Passo a passo para otimizar a gestão de contratos

Sua empresa tem uma política eficiente de gestão de contratos? De acordo com um levantamento feito pela Associação Nacional de Gestores de Contratos (ANGC), se essa pergunta fosse feita para todos os CEOs do Brasil, a resposta seria “não” em 90% dos casos. Surpreendeu-se com esses dados? E não se trata apenas das impressões dos gestores sobre a qualidade desse processo corporativo.

A mesma pesquisa revelou que 75% das organizações não têm uma metodologia de monitoramento de contratos e 90% fazem esse gerenciamento por e-mail, sem contar com qualquer tipo de automatização que contribua para otimizar o processo. Sim, infelizmente, em muitas companhias, a gestão de contratos é feita manualmente.

O problema é que insistir nesse formato de gestão pode trazer impactos bastante negativos para o negócio. Para se ter uma ideia, é justamente na qualidade do gerenciamento efetuado que reside o limiar entre as empresas com altas taxas de churn, grande margem de endividamento e ínfimo lucro, e as bem-sucedidas, com alta capacidade de fidelização e crescimento exponencial.

E, então, de que lado sua empresa quer ficar? Que tal aprender a fazer um gerenciamento de contratos em grau de excelência? Basta acompanhar agora nosso passo a passo sobre o tema! Além de detalhar os aspectos fundamentais para a gestão de contratos eficiente, vamos explicar o que é essa modalidade gerencial, como ela impacta nos resultados da empresa e quais os malefícios essa prática costuma evitar. Não deixe de conferir!

O que é gestão de contratos?

Trata-se de um instrumento imprescindível para acompanhar o cumprimento das obrigações contratuais estabelecidas entre as partes envolvidas em um acordo. Nessa perspectiva, a gestão de contratos objetiva monitorar minuciosamente todo o ciclo de vida desse instrumento jurídico, de modo a abranger as etapas de criação, execução e encerramento do vínculo.

O processo de gerenciamento contratual pode ter impacto sobre toda a cadeia produtiva da empresa, uma vez que ele atua diretamente na regulação dos serviços prestados e recebidos, no fechamento de vendas junto aos clientes, na negociação de compras com os fornecedores, assim como no direcionamento das entradas e saídas de montantes do caixa.

A gestão dos contratos ganha ainda mais importância em momentos de crise econômica, uma vez que todos os aspectos operacionais e financeiros sacramentados devem ser mapeados e aprimorados para que a empresa não sofra prejuízos por negligência na administração de suas relações jurídicas. Logo, essa ferramenta gerencial tem valor estratégico para o negócio.

O que não pode faltar em uma boa gestão de contratos?

Para ser eficiente, a gestão de contratos precisa ser desenvolvida tendo por base a implantação de determinados procedimentos e o uso de certas ferramentas que, em conjunto, organizam, agilizam e conferem maior segurança ao processo. A seguir, saiba o que é preciso fazer para otimizar essa modalidade de gerenciamento!

Tenha clareza sobre o ciclo de vida de contratos

Implementar uma gestão de contratos com excelência demanda o conhecimento aprofundado das etapas que compõem o fluxo contratual. Ao saber com exatidão o que são e como funcionam as fases do fluxo de contratação, torna-se mais fácil identificar quais ações e recursos precisam ser adotados para otimizar a tramitação do acordo.

O mapeamento de todos os procedimentos envolvidos no ciclo contratual permite identificar gargalos e, então, encontrar as melhores estratégias para saná-los. Assim, é preciso detalhar o que acontece nas fases de elaboração, revisão, formalização, execução e finalização do processo de contratação para que, em cada uma dessas etapas, sejam implantadas as práticas mais adequadas.

Trabalhe com contratos eletrônicos desde o início

Em uma era de mobilidade, computação em nuvem, Internet das Coisas (IoT) e redes neurais, é até difícil entender como algumas empresas ainda firmam contratos com assinatura à caneta, no papel.

Não há qualquer benefício nisso, muito pelo contrário. Ter uma gestão documental baseada em papéis acarreta um custo anual altíssimo com compra de resmas e cartuchos, aumenta o gasto com energia elétrica e denota irresponsabilidade ambiental, o que é péssimo para a imagem da organização no mercado.

Isso sem falar no custo total da hora trabalhada no ano que é desperdiçado com colaboradores executando tarefas mecânicas, que poderiam ser extintas com uma tramitação de documentos 100% digital. Ou seja, o fluxo de documentos digitais proporciona maior produtividade para a empresa.

Um contrato eletrônico é assinado com muito mais rapidez e é indiscutivelmente mais seguro do que um documento físico. E não poderia ser diferente, já que o instrumento criado eletronicamente permanece protegido por recursos de proteção, como criptografia, possui funções de backups automáticos e fica alocado em nuvem privada.

Como se não bastasse, algumas plataformas possuem até mesmo a funcionalidade de disparo automático de alertas na proximidade de vencimento de prazos, o que facilita o acompanhamento da tramitação para a tomada de medidas relativas à renovação ou nova contratação.

Quer fazer uma gestão de contratos profissional em sua empresa? Comece adotando uma plataforma de assinatura eletrônica, na qual os contratos eletrônicos serão formalizados com o mesmo valor jurídico de um contrato impresso!

Revise constantemente os termos do contrato

Durante a vigência de um contrato, diversas situações extraordinárias e imprevistas na relação fática pré-estabelecida podem emergir, desequilibrando os parâmetros econômico-financeiros estipulados e trazendo desvantagens a pelo menos uma das partes.

Por exemplo, seu escritório firmou contrato de assessoria contábil a uma empresa-cliente um mês antes de a Receita Federal anunciar o acréscimo de mais uma dezena de obrigações acessórias a serem prestadas mensalmente. É claro que essas novas imposições do Fisco irão onerar o contrato, de modo que será preciso revisá-lo.

Se você não tiver uma sistemática de gestão de contratos, entretanto, provavelmente vai arcar com o prejuízo. É por isso que é extremamente importante monitorar constantemente todos os pontos do acordo firmado.

Gerencie minuciosamente o cumprimento dos níveis de serviço

Quais foram os SLAs (sigla inglesa para a expressão Acordos de Nível de Serviço) fixados em contrato? Como é feito o gerenciamento de seu cumprimento pelas partes envolvidas? Não é feito? Uma empresa que não possui referencial, não chega a lugar algum.

Faça relatórios gerenciais periodicamente, acompanhe de perto a efetivação dos níveis de serviço previstos no contrato. Essas ações são fundamentais! Vamos imaginar, por exemplo, o caso de uma prestadora de serviços de TI que não esteja atualizada sobre os indicadores de desempenho previstos no documento de acordo com seu cliente.

Além das reclamações e da mancha em sua imagem, uma empresa negligente como essa enfrentará também a possibilidade de rompimento do contrato, o que, no longo prazo, poderá significar sua “expulsão” do segmento. Em um mercado extremamente competitivo, não dá para pensar em abrir mão de indicadores.

Fique atento aos prazos

Em muitas relações jurídicas, a legislação prevê um prazo limite para que um determinado direito seja exercido e, uma vez que esse prazo expire, o direito se extingue junto com ele. Seria o caso, por exemplo, da renovação automática em um contrato de locação de espaço comercial.

Se você se esquecer de comunicar o locador dentro do prazo fixado em lei, informando seu interesse na renovação da locação, será muito mais difícil obter tutela judicial para proteger seu direito (que nem existe mais).

Além disso, existem prazos dentro do contrato que, se não cumpridos, ensejam sumariamente a rescisão. Por exemplo, sua imobiliária prevê um prazo em contrato para que o locatário entregue a apólice do seguro-fiança, data a partir da qual fica liberada a rescindir unilateralmente o acordo registrado.

Considerar os prazos também é importante para evitar a suspensão de um determinado serviço e a consequente necessidade de contratação emergencial por valores, em geral, mais altos. Esses detalhes reforçam a necessidade de prestar muita atenção à vigência dos contratos, prazos para renovação, aditivos etc.

Registre todas as ações e eventos para fins de autoria

Fazer uma boa gestão de contratos significa estar permanentemente apto a comprovar o cumprimento de todas as obrigações contratuais; é ter sempre em mãos notas fiscais, fotografias, indicadores de performance, inventários, certificados e todos os outros recursos necessários para, por exemplo, ser submetido a uma auditoria (interna ou externa).

Por essa razão, no processo de gestão contratual, todas as ações realizadas para a execução do acordo devem estar registradas de forma a atestar o que foi cumprido e, se for o caso, evidenciar quais as obrigações estão pendentes. É essa prática que resguarda a empresa nas situações que precisam ser levadas à justiça.

Estimule seu cliente a lhe transmitir o feedback sobre sua relação contratual

A perspectiva do cliente é essencial no gerenciamento dos contratos. Por isso, estimule-o constantemente a externar suas impressões tanto sobre a qualidade do objeto do acordo quanto com relação ao fluxo de execução contratual. Análise crítica e melhoria contínua devem ser o foco dos gestores de contratos.

O que costuma ocorrer quando não se tem gestão de contratos de excelência?

Negligenciar a gestão de contratos é um dos erros mais sérios e prejudiciais que uma empresa pode cometer, uma vez que esse tipo de gerenciamento impacta no funcionamento geral do negócio, principalmente em termos de sua produtividade e controle de finanças.

Entre os principais efeitos negativos de uma gestão de contratos ineficiente estão:

• perda de tempo: processos analógicos (documentos elaborados e assinados manualmente no papel) retardam a consolidação formal do instrumento;

• formalização incompleta do acordo: as relações contratuais não monitoradas — em geral, se iniciam de fato sem que o contrato esteja assinado;

• inconsistências financeiras: contratos podem ser prorrogados sem que haja o registro do aditivo;

• monitoramento deficiente: cláusulas são descumpridas sem que haja a devida sanção à parte responsável pelo exercício da obrigação;

• descumprimento de prazos: acordos sem supervisão normalmente não são executados de acordo com as datas pré-estabelecidas;

• prejuízos: a falta de companhamento da execução contratual pode obrigar uma das partes a fazer uma contratação emergencial, que costuma ser bem mais cara do que a planejada;

• escopo do contrato é alterado tacitamente.

Quais os principais resultados gerados por uma gestão de contratos eficiente

Antes de mais nada, é preciso lembrar que todos os problemas que acabamos de apontar no tópico anterior são evitados quando a empresa implementa uma gestão de contratos com excelência, o que já representa um enorme ganho para a companhia.

Mas existem muitos outros resultados obtidos com essa implantação, e vamos destacar alguns deles a seguir. Veja!

Economia financeira

A automação de processos, que é adotada para possibilitar a tramitação de contratos eletrônicos, reduz consideravelmente os gastos da empresa com os seus insumos administrativos e os equipamentos operacionais. Com a adoção desse tipo de documento, a companhia não precisa arcar com os custos de papel e toner, além de economizar com as manutenções periódicas de impressoras.

Implementação de práticas sustentáveis

A gestão de contratos eficiente também torna os processos da empresa mais sustentáveis, o que é bom para a companhia e para o planeta. A adoção desse modelo gerencial não só elimina o uso de papel como reduz, por exemplo, a utilização de combustível, já que o contrato é compartilhado por meio de plataformas em nuvem e as reuniões para a discussão das suas cláusulas podem ser feitas remotamente.

Melhor gerenciamento do tempo

Com um fluxo de contratos mais enxuto, organizado e monitorado de forma adequada, sobra tempo para os colaboradores se dedicarem a outras tarefas em sua rotina profissional. A necessidade de refação de tarefas referentes aos processos contratuais passa a fazer parte do passado, de modo que os funcionários têm chances de aumentar a sua produtividade.

Redução drástica de erros

A otimização da gestão contratual faz com que a tramitação desses documentos ocorra com maior precisão e segurança, pois as informações utilizadas nos contratos eletrônicos são armazenadas em bancos de dados que cruzam as informações necessárias para o preenchimento do instrumento. Além disso, o monitoramento automático evita que sejam perdidos os prazos estipulados para o cumprimento de obrigações.

Uma gestão de contratos eficiente faz toda a diferença para a empresa, podendo atuar diretamente no funcionamento geral da sua cadeia produtiva. Além disso, em um universo mercadológico cada vez mais competitivo, com consumidores altamente exigentes, a companhia que oferece a melhor experiência ao seus clientes está sempre à frente. E é justamente isso que essa modalidade gerencial possibilita.

Que tal, então, aproveitar para conhecer as tecnologias que vão revolucionar a gestão de contratos da sua empresa? Entre já em contato com a Docusign e tire as suas dúvidas!