Saiba como a tecnologia auxilia na redução de custos

A redução de custos tem se tornado um dos assuntos mais frequentes em discussões corporativas nos últimos anos. Com o sucesso de startups no mercado — que conseguem entregar produtos inovadores com muito menos investimento que as gigantes —, há uma percepção de que a eficiência e criatividade trazem resultados sólidos de mercado.

Porém, esse processo não deve ser tratado como uma simples necessidade de diminuir custos a qualquer preço. É uma estratégia de otimização, que visa equilibrar gastos com produtividade.

Quer entender mais sobre o assunto e como a tecnologia pode ajudar na redução de custos da sua empresa? Continue a leitura deste post e confira!

Quando reduzir custos?

A primeira reflexão que queremos propor nesta conversa é se há uma hora certa para começar estratégias de redução de custos. A resposta mais simples seria que é importante economizar sempre que possível, certo?

Como uma resposta simples, sim. Toda oportunidade de reduzir custos em uma empresa deve ser aproveitada. Porém, é preciso pensar nos momentos capazes de potencializar esse esforço para combinar a diminuição no uso de recursos com a utilização de técnicas de produtividade mais eficientes.

Portanto, podemos dizer que a melhor hora para redução de custos nas empresas é durante o planejamento e a execução de jornadas de transformação digital.

Nesses momentos, os gestores focam seu trabalho na busca de soluções e reorganização de processos que coloquem o negócio em pé de igualdade com as empresas mais modernas: implementando soluções, investindo em ferramentas, contratando e capacitando colaboradores.

Esse é o momento em que há a maior sinergia possível entre a mudança de cultura na empresa e a flexibilidade para fazer o que é possível na busca por economia. Se você une transformação digital e redução de custo, tem o cenário perfeito para investir na eficiência do negócio e inovação.

Como fazer uma redução de custos?

Se sua empresa está nesse processo de digitalização atualmente, que tal aproveitar a oportunidade para cortar gastos e otimizar processos? Veja algumas práticas fundamentais que trazem melhores resultados antes, durante e depois das decisões de economia.

Comece por um mapeamento de gastos

É impossível cortar custos se você não sabe onde. Muitas empresas perdem tempo focando em pequenos gastos, quando há oportunidades muito maiores de economia na estrutura do próprio negócio, esperando apenas serem identificadas.

Portanto, faça o levantamento completo do que o negócio exige de recursos para produzir: contratos de serviços e fornecimentos, uso de recursos físicos — como papel —, assinaturas, manutenção de dispositivos e, até mesmo, contas de luz e água.

Entender como o negócio funciona em seu núcleo ajuda a encontrar novas formas econômicas de realizar os mesmos processos.

Tenha uma meta de otimização

A redução de custos funciona melhor quando você tem um objetivo de economia. Quanto você acha que a empresa pode reduzir de seu orçamento atual? Qual é o nível de uso de recursos considerado ótimo para entregar a melhor qualidade possível ao consumidor?

Com um objetivo em mente, os caminhos até ele ficam mais claros — inclusive na hora de repassar aos colaboradores a importância do processo e as etapas para alcançar o sucesso.

Envolva toda a empresa no processo

Continuando no mesmo tema, a verdadeira redução de custos nas empresas vem de todos os seus colaboradores. Afinal, esses custos não estão apenas em contratos e serviços, mas também no uso de ferramentas e otimização produtiva dentro de processos individuais.

Seja transparente na necessidade de economizar e mostre o plano feito a partir do planejamento. Se for necessário, invista na capacitação dos profissionais para utilizarem novas soluções digitais e aumentarem a eficiência de seus próprios trabalhos.

Meça os resultados

O maior problema em empresas com baixo controle financeiro é a visibilidade. Elas executam estratégias de redução de custos, mas não têm como saber, com precisão, as consequências dessas práticas.

Portanto, é interessante contar com indicadores de desempenho específicos para a redução de custos. Para isso, é preciso monitorar a evolução dos números e investigar seus contextos. Essa é uma forma de ajustar a estratégia ao longo do tempo e aproveitar ainda mais a digitalização.

Invista em tecnologia

A tecnologia é a arma mais poderosa para a redução de custos empresariais. É a partir dela que seu negócio conta com ferramentas, plataformas e serviços que trazem a produtividade moderna — eficiente, objetiva e baseada em dados — para a sua rotina.

O seu mapeamento mostrará com clareza quais são os processos passíveis de digitalização e otimização, facilitando a busca pelas opções de mercado mais impactantes na sua empresa.

Como usar a tecnologia para reduzir custos?

Expandindo o último item do tópico anterior, queríamos focar a conclusão de nossa conversa no uso de tecnologia para a transformação digital e consequente economia de recursos.

É com o uso de soluções, ferramentas e serviços digitais que qualquer negócio, mesmo PMEs, conseguem a eficiência necessária para competir na ponta do mercado e se aproximar de seus clientes. Veja os pontos mais importantes em que você deve utilizar a tecnologia.

Integração de dados

Durante a fase de transição para a transformação digital — que acontece em quase todas as empresas nos últimos anos —, ainda é possível ver modelos híbridos de gestão de dados: muitos registros locais, outros compartilhados e parte da documentação no formato físico.

A tecnologia está rapidamente eliminando essas barreiras para a unificação do uso de dados nas decisões de um negócio. Com acesso rápido e pleno a qualquer tipo de informação, as empresas se tornam mais ágeis e eficientes, resultando em uma redução natural de custos.

Automação de processos

A automação produtiva é uma das grandes aliadas na economia de recursos empresariais, dentro e fora dos escritórios. Plataformas e ferramentas tecnológicas ajudam a construir uma estrutura automatizada de processos, diminuindo a demanda por gastos.

Cultura de inovação

Reduzir custos não é apenas sobre ferramentas, mas também as pessoas que as utilizam. Nesse ponto, o trabalho de gestores inovadores é incentivar a inovação e comunicação aberta entre equipes de trabalho. Quanto mais proativo e inovador é o profissional, mais ele contribui para a otimização de suas funções e de quem está a sua volta.

Digitalização completa

Recentemente, alcançamos um ponto em que é possível digitalizar completamente negócios, desde ferramentas de colaboração remota até a utilização de assinatura eletrônica para gestão virtual de contratos.

A transformação digital plena é o próximo passo evolutivo da competitividade de mercado. Quem investe nas tecnologias que suportam essa jornada ainda está saindo na frente, alcançando um nível de redução de custos que a maioria dos negócios não apresentam.

Quer entender melhor o que é essa jornada e como fazê-la? Leia nosso artigo exclusivo sobre transformação digital!