Por quanto tempo se deve armazenar documentos no RH? Descubra!

Publicado em 3 de março de 2021 . Atualizado em 19 de abril de 2023.

Todos os dias, as empresas lidam com vários documentos em seu setor de Recursos Humanos. Dependendo do porte da companhia, mais de dez contratos de admissão de funcionários são solicitados ao colaborador ingressante e, por isso, é preciso ter uma gestão eficiente quando o assunto é armazenar documentos e cumprir seu prazo de guarda, especialmente dos arquivos trabalhistas.

Mas antes de mais nada, gostaríamos de reforçar aqui que hoje existe tecnologia para realizar a assinatura de forma eletrônica de todos os documentos que envolvem o RH. Portanto, você pode continuar lendo para saber como arquivar o passado que você realizou em papel ou acessar nossa página sobre como digitalizar a área de RH para pensar no seu futuro 100% digital com uso da assinatura eletrônica de documentos e outras soluções.

Pensando então no caso da sua empresa ainda estar vivendo com processos manuais, todos feitos em papel e com um custo bem alto. Com tudo isso para controlar, é fundamental que a empresa cumpra com prazos de guarda, uma vez que eles devem ser respeitados.

Diante disso, preparamos este texto para apresentar qual a melhor maneira de armazenar esses documentos no setor de RH das empresas e quais são os cuidados necessários para isso. Continue lendo!

Por que é importante guardar documentos?

Muitas pessoas já se perguntaram por quanto tempo deveriam guardar algum documento. Afinal, vai ter alguma ocasião em que talvez seja necessário comprovar determinada coisa, não é mesmo?

Em uma empresa, isso funciona do mesmo modo, com a diferença de que esses documentos podem impactar todos que fazem parte de uma organização. Veja, a seguir, três motivos em que é preciso armazenar documentos.

Afasta problemas trabalhistas

Conforme o artigo 11 da CLT, todos os colaboradores têm o direito de ajuizar uma ação trabalhista ao sair de uma relação laboral e podem requerer isso em relação aos seus últimos cinco anos na empresa.

Ocorre que, quando é acusada em um processo trabalhista, a empresa precisa ter comprovações sobre tudo que se passou no decorrer desse lapso temporal. Na falta desses documentos, isso pode acarretar uma derrota em uma eventual disputa judicial.

Evita problemas fiscais

Do mesmo modo que o anterior, sua empresa pode ser alvo de uma fiscalização. Nesse caso, o fiscal do trabalho solicitará documentações e, caso não estiverem em mãos da empresa, pode enfrentar problemas fiscais, gerando um possível pagamento de multas pelo não armazenamento ou perda desses arquivos.

Garante segurança

O arquivamento correto permite que a empresa tenha maior segurança fiscal, trabalhista e financeira, visto que ela não terá problemas relacionados à gestão ineficiente de documentos. Também otimiza funcionalidades, como a gestão de tempo no RH da empresa, uma vez que não será preciso procurar alguns deles em um mundo de arquivos.

Quais são os tipos de documentos?

Os documentos variam de acordo com o porte e o segmento da empresa. Mas existem certas categorias que são mais comuns e essenciais para gestão de diversos empreendimentos. Dessa forma, elencamos as principais modalidades referentes ao setor de RH. Veja a seguir.

Controle de ponto

O controle de ponto corresponde à jornada de trabalho cumprida pelos colaboradores. Dessa forma, ele registra fatores como atrasos, faltas, horas extras — dados que são considerados para cumprir obrigações trabalhistas e calcular salários. Por isso, essa documentação deve ser assinada e guardada mensalmente de modo a apresentá-la em fiscalizações, auditorias e ações judiciais.

Vale reforçar que a manutenção do controle de ponto é obrigatória para organizações que tenham mais de 20 colaboradores registrados. Também é válido implantar um sistema de controle de ponto para arquivar as jornadas realizadas diariamente de forma automatizada.

Folhas de pagamento

As folhas de pagamento são essenciais para a empresa. Elas especificam toda a remuneração dos funcionários, informando verbas (salário, adicionais, horas extras etc.) e descontos (contribuição previdenciária, faltas etc.), além de outros recolhimentos, como o FGTS.

Contratos

Grande parte das negociações de uma empresa necessita de contratos: contratação de colaboradores, compras, terceirização de serviços, vendas, entre outros. Essa documentação registra as obrigações das partes, bem como seus direitos, duração e multas em caso de descumprimento.

Devido à importância desse documento, ele deve ser elaborado com cuidado, ou seja, precisa ser assinado e armazenado em um ambiente seguro (físico e/ou digital), que facilite a consulta diante de dúvidas e conferências. Além disso, pode ser utilizado para validar direitos ou discutir cláusulas relacionadas ao que foi previsto.

Quais os prazos de guarda?

Os principais documentos de uma empresa devem ser guardados corretamente, principalmente, os relativos ao setor de RH, tributários, trabalhistas, contábeis e guias de recolhimento.

Dependendo da situação, é recomendado armazenar documentos trabalhistas por 10 anos, como a folha de pagamento e o registro eletrônico. O Fundo de Garantia do tempo de Serviço (FGTS), por exemplo, recomenda-se por 30 anos.

É preciso ressaltar que existem situações em que o empresário deve guardar as comprovações por prazo indeterminado, como o livro de empregados e o contrato de trabalho, por razão da concessão de benefícios previdenciários. No entanto, esse tipo de documento não é mais necessário para empresas que são obrigadas a enviar dados ao eSocial. Veja, a seguir, alguns prazos relativos a documentos armazenados:

• tributário: cinco anos;

• trabalhista e previdenciário: de cinco anos até uma data indeterminada, como o contrato de trabalho e o livro ou ficha de registro do empregado.

Além disso, hoje em dia, as empresas podem armazenar e encontrar documentos mais facilmente, por meio da nuvem. O armazenamento de documentos por meio eletrônico, ótico ou equivalente apresenta o mesmo valor probatório do original para fins de prova em procedimentos de fiscalização.

Porém, é fundamental que os gestores assegurem a guarda de arquivos digitais no decorrer de certo período, mantendo uma cópia de segurança para qualquer imprevisto que possa ocorrer.

O que diz a lei sobre isso?

Para complementar o tópico anterior, vamos conferir o que a Lei 12.682 diz sobre documentos digitais. Ou seja, arquivos primeiramente gerados no formato físico e posteriormente digitalizados. Nesse caso, a legislação diz que essas documentações são reconhecidas após a certificação digital mediante assinaturas eletrônicas das partes envolvidas.

Em razão disso, os documentos físicos devem ser armazenados pelas empresas dentro dos prazos estabelecidos pelos órgãos reguladores. Assim, é possível comprovar a autenticidade dos formatos digitalizados perante o Fisco e a justiça.

Qual o método de armazenamento mais adequado?

Para evitar contratempos, é preciso que a empresa não apenas guarde seus documentos, mas sim que os arquive de maneira correta. Por isso, você deve levar o processo de armazenagem a sério. Confira algumas dicas para ajudar nessa tarefa.

Identifique prazos de guarda de documentos trabalhistas e de tributos

A primeira coisa é compreender quais os prazos de armazenamento de cada documento, levando em conta se:

• sua empresa não arquivará documentos irrelevantes;

• por conseguinte, não permitirá que documentos necessários não sejam arquivados.

Entender os prazos corretos permite que a empresa guarde os documentos pelo tempo preciso. Assim, ao fazer essa atividade, leve em conta todas as datas.

Mantenha os documentos em local seguro

Documentação em papel é deteriorada de forma fácil ao longo do tempo. Por isso, seu local de armazenamento deve ser propício para essa função. Assim, procure por pastas e arquivos feitos especialmente para guardar esse tipo de item.

Além do mais, mantenha tudo em um ambiente longe de umidade para que a empresa não sofra com a perda desnecessária de documentos.

Realize uma boa gestão de documentos

Uma boa gestão de documentos significa cuidar deles corretamente, criar políticas de uso e armazenamento, regramentos, entre outros. Além do mais, a sua empresa também pode realizar uma digitalização desses arquivos, a fim de facilitar o processo de guarda de documentos.

Que boas práticas são sugeridas?

Algumas ações são fundamentais para manter a integridade de seus documentos. Veja algumas boas práticas, a seguir.

Faça inventário dos documentos da empresa

É preciso inventariar e classificar todos os documentos, sejam eles físicos, sejam digitais. Dependendo do tamanho e da burocracia interna, isso pode exigir bastante tempo. Por isso, é importante contar com um sistema que seja capaz de facilitar esse processo dentro da empresa.

Digitalize documentos impressos

A digitalização de arquivos evita a deterioração dos documentos pela ação do tempo. Além do mais, dependendo do volume de papel, sua localização pode ser complicada. Assim, a digitalização pode ser a solução ideal para armazenar documentos.

Crie regras para acesso aos documentos

Tanto documentos impressos quanto digitais necessitam de locais apropriados. Por isso, escolher corretamente os espaços para a guarda desses materiais é muito importante. Depois de identificar o local correto, selecione somente alguns colaboradores para o manuseio, a fim de garantir a integridade e a segurança do acervo.

Organize os documentos por assunto e em ordem crescente

A organização por assunto e por ordem é sempre uma boa prática. Além disso, registros contábeis, guias de recolhimento de tributos, balanços e afins devem ser mantidos de acordo com o tipo e data, preferencialmente, em pastas distintas.

O que acontece se eu perder um documento antes do prazo?

A perda de documentos antes do prazo mínimo estabelecido por lei ocasiona diversas ocorrências problemáticas como:

• eventuais processos legais por falta de comprovação da quitação de impostos e taxas;

• crime trabalhista grave por ausência de documentações relacionadas à rotina dos colaboradores, gerando multas e indenizações;

• cobrança indevida de contas pagas por falta de comprovantes válidos;

• dificuldades na hora de elaborar balancetes, conferir gastos, controlar entradas e saídas, e outras atividades de rotina que dependem da conferência de documentos e contratos.

E se eu precisar do documento?

Se o documento foi perdido e você precisar dele, terá de gerar um novo, o que significa retrabalho e gastos adicionais. Nesse caso, é preciso comunicar o fato da perda para os órgãos fiscais correspondentes providenciarem a geração do arquivo do perdido.

Além disso, é válido mencionar que existem arquivos que não podem ser recuperados de nenhuma forma, o que evidencia a necessidade de armazená-los corretamente — como é o caso do livro de registro de ponto.

Enfim, armazenar documentos do setor de RH de uma empresa é um assunto muito importante e por isso seguimos com nossa sugestão para que você digitalize todos os documentos e passe a usar a assinatura eletrônica de documentos. Assim, é possível cumprir o prazo de guarda de forma potencializada, evitando perdas e extravios.

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