Sete ações para adoção de sucesso do CLM

Este conteúdo é de autoria de Alex Helin, sócio de Operações Jurídicas da Spaulding Ridge.

Os acordos envolvem muito mais do que a assinatura eletrônica e o armazenamento digital. À medida que sua empresa cresce, é muito importante encontrar a ferramenta certa de gestão do ciclo de vida de contratos (CLM) para simplificar uma série de atividades comuns entre os acordos. Se a sua equipe tiver dificuldades com fluxos de trabalho pontuais na contratação (por exemplo, copia e cola para gerar novos documentos ou perde tempo procurando uma linguagem nos acordos antigos), uma ferramenta de CLM pode ser adequada para você.

Se nunca fez isso antes, o processo de procurar e implementar um CLM pode assustar. São várias etapas importantes ao longo do processo, que ditarão a qualidade da sua adoção geral. Para obter o melhor resultado, você precisa saber bem como abordar cada uma. Este artigo explicará exatamente o que fazer (e o que evitar) em cada estágio do processo de investimento em um CLM.

Ao iniciarem o processo de análise, as organizações devem avaliar os processos atuais de gestão dos contratos, bem como o sucesso de cada etapa. Em cada fase, é preciso entender claramente quais as pessoas e tecnologias utilizadas. Antes de conversar com um fornecedor, crie uma lista dos resultados de negócios que você deseja realizar durante as etapas de contratação. Pode ser, por exemplo, reduzir o tempo do ciclo do contrato, aumentar a visibilidade, melhorar a satisfação do cliente, minimizar os gastos externos com questões jurídicas, reduzir os riscos ou usar mais automação.

Será fundamental identificar essas metas específicas em várias etapas desse exercício. Inclua os líderes das equipes envolvidas no trabalho de contratação da sua organização - Vendas, Jurídico, Compras, TI - e pergunte como eles querem que uma ferramenta de CLM mude o trabalho no dia a dia. Com essa lista pronta, é hora de avaliar os possíveis fornecedores.

Avaliação dos fornecedores

1. Priorize a capacidade e estratégia - e não a funcionalidade 

Geralmente, as solicitações de proposta (RFP) e informações (RFI) da gestão do ciclo de vida de contratos apresentam muitas questões - do tipo sim ou não -, mas que 1) não são diretas ou 2) são fáceis de contornar. Ao perguntar se "sua ferramenta pode ser integrada a X", você provavelmente ouvirá algo como “sim - na teoria, a nossa ferramenta se integra a X". Tecnicamente, essa resposta não é uma mentira, mas também não é nada útil.

As melhores perguntas devem abordar a estratégia do produto. Na RFP, o melhor seria: "Descreva a inovação que sua solução implementou nos últimos 12 meses".  Esse deve ser o cerne da abordagem de um produto de CLM, além de identificar o quanto a equipe de produtos tem contato com o mercado.

Isso também ajuda a determinar a capacidade do produto. Por exemplo, um fornecedor de CLM publicou, recentemente, em uma nota de versão, que havia disponibilizado uma nova funcionalidade para aprovações. Essa capacidade já era oferecida pelos líderes de CLM do Quadrante Mágico da Gartner, durante a maior parte da última década. Se o fornecedor se gabou de lançá-la só agora, talvez esteja cronicamente atrasado em relação a outras inovações.

Estágio de seleção

2. Exija prova de valor duradoura dos fornecedores pré-selecionados - não use os custos no curto prazo como principal critério nas decisões

Com o financiamento de capital de risco para CLM bem acima de US$2 bilhões em 2022, a principal meta dos fornecedores é aumentar a participação no mercado para atingir avaliações elevadas. Nesse cenário concorrido, em geral, grandes promessas de implementação inicial são feitas. Ao avaliar as opções, tenha muito cuidado com as táticas comuns de distração, como promessas futuristas, demonstrações genéricas pré-gravadas, detalhes superficiais sobre os recursos atuais e descontos avulsos.

É bem comum, principalmente em um orçamento apertado, dar atenção demais ao custo inicial do produto. É importante discutir o preço, mas cuidado: o barato pode sair caro. A compra de um CLM com desconto pode resultar em custos ocultos posteriores e em um valor mínimo obtido durante o ciclo de vida de um contrato longo.

Em vez disso, selecione uma ferramenta com sucesso comprovado por empresas ou casos de uso semelhantes. Muitas vezes, o melhor indicador de sucesso no futuro é o sucesso no passado. Se uma das suas opções já tiver trabalhado para empresas como a sua, isso traz mais confiabilidade do que promessas atraentes de funcionalidades futuras. Encontre um parceiro que tenha longevidade e se concentre em obter valor da sua solução. Mais importante ainda, ouça aos que têm uma visão para criar a adoção, a capacitação e o uso - e não em aqueles que focam o discurso nos custos do primeiro ano.

Estágio de contratação

3. Foque nos resultados de negócios - e não nos resultados técnicos

Você ouvirá tantos termos usados nos ciclos de vendas de CLM, que conseguirá montar um glossário ou guia de referência: fluxos de trabalho, metadados, modelos dinâmicos, repositórios inteligentes, tópicos de Inteligência Artificial (IA), ingestões, extrações.

Como quantificar e validar esses termos quando cada solução os define de forma diferente? A resposta fácil é não priorizá-los em detrimento dos resultados de negócios que você almeja. 

Não há problema em ter ‘10 modelos’, mas é melhor obter e criar - de forma dinâmica - todo o conjunto de contratos de integração dos fornecedores necessários em uma base global. Uma boa regra aqui é garantir que a sua equipe defina o que você precisa de uma ferramenta de CLM e não adaptar os resultados desejados de acordo com os pontos fortes de um determinado fornecedor.

Estágio de descoberta

4. Meça suas vezes e corte uma - não use atalhos para ganhar tempo

Você passou por uma RFI, uma RFP, um processo de seleção em vários estágios, definiu o escopo com vários fornecedores e implementadores e negociou um acordo de licenciamento/serviços. Ninguém culpará você por querer que a fase de descoberta termine logo, porém a impaciência pode custar muito caro.

Em geral, o estágio de descoberta é a etapa decisiva em um programa de tecnologia. Aborde a descoberta com foco somente no resultado desejado, recrute especialistas para definir o processo ideal e garanta o alinhamento entre o processo e os resultados. Isso economizará tempo e dinheiro em todas as próximas etapas.

Estágio de construção

5. Foque no processo - e não nos supérfluos

As capacidades de um verdadeiro CLM de nível empresarial é surpreendente. Inclua na animação e promessa (muito real) do ML, a análise de dados e IA generativa - e não tem como não se impressionar com as possibilidades.

Muito real também é o clichê de ‘abraçar o mundo’. Em primeiro lugar, por quê você e a sua empresa querem uma solução de CLM? Claro que você deve aproveitar o potencial da engrenagem de IA. Porém, cuide primeiro das suas prioridades e deixe que essas metas sirvam de base para desenvolvimentos futuros. 

Esse processo é sempre fundamental. Em vez de começar com o conceito de refinar cada subtópico na IA ou automatizar cada aprovação, trabalhe nas histórias de usuários que minimizem os gargalos. Refine a extração mais valiosa da máquina de IA e, depois, passe para a segunda prioridade. Roma não foi feita em um dia e o seu CLM também não será.

Estágio de implementação

6. Primeiro procure desenvolver a adoção e o uso - portanto, não crie mais funcionalidades antes

Pela segunda vez neste processo, é hora de deixar a funcionalidade em segundo plano. Devido à escalabilidade, extensibilidade e conectividade do CLM, se ela for projetada e desenvolvida adequadamente, você terá um sistema intuitivo e poderoso. Com isso, é possível acelerar o processo de contratação e estabelecer as proteções apropriadas quando ela entrar em operação.

Os melhores fornecedores de CLM devem oferecer ampla assistência à medida em que você implementa a tecnologia deles. Eles devem começar com um material de capacitação ou mesmo com uma sessão de treinamento pessoal ministrada por um especialista. Durante a adoção, é bom que o fornecedor preste suporte 24 horas e sete dias por semana, para que você tenha respostas rápidas às questões táticas. Para uma implementação mais robusta e eficiente, você precisará de um fornecedor que tenha parceria sólida com um serviço experiente na implementação de software (SI, na sigla em inglês para software implementation). Essa equipe pode oferecer suporte funcional prático em todas as fases da implementação, incluindo a configuração personalizada e os modelos de treinamento específicos para esse fornecedor.

