Separação de pedidos na logística: como tornar o processo mais eficiente

A agilidade na separação de pedidos na logística é um dos elementos que contribuem para o sucesso de um negócio. Quanto mais rápido e eficiente for esse processo, menor será o tempo que o cliente terá que esperar para receber o produto adquirido, fator que impacta diretamente na satisfação dele com a empresa.

A separação de pedidos consiste na localização e coleta de produtos, processo que é feito no estoque do armazém da empresa após a concretização de uma venda. Buscar métodos e tecnologias que assegurem uma separação mais rápida e adequada é fundamental para a melhora da experiência do cliente.

Quer evitar erros que afetem a qualidade de suas vendas? Neste post, vamos abordar como tornar a gestão de separação de pedidos mais eficiente. Confira!

O que é a separação de pedidos?

Parte fundamental da logística, a separação de pedidos é definida como o ato de separar produtos para envio, de acordo com as solicitações (compras) feitas pelos clientes. Esse processo é considerado um dos mais críticos da logística, tendo em vista que requer que os itens sejam separados de forma ágil e sem erros.

Há diferentes formas de fazer a separação de pedidos, como a partir de um funcionário que percorre o armazém e compila as unidades ou de um sistema automatizado responsável por preparar os pedidos.

Qual é a importância do processo de separação de pedidos?

O controle do processo de separação de pedidos ocupa um importante papel na performance da empresa, pois ao permitir que o cliente receba o produto solicitado dentro do prazo acordado e com a qualidade prometida, aumentam as chances de que ele realize novas compras futuramente. Veja, a seguir, mais razões pelas quais essa operação deve ser eficiente.

Reduz o tempo de entrega

Quando a empresa separa a lista de pedidos de uma única vez, por exemplo, garante que todos os itens sejam unidos aos seus respectivos pedidos de forma prática e rápida. A organização na separação de produtos a torna mais ágil, acelerando também a expedição do pedido e, consequentemente, a entrega.

Evita erros no envio

Comprar um produto e receber outro é uma das principais reclamações das pessoas que compram on-line. Afinal, esse equívoco exige que o cliente comunique a empresa, reenvie o produto para o remetente e aguarde mais tempo para receber o item desejado ou o seu dinheiro de volta — processos burocráticos que levam à insatisfação com a empresa.

 Se a separação de pedidos é eficiente, utiliza métodos e ferramentas de checagem, é possível reduzir erros no envio, fazendo com que o cliente receba exatamente o que pediu.

Reduz prejuízos

O envio errado de produto gera despesas com a coleta e reenvio do item, o que aumenta os seus custos operacionais, além do risco de perder o cliente para a concorrência. Por outro lado, quando esse problema não ocorre, a empresa reduz prejuízos, pode economizar e seguir investindo no crescimento de seus negócios.

Como fazer a separação de pedidos na logística?

Uma separação de pedidos mais eficiente pode ser o ponto-chave para tornar o seu negócio mais competitivo. Para isso, é preciso implementar recursos que ampliam a agilidade e qualidade desse processo. Acompanhe, a seguir, como fazer uma separação de pedidos eficiente.

Elimine itens inexistentes

A procura por produtos que não existem, ou seja, que não estão disponíveis no estoque, representa boa parte do desperdício de tempo na separação de pedidos. Para evitar esse problema, é importante revisar regularmente o armazenamento, a fim de conferir a disponibilidade de estoque e assegurar a constância do fluxo operacional.

Também é recomendado colocar uma mesma Unidade de Manutenção de Estoque (SKU), que é a combinação alfanumérica que identifica o produto, em diferentes posições, com a finalidade de evitar falhas no processo de separação.

Além disso, a empresa deve monitorar os estoques mínimo e máximo, levando em consideração os picos de vendas e sazonalidade e, a partir disso, criar uma estratégia de giro para controlar o estoque físico.

Defina um endereço próprio para cada item

A armazenagem de produtos diferentes em um mesmo espaço pode confundir e facilitar erros na separação de pedidos. Uma das formas de evitar essa situação é definir um endereço próprio para cada item.

O ideal é etiquetar os itens com descrições específicas, armazenando-os por categoria e em posições sinalizadas. Desse modo, os separadores podem identificá-los em menor tempo.

Faça inventários periódicos

Enviar encomendas com avarias afeta a satisfação do consumidor e a imagem da empresa no mercado. Nesse sentido, fazer inventários periódicos é indispensável para conferir as quantidades e condições dos produtos em seu estoque.

Essa medida, que consiste na contagem do estoque, possibilita a identificação de inconformidades, previne o envio de mercadorias avariadas e a indisponibilidade de itens. Qualquer erro descoberto deve ser corrigido prontamente.

Monitore o recebimento de mercadorias

O trajeto que as mercadorias percorrem da doca à entrada no estoque envolve diversas etapas que devem ser monitoradas para mantê-las seguras e otimizar a separação de pedidos. Geralmente, essas etapas são:

• descarga do veículo de transporte na doca;

• conferência da nota fiscal e quantidade de itens;

• identificação dos produtos por etiqueta ou código de barras;

• controle de qualidade para inspecionar a qualidade dos produtos;

• registro dos produtos no sistema de gestão de estoque;

• armazenagem em local apropriado;

• inventário para checar a quantidade de itens;

• fechamento do processo de recebimento para verificar se todas as etapas anteriores foram feitas corretamente.

Para ter mais controle sobre essas etapas, é indicado acompanhá-las e definir um padrão de como devem ser executadas, a fim de evitar desvios, incidentes ou demais falhas.

Mapeie os processos

Todos os processos de separação de pedidos, como recebimento, verificação do estoque, coleta, conferência, embalagem e etiquetagem do item, devem ser mapeados.

Com isso, a equipe responsável por esses processos tem um roteiro exato do que deve ser feito sempre que uma venda é realizada, o que diminui erros e otimiza o tempo do seu fluxo operacional.

Como usar a tecnologia na separação de pedidos?

A tecnologia é um recurso imprescindível para uma separação de pedidos mais ágil e eficiente. Ela pode ser utilizada a partir de sistemas de gerenciamento de armazém que possibilitam à equipe de separadores visualizar, gerenciar e controlar todas as etapas da separação, o que inclui a localização dos itens, status dos pedidos e atualização do estoque em tempo real.

O uso de coletores de dados, como scanners de código de barras, permite o escaneamento dos produtos e a atualização automatizada do sistema de gerenciamento de armazém, dispensando a necessidade de fazer registros manuais.

A adoção da Inteligência Artificial (IA) também pode contribuir significativamente para o sucesso desse processo. As soluções inteligentes podem ser implementadas para prever demandas e antecipar as necessidades de estoque, para que a empresa o mantenha sempre abastecido e organizado.

Independentemente do tamanho da sua empresa, é preciso que a separação de pedidos na logística seja vista como um processo estratégico, já que os seus resultados influenciam no sucesso da companhia. A implementação da tecnologia nesse processo traz agilidade, além de gerar oportunidades de inovação, o que aumenta a competitividade e lucratividade do negócio.

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