Otimização do tempo: entenda como a atividade pode favorecer sua empresa

Desde os anos 90, conceitos de responsividade e compressão do tempo são discutidos nas filosofias gerenciais como sendo primordiais à gestão de qualquer organização. E como é visto como variável-chave para o sucesso de uma empresa, a necessidade de promover a otimização do tempo e minimizar seu desperdício nas rotinas de trabalho vem sem sendo cada vez mais debatida.

Na prática, porém, muitos negócios ainda resistem à ideia de investir em ferramentas e em atividades voltadas à otimização do tempo e à produtividade dos seus funcionários simplesmente por não conhecerem os reais benefícios que isso pode trazer.

Porém, como sabemos que na dinâmica atual do mercado tempo é um ativo valioso para qualquer negócio, preparamos este post para mostrar como a otimização do tempo pode gerar grandes vantagens competitivas para sua empresa.

Continue a leitura e descubra o que torna essa atividade tão importante!

Revelando a importância da otimização do tempo

Quem nunca desejou que o dia tivesse ao menos 36 horas para dar conta de tudo o que precisa ser feito? A corrida contra o tempo já se tornou um hábito mais que natural para nossas rotinas pessoais e profissionais.

Contudo, especialmente nas empresas, que hoje lidam com mercados altamente competitivos, saber otimizar o tempo e aumentar a produtividade é essencial para se manter à frente da concorrência.

Se no passado o fator preço era o maior influenciador na decisão de compra do cliente, atualmente, embora essa ainda seja uma variável importante, surgiu um novo grande fator de influência: o custo do tempo.

Nesse contexto, o cliente comprará daquela marca que oferece a melhor relação entre esse custo e o preço do produto. Por isso, na correria em busca do aumento de produtividade, existem 2 grandes players que devem fazer parte da rotina de qualquer organização que quer conquistar novos clientes e fechar mais negócios: tecnologia e gestão de tempo.

As empresas que souberem aliar esses 2 fatores serão aquelas com um grau maior de competitividade no mercado e, consequentemente, com melhores resultados.

É justamente isso o que você vem buscando? Pois então veja a seguir os benefícios que a otimização do tempo pode trazer para sua empresa, bem como algumas dicas para fazer seu dia a dia render ainda mais!

Delegando atividades

Sabemos o quão complexas e numerosas podem ser as rotinas dentro de uma empresa. E por mais que você queira ter a garantia de que todas as atividades estão sendo executadas com precisão, é humanamente impossível conseguir gerenciar tudo com qualidade.

Por esse motivo, é fundamental que você saiba a importância de se delegar atividades, seja para outros profissionais, seja para outras empresas ou soluções tecnológicas, por exemplo.

A ideia aqui é otimizar as rotinas, compartilhando responsabilidades e aumentando a capacidade de execução dos processos. Afinal, como é muito difundido em todos os campos: duas cabeças pensam melhor que uma.

Um grande exemplo produtivo dessa prática é a delegação da gestão de documentos e contratos por meio de uma plataforma especializada e, principalmente, informatizada.

Essa medida pode não só reduzir os custos operacionais na hora de assinar e enviar documentos, mas melhorar a gestão do tempo ao evitar erros, retrabalho, além de substituir processos lentos, manuais e baseados no uso de papel por uma alternativa muito mais moderna e ágil.

Reduzindo o desgaste interno do negócio

Quando se trabalha sempre sob pressão, com prazos apertados e sem as ferramentas necessárias para otimizar os processos, não é incomum a empresa sofrer com problemas de produtividade e, no pior dos cenários, também de qualidade.

O fato é que gerir bem o tempo, invariavelmente, também tem uma estreita relação com a cultura e infraestrutura da companhia. Afinal de contas, se os gestores e colaboradores têm à sua disposição as ferramentas necessárias ao bom trabalho, certamente poderão executá-lo de maneira mais ágil e produtiva.

Em grande medida, essa realidade interfere no clima interno da empresa. Quando há uma infraestrutura completa, dotada dos recursos necessários para a execução dos processos, o trabalho é otimizado.

Por outro lado, quando ausentes esses recursos, muita coisa acaba recaindo sobre os colaboradores, que na maioria dos casos precisam executar tarefas repetitivas, burocráticas e desmotivadoras.

Logo, fica claro que reduzir o desgaste interno da empresa por meio da modernização dos processos e reforço da infraestrutura também ajuda a melhorar o aproveitamento do tempo.

Otimizando reuniões

As reuniões são, sem dúvida, uma poderosa ferramenta de alinhamento empresarial, organização, além de fazerem parte da rotina de qualquer empresa. Mas você há de concordar que elas podem facilmente se tornar um dreno de tempo e produtividade do negócio, sobretudo quando são realizadas única e exclusivamente para cumprir um cronograma.

Nesse sentido, a nossa recomendação é sempre buscar otimizar as reuniões da sua empresa. Seja em questão de conteúdo das discussões, seja em relação à periodicidade com que são feitas, é preciso que tudo atenda a um propósito maior e gere efeitos positivos para a empresa. Caso contrário, as reuniões só desperdiçarão um tempo preciso.

Imagine uma empresa que convoca reuniões com frequência para tratar de todo tipo de assunto, desde questões simples até as mais complexas. Certamente é possível otimizar esse tempo, realizando reuniões apenas para tratar de assuntos relevantes e que demandem a presença de outras pessoas.

Além disso, é preciso avaliar se há realmente a necessidade de se reunir todos os membros de maneira física. Em outras palavras, é possível discutir a pauta de reunião por outros meios, como videoconferências ou chamadas em grupo, por exemplo.

Isso porque, quando se realiza reuniões com muitas pessoas é muito comum haver atrasos, ausências e, no pior dos casos, cancelamento. Evidentemente, esse tipo de situação gera um prejuízo de tempo e produtividade enorme para a empresa.

Programando compromissos com antecedência

Quando o assunto é a gestão do tempo, uma coisa é certa: o dia tem a mesma duração para qualquer pessoa, e não há nada que se possa fazer para mudar isso. No entanto, é possível aproveitar o tempo com mais qualidade. Para isso, planejamento é a palavra de ordem.

Pessoas que têm uma grande quantidade de compromissos, como os gestores, precisam otimizar ao máximo sua rotina. Qualquer tempo “livre” na realidade não pode ficar livre, a menos que não exista nenhum outro compromisso.

Daí surge a necessidade de organizar as suas atividades com antecedência. Seja por meio de listas, agenda ou aplicativos, o importante é manter todos os seus compromissos anotados e organizados, para que possa simplesmente cumpri-los, sem nenhum tipo de dúvida, atraso ou erro.

Como dica, reúna todas as suas tarefas e separe-as em curto, médio e longo prazo. Além disso, avalia aquelas tidas como urgentes, bem como aquelas mais complexas, que podem demandar mais tempo.

Adotando esse tipo de postura, você se torna mais “dono do seu tempo”, pois consegue ter visibilidade sobre sua rotina, melhorando sua produtividade e reduzindo a probabilidade de se esquecer ou não dar a devida importância para uma tarefa.

Cumprindo metas e objetivos

A gestão do tempo ajuda a trabalhar melhor com metas e objetivos. Você com certeza já ouviu essas 2 palavras, mas sabe que de fato existe uma diferença entre elas?

Não tem mistério: os objetivos são o que você deseja alcançar, tanto que você deve tê-los bem em mente todos os dias, enquanto as metas são esses mesmos objetivos, porém com um prazo para serem cumpridas.

Trabalhar com metas bem definidas é a melhor forma de criar motivação e garantir que você alcançará melhores resultados de produtividade no seu dia a dia. Por isso, tire um tempo a cada semana para anotar tudo o que precisa ser feito e até quando.

Com isso devidamente delimitado, é possível planejar como será esse desenvolvimento, buscando a otimização do tempo de entrega. Esse planejamento é decisivo para o sucesso de suas atividades.

Ganhando foco e produtividade

Você já ouviu falar sobre a Técnica Pomodoro? Ela é bem conhecida justamente pelos benefícios que traz à rotina de trabalho de qualquer pessoa. Desenvolvida no fim da década de 80, essa técnica se baseia na premissa de que trabalhar em blocos de tempo pode melhorar a agilidade do seu cérebro e estimular o foco.

Seu criador, o italiano Francesco Cirillo, descobriu que 25 minutos é o tempo ideal para cada bloco de trabalho — a esses períodos, deu-se o nome de pomodoros.

O intervalo entre cada pomodoro deve ser de 5 minutos, tempo que deve ser usado para o descanso. Vale fazer um alongamento, esticar as pernas, checar o WhatsApp ou qualquer outra atividade que o faça relaxar.

No final dos 5 minutos, você deve voltar a focar totalmente no trabalho por mais um bloco inteiro de 25. Isso deve ser feito 4 vezes seguidas. No quinto intervalo, descanse por 30 minutos.

Além de ajudar a melhorar o foco e aumentar a produtividade, a técnica também contribui para que você estabeleça prazos, analisando quantos pomodoros gasta para realizar cada uma das suas tarefas de trabalho. Você logo perceberá como impor a si mesmo esses limites pode fazer maravilhas por sua agilidade e seu rendimento.

Criando rotinas de organização

Trabalhar em uma grande empresa significa lidar com uma altíssima quantidade de informações diariamente. São e-mails chegando a todo mundo, documentos impressos, arquivos digitais e assim por diante.

Com tudo isso acontecendo simultaneamente, é mais que comum deixar a organização de lado para ir amontoando papéis na mesa, bem como arquivos e pastas na área de trabalho do computador.

Por isso, é importante prestar atenção à organização do seu ambiente e das suas ferramentas de trabalho. Ganhe tempo organizando tudo o que está a seu alcance.

Afinal, por mais que o dia a dia de uma grande empresa seja uma correria desenfreada, deixar essas atividades de organização de lado pode comprometer o andamento das suas tarefas. Para não correr o risco, vale se dedicar a esse preparo o quanto antes.

Reconhecendo a importância dos intervalos

Ser produtivo e otimizar o tempo não é sinônimo de trabalhar ininterruptamente. Muito pelo contrário: pausas são necessárias ao longo da rotina, sobretudo em atividades de exigem mais do corpo ou da mente.

Na verdade, um dos fatores que mais prejudicam o bom aproveitamento do tempo é o cansaço. Por isso, é fundamental separar um tempo para o descanso ao longo da jornada de trabalho e entre uma e outra.

Isso certamente trará mais conforto, permitindo a você se dedicar por mais horas ao que tem que fazer, além de aumentar a concentração e motivação — fatores essenciais ao desempenho de qualquer atividade.

Vