Prorrogação de contrato: entenda quais são as melhores estratégias

Acordos são planejados e colocados em prática tendo em vista as demandas das partes envolvidas, bem como as condições sociais, mercadológicas e econômicas que caracterizam o período em que são celebrados. No entanto, diversos fatores podem levar à necessidade de alterar os termos a partir dos quais foi feita a contratação, o que inclui o aumento do prazo da sua vigência. É, então, que entram os trâmites relativos à prorrogação de contrato.

O fato é que nem sempre a empresa lida com esse processo de forma eficiente, o que pode prejudicar a saúde dos seus negócios. Levando isso em conta, vamos abordar as melhores estratégias para prorrogar contratos. Vamos mostrar a importância da prorrogação de acordos em contextos de incerteza e indicar quais as práticas de negociação mais assertivas para efetuar a renovação pretendida. Também vamos tratar do papel da tecnologia nessa dinâmica. Confira agora mesmo!

A importância da prorrogação de contrato em cenários de incerteza

Com a imposição do isolamento social ocasionado pela pandemia de Covid-19, o universo corporativo sofreu impactos significativos que levaram as empresas a redefinirem boa parte de suas estratégias de negociação e ações comerciais. Entre as práticas de natureza administrativa e financeira que ganharam destaque nesse novo cenário mercadológico, inclusive, atuando como um mecanismo de segurança para o funcionamento empresarial, está a prorrogação de contratos. 

Em cenários de incerteza, o negócio que consegue não apenas continuar executando a sua atividade-fim, mas também é capaz de se manter competitivo diante da concorrência, tem grandes chances de se fortalecer e crescer quando a situação voltar ao normal. Mas, para que isso se concretize, a companhia precisa encontrar meios exequíveis de postergar os acordos estabelecidos tanto com os seus clientes, quanto com os seus fornecedores e colaboradores.

A prorrogação de contratos é importante em momentos como este porque permite que as partes permaneçam com a execução dos termos acordados sem prejuízo do serviço prestado ou da entrega do produto adquirido e do pagamento dos valores acertados. Portanto, nos mais diversos tipos de contrato a postergação das celebrações contratuais confere fôlego extra para que a empresa supere os desafios que surgem em decorrência das crises, incluindo as sanitárias.

Nessa ótica, por mais que o documento possa parecer engessado, com cláusulas, sanções, valores e período de execução previamente delimitados, bem como alinhados com os interesses do contratante e do contratado na ocasião da negociação, o caminho para prorrogar o acordo é a flexibilização. As partes precisam dialogar a fim de que encontrem a melhor alternativa para que ambas obtenham os ganhos pretendidos.

A partir daí, é possível dar início à elaboração de adendos e aditivos contratuais que sejam apropriados para satisfazerem às necessidades dos envolvidos no negócio de modo seguro e juridicamente amparado. Essas modificações podem abranger diferentes aspectos da celebração, entre os quais estão o aumento do prazo de vigência do acordo, a readequação do serviço ou produto objeto da contratação, bem como o oferecimento de novas formas e opções de pagamento.

As estratégias de negociação para renovação de contratos

Nos casos dos acordos comerciais entre a companhia e seus clientes, é fundamental que, na medida do possível, ela ofereça condições facilitadas a sua clientela, de modo a fortalecer seus vínculos e contribuir para a fidelização. Essa postura é importante porque tende a fazer com que o consumidor identifique e valorize o esforço que a corporação está fazendo por ele em uma circunstância tão delicada.

É, então, que devem ser colocadas em prática estratégias factíveis que contribuam para otimizar a renovação de contratos. Destacamos as mais eficientes:

• definição prévia das margens de negociação que preservam a saúde financeira da empresa;

• especificação dos procedimentos e trâmites negociais que serão seguidos no fluxo de renovação contratual;

• abertura para entender as demandas específicas de cada cliente com vistas a atendê-las total ou parcialmente;

• apresentação sucinta e direcionada da situação da empresa, que também sofre com a crise sanitária, para a clientela;

• elaboração de um plano de atendimento contratual para o consumidor;

• ênfase no valor agregado e nas vantagens da nova proposta de contratação;

• Transparência em relação a novos prazos, alterações de cláusulas e eventuais reajustes financeiros;

• revisão criteriosa do acordo reafirmado a fim de evitar erros e tornar o processo de renovação moroso;

• utilização de soluções tecnológicas que desburocratizem os trâmites de renovação, como a assinatura eletrônica da Docusign.

O papel da tecnologia nesse processo

Com o isolamento social, deslocar-se deve ser uma ação estritamente necessária e impossível de ser substituída por uma alternativa que gere os mesmos efeitos. Isso não é diferente quando se trata de negociação contratual. A boa notícia é que o processo de renovação de contratos pode ser facilmente desenvolvido de forma remota, com o uso de ferramentas tecnológicas nas diferentes etapas do fluxo negocial.

Nesse sentido, uma prática fundamental é gerar contratos em sistema, os quais podem ser não apenas elaborados como geridos a partir de recursos informatizados que garantem maior rapidez e segurança ao longo de todo o ciclo de vida do documento. O Docusign CLM é a solução perfeita para isso, já que consiste em uma plataforma completa que pode ser integrados com outros sistemas (como Google, Salesforce e Microsoft) para dar suporte às operações contratuais.

Ao trabalhar com documentos eletrônicos, como os contratos gerados e acompanhados pelo Docusign CLM, a empresa também pode contar com o eSignature para efetivar o processo de assinatura eletrônica do documento. Com isso, é possível executar todo o trâmite contratual à distância, sem que as partes precisem se deslocar, e com a segurança e validade jurídica garantidas por essa ferramenta de autenticação.

A informatização da elaboração, tramitação, formalização e gestão do fluxo de contratos faz toda a diferença na hora de prorrogar os acordos de forma eficiente. Além de automatizar as etapas do processo, essa característica organiza o ciclo negocial, ajudando a empresa a identificar as melhores opções de negociação para as partes envolvidas na contratação.

Quando executado de modo apropriado, o gerenciamento de documentos se torna um aliado decisivo para o sucesso da prorrogação de contrato, tendo potencial para dar apoio ao negócio em períodos de crise. Com o uso de soluções tecnológicas que otimizam a negociação, a empresa é capaz de se diferenciar da concorrência, mantendo-se atrativa para os seus clientes.

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