Passo a passo: como otimizar os processos do setor de operações?

Melhorar os processos da empresa: essa deve ser uma missão constante para os gestores. Quer aumentar a produtividade, diminuir os erros e alavancar sua lucratividade? Pois para garantir que essa tarefa traga ganhos reais, vale apostar na gestão correta do setor de operações.

Essa é a área que desenvolve o trabalho central da empresa, onde todo o processo produtivo se dá — desde a manufatura dos produtos, passando pelo estoque até chegar à entrega. É esse setor que se integra a todos os demais departamentos da empresa, um dos principais responsáveis por manter a fluidez no funcionamento da organização.

Otimizar os processos do setor de operações significa, portanto, semear progressos globais. E sabia que isso pode ser feito com a adoção de estratégias claras e ferramentas adequadas? Quer descobrir como? Então continue lendo!

Mapeie os fluxos de trabalho

O primeiro passo para melhorar o setor de operações é efetivamente conhecê-lo. Mas atenção: para isso, é preciso mais que simplesmente estar presente todos os dias. Você deve conhecer a função exata de cada funcionário, monitorar o tempo e a complexidade dos processos, além de avaliar os dados provenientes do setor para detectar possíveis problemas e gargalos que estejam freando o avanço do setor.

Comece fazendo um diagnóstico completo do setor. Para tanto, marque reuniões de equipe, solicite relatórios detalhados e acompanhe o trabalho do dia a dia bem de perto. Contar com uma consultoria externa também pode ser de grande ajuda para detectar eventuais problemas que acabam sendo ignorados na correria das jornadas.

Com as informações sobre custos e despesas das operações, bem como o tempo de realização das atividades e um mapeamento minucioso das ações que precisam ser implementadas ou ajustadas em mãos, podemos dizer que o gestor já está ciente do básico para tomar boas decisões estratégicas.

Categorize e solucione problemas

Considerando que você já fez o checkup do setor de operações e detectou os problemas que precisam ser resolvidos, agora chegou a hora de efetivamente eliminar erros. Só não se esqueça que essa etapa também deve ser feita de maneira racional e planejada.

Antes de mais nada, portanto, categorize os problemas de acordo com sua urgência e importância. É considerado urgente um erro que atrapalha suas operações imediatamente. Já a importância está ligada ao tamanho do impacto negativo que o problema causa no setor de operações.

Com isso em mente, procure focar sua atenção em problemas urgentes e graves primeiro. Um maquinário precisa de manutenção imediata? Faça! Em seguida, parta para aqueles problemas urgentes, mas não tão graves assim. Seguindo a lógica, pule para os problemas não urgentes, mas graves. Por fim, direcione seus esforços para solucionar o que não é urgente nem exatamente grave.

Monitore a rotina do setor

Tudo bem que corrigir problemas é essencial para garantir a otimização do setor de operações, mas é apenas o básico. Para assegurar que a área continuará seguindo uma curva positiva de melhorias, é preciso fazer um diagnóstico constante do fluxo de trabalho, monitorando as oscilações de produtividade e lucratividade.

Dessa forma, você consegue não apenas detectar os processos que estão errados, mas também encontrar oportunidades de melhoria para o fluxo de trabalho geral. Para isso, fique atento às métricas escolhidas para acompanhar seu negócio e promova testes nas operações. Assim você consegue avaliar se as mudanças efetuadas estão mesmo melhorando o fluxo de trabalho de todo o setor e trazendo ganhos reais.

Compartilhe os resultados com a equipe e esteja sempre aberto para receber sugestões de melhorias ou inovações. Quando os profissionais entendem que suas ideias são bem-vindas, tendem a ser mais comprometidos e colaborativos, ajudando a melhorar o clima interno da corporação.

Automatize seus processos

Não restam dúvidas de que um dos maiores patrimônios de qualquer empresa é seu corpo de profissionais. Os colaboradores devem ser tecnicamente destacados, atualizados com as melhores práticas do mercado e dispostos a entrelaçar seu próprio crescimento profissional com o crescimento da empresa.

Mas já pensou que toda essa riqueza pode estar desperdiçada? Isso acontece quando os profissionais passam grande parte do seu dia realizando tarefas morosas ou burocráticas, que poderiam ser muito bem resolvidas por meio de processos automatizados, que são bem mais baratos e praticamente à prova de falhas humanas.

A tecnologia pode ajudar a agilizar desde o cadastro de notas fiscais, passando pelo controle de estoque até ao treinamento de funcionários. Além disso, uma ferramenta de gestão (como o ERP) ajuda a controlar as métricas do setor de operações e agilizar o diagnóstico constante que você deve fazer no seu negócio. Isso sem contar que esse recurso ainda disponibiliza os dados essenciais da empresa em interfaces amigáveis e de fácil manuseio.

Adote a documentação eletrônica

Um problema que pode estar corroendo a produtividade do seu setor de operações é a burocracia. Processos que exigem autorizações demais e assinatura manual de inúmeros termos são sinais de que o setor pode estar acorrentado a pesos burocráticos. Chegou a hora de eliminá-los!

Parte desse peso entra na conta da papelada que, graças à tecnologia, pode ser facilmente substituída por documentação eletrônica. Além de serem mais facilmente armazenados, transportados e compartilhados, os arquivos eletrônicos ainda possuem a segurança jurídica necessária para que os processos transcorram de maneira tranquila.

Isso acontece porque é possível assinar eletronicamente uma série de documentos, desde os internos da empresa até aqueles necessários para a fiscalização de órgãos públicos — como a Receita Federal. Não seria ótimo assinar contratos e oficializar negociações on-line, sem movimentar sequer uma folha de papel?

Todos os passos que listamos neste post podem ser aplicados em diferentes empresas. Da mesma forma, é possível procurar exemplos de terceiros em processos de otimização reais, a fim de aprender com a experiência de variados tipos de negócios. Todo esse conhecimento é importante e deve ser usado a seu favor.

Só não se esqueça que cada empresa (e, portanto, cada setor de operações) tem características próprias, que devem ser respeitadas e levadas em conta na hora de colocar mudanças em prática. Por isso, procure otimizar o setor tendo em vista não apenas as metas globais do empreendimento, mas também sua cultura de trabalho, sua capacidade orçamentária e o grau de integração entre diferentes setores.

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