Como todos somos humanos, o projeto e a implementação do CLM não serão perfeitos. E tudo bem, porque pequenas falhas não devem ser consideradas um fracasso que exija uma revisão total da funcionalidade.

As melhores ideias para a implementação virão dos usuários finais. Escute eles, crie um fórum e os oriente para as mudanças inerentes à adoção de um novo sistema. A utilização pelos usuários é fundamental - a versão 1.1 das correções da sua funcionalidade deve refletir o feedback deles. Ao fechar parceria com um SI exclusivo de CLM, sua equipe pode se beneficiar da experiência dos usuários que já resolveram problemas semelhantes. Tecnologias como o CLM visam resolver problemas reais para pessoas de verdade. Ser receptivo ao feedback é a única forma de garantir esse resultado.

Melhoria constante

7. Considere que o sistema está em constante aprimoramento - não ache que ele está concluído

Seja após a implementação tática - em um projeto de quatro a seis semanas - ou após uma jornada corporativa, que abrangeu vários meses e diferentes geografias, você está de parabéns! Colocar um sistema de tecnologia para funcionar deve ser motivo de comemoração.

Após recuperar o fôlego, observe o que está por vir. Os CLMs na nuvem estão inovando em um ritmo rápido e constante. Um bom parceiro de CLM se dedicará ao produto para melhorar sua experiência. Para isso, ele deve se comprometer com ciclos regulares de lançamento, repletos de funcionalidades inspiradas nos usuários. Ele também deve repassar ideias inovadoras e práticas para sua equipe, além de insights para as fases futuras da sua experiência em CLM.

Na sua jornada, você e sua organização podem adotar essas inovações no ritmo adequado aos seus negócios. Dedique-se à criação de uma experiência que faça as pessoas usarem o sistema e desenvolva otimizações que as mantenham nele. Uma base sólida pode ser fortalecida via otimização. Desde que bem estabelecidas, as novas funcionalidades e a adoção de processos simplificados contribuirão bastante para satisfazer os usuários finais.

A implementação do CLM é um processo longo e gratificante. O jeito certo de abordar essa jornada é definir marcos de curto prazo e procurar por estratégias que aumentem o engajamento. Talvez seus usuários queiram mais cursos de treinamento ou pode ser que prefiram a experiência de clicar em um ambiente sandbox. A melhor forma de descobrir as próximas etapas é ouvir os usuários e fazer o necessário para comprovar o valor no fluxo de trabalho diário deles.

Para aprender mais sobre o que procurar em uma solução de CLM, leia o conteúdo "Como escolher o software de CLM corporativo certo para o seu negócio". Conversamos com os clientes do Docusign CLM para saber como eles passaram pelo processo de avaliação de CLM e as dúvidas mais comuns que tiveram.

Saiba mais sobre o trabalho da Spaulding Ridge com a Docusign na página da Docusign.

Sobre a Spaulding Ridge

A Spaulding Ridge é líder mundial na transformação de negócios nos escritórios de CFO e CRO. Geramos resultados claros para as empresas da Fortune 500 e outras empresas líderes. Para isso, transformamos os dados da empresa e processos de negócios para melhorar os insights, a colaboração e a tomada das decisões. Afinal, é preciso enxergar longe para ir mais longe. Ajudamos as empresas a usarem a tecnologia de nuvem para terem:

• Solidez financeira e operacional. Planeje, execute, registre, revise e otimize todas as partes da sua empresa, com soluções integradas de finanças e operações.
• Excelência nas receitas. Gere lucro ao oferecer aos seus clientes a atenção pessoal e o serviço excepcional que eles esperam.
• Eficácia organizacional. Receba suporte para serviços gerenciados e gestão das mudanças e conte com a integração dos sistemas e as ferramentas de dados para manter uma base sólida em seu negócio.

Vá mais longe com a Spaulding Ridge.