O que observar ao escolher uma plataforma de assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é uma solução que diminui a burocracia nos negócios, agiliza o fechamento de transações e acordos e ainda oferece segurança jurídica para o uso de documentos digitais. Ela pode ser feita por meio de qualquer dispositivo ligado à internet, inclusive celulares,  enviada e autenticada com poucos cliques.

Mas, para contar com esse recurso e dar adeus de vez às visitas a cartórios ou às dores de cabeça com serviço postal, é preciso fazer uso da plataforma ideal.

Pensando nisso, vamos mostrar neste artigo quais são os principais recursos que você precisa analisar antes de optar por uma plataforma de assinatura eletrônica, bem como as características ideias de um fornecedor. Ficou interessado? Então, continue a leitura!

Segurança da Plataforma de assinatura eletrônica

Assinatura eletrônica tem validade jurídica e, portanto, pode ser utilizada em diversos tipos de documentos, desde propostas comerciais até contratos de serviços. Para isso, no entanto, é preciso que a autoria das assinaturas possa ser verificada, ou seja, é necessário que a plataforma ofereça meios para garantir a autenticidade do processo e a integridade do documento.

Boas plataformas de assinatura eletrônica, portanto, devem oferecer diferentes níveis de autenticação, tanto para garantir a autoria como para liberar o acesso dos arquivos a pessoas autorizadas. Essa autenticação pode ser feita de várias formas: email, senha, SMS, identidade social, certificado digital ou mesmo com base na geolocalização do usuário.

Além de garantir autorizações certas para o uso da plataforma, o sistema ainda precisa assegurar que um arquivo não seja alterado durante o uso ou envio. Assim, para garantir a conformidade do processo, é preciso que a plataforma ofereça uma trilha de auditoria com o histórico dos documentos que seja auditável e também recursos como selos antifraudes, marcas d’água e termos de assinatura e registro eletrônico.

Integração

Empresas que já estão no processo de transformação digital sabem que nenhuma solução tecnológica atinge o seu potencial se for usada de forma independente. Ou seja, as ferramentas corporativas precisam ser integradas para promover resultados sólidos e com abrangência geral.

É importante, portanto, que a sua plataforma de assinatura eletrônica esteja preparada para trabalhar junto com outros sistemas. Em geral, essa conversa se dá por meio de APIs, que podem chegar a mais 600! Assim, é possível assinar um documento diretamente de um sistema SAP ou integrar as assinaturas ao Salesforce para monitorar com mais precisão o número de vendas fechadas em determinado período e antecipar o ciclo de vendas, fechando os contratos em poucas horas e não esperando dias e mais dias por uma assinatura em papel.

A integração também vale para processos que, a princípio, parecem simples: enviar um documento diretamente através da nuvem, por meio de serviços como o Google Drive, é um excelente diferencial, bem como poder utilizar a chancela digital do pacote Office (Word, Excel etc.) ou converter facilmente arquivos para PDF.

Disponibilidade

As ferramentas de TI ainda causam certa desconfiança, principalmente entre profissionais mais experientes. Isso acontece por haver um temor de que o uso é complicado ou exige grandes conhecimentos técnicos. A verdade, no entanto, é que sistemas de assinatura digital/eletrônico são cada vez mais intuitivos e, portanto, simples de serem usados, sem que se abra mão da segurança.

De qualquer forma, é sempre importante contar com o apoio do fornecedor na implementação do sistema e também como um apoio técnico confiável. Apostar em empresas já consolidadas no mercado, tanto nacional quanto internacional, pode ser o caminho mais curto para encontrar um parceiro de confiança.

Lembre-se, ainda, de verificar o pacote de suporte do seu fornecedor. É preciso que a empresa tenha ferramentas de autoatendimento e possibilidade de apoio remoto e fácil. Encontrar pacotes de treinamento também auxilia a transição para o mundo digital e garante que a plataforma seja utilizada em todo o seu potencial.

Mobilidade

Uma das maiores vantagens em apostar em ferramentas digitais está na mobilidade. Quando os funcionários conseguem realizar tarefas importantes para o trabalho diretamente do celular, as possibilidades de atuação crescem enormemente. É possível trabalhar em trânsito, durante a visita a clientes, em home office etc. Enfim, qualquer lugar com acesso à internet oferece uma oportunidade de atuação.

O sistema de assinaturas eletrônicas, portanto, precisa conversar bem com serviços na nuvem. A ideia é fazer com que os documentos possam ser enviados e acessados em servidores remotos sem que, com isso, se perca a segurança dos dados.

Por outro lado, também é preciso que o software seja adaptado a outras telas, justamente para otimizar o uso. Por isso, é possível encontrar aplicativos dos sistemas móveis, compatíveis tanto com Android quanto iOS. O serviço deve ser otimizado para smartphones, tanto em relação ao consumo de dados quanto de usabilidade, ou seja, os botões, links e design são pensados para telas compactas e sensíveis ao toque.

Personalização da Plataforma de assinatura eletrônica

Cada empresa tem necessidades específicas e, portanto, faz sentido esperar que a implementação de uma solução digital venha atender a essas demandas. Como mencionado, uma plataforma precisa oferecer boas APIs, o que permite não só a integração com outros serviços, mas também a personalização do software de acordo com as necessidades da empresa.

No entanto, nem sempre é preciso realizar mudanças tão profundas, como a de programação, para conseguir um bom nível de personalização. Alguns recursos nativos, como a possibilidade de padronizar arquivos, formulários, trocar o logo e as cores da plataforma, criação de templates, já podem ajudar a sua empresa a trabalhar com uma ferramenta feita para ela.

Organização

Tão importante quanto conseguir enviar e receber documentos assinados de forma rápida e segura é ter meios para arquivá-los com organização. Assim, uma empresa pode consultar arquivos importantes sempre que necessário, com poucos cliques.

Além disso, os documentos podem ser utilizados como base para diversas métricas. É o caso, por exemplo, da comparação entre propostas enviadas e negócios fechados: os dois processos podem ser feitos por meio de uma plataforma de assinatura eletrônica.

A gestão digital de documentos, enfim, diminui custos com impressão e envio de papéis, reduz o nível de burocracia e oferece uma base de dados confiável para que a empresa conheça seu próprio histórico de transações e, assim, consiga identificar rapidamente falhas e oportunidades de melhoria.

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