, RH ou Jurídico. Em vez de enviar o documento para uma pessoa e esperar até que ela lide com ele, você pode usar grupos de assinatura para eliminar gargalos. Os grupos de assinatura permitem enviar um documento a um grupo predefinido de destinatários, sendo que qualquer membro desse grupo pode abrir e assinar o documento. Saiba mais 

Então, após esses acordos terem sido assinados, o que acontece em seguida?

Automatize as etapas pós-assinatura 

Agreement actions

Então, agora, você preparou o contrato, o encaminhou usando automação e ele foi assinado. Frequentemente, você poderá precisar arquivá-lo ou relatar os dados. Normalmente, você completaria essas etapas manualmente após a assinatura do acordo. E se você pudesse automatizar esses processos? Boa notícia, com o Agreement actions, nossa ferramenta de automação sem código, você pode. 

O agreement actions permite configurar regras que automatizarão tarefas quando o contrato estiver completo. Você pode criar uma regra que arquive os acordos automaticamente em seu provedor de armazenamento em nuvem preferencial ou exporte dados dos contratos para uma planilha do Google ou do Excel online para que possa relatar isso. Por fim, você pode acionar automaticamente um fluxo de trabalho de CLM (gerenciamento do ciclo de vida de contratos). 

Envie e gerencie envelopes de um jeito melhor 

Acesso compartilhado

Frequentemente, vemos que os responsáveis pelos processos nem sempre enviam os contratos para assinatura ou, às vezes, há outros que podem enviar acordos em nome dos responsáveis. Atualmente, para fazer isso, há várias etapas manuais necessárias para permitir que outro usuário envie e gerencie documentos em nome deles. Por isso, estamos empolgados em compartilhar que em breve lançaremos um novo recurso, o acesso compartilhado. Você poderá fornecer facilmente permissões a outro usuário para enviar e/ou gerenciar envelopes em seu nome. Esse usuário designado será capaz de fazer a maioria das coisas, como enviar novos contratos ou executar ações em acordos existentes, como corrigir, invalidar, copiar, etc. Ao conceder acesso compartilhado, você pode remover gargalos no processo de envio e manter o negócio em andamento. 

Com todos esses recursos importantes, você pode empoderar equipes para que sejam produtivas de qualquer lugar, independentemente de estarem em um escritório ou trabalhando de casa. Para saber mais sobre como o Docusign eSignature pode ajudar a simplificar os fluxos de trabalho e impulsionar a eficiência para a sua organização, entre em contato conosco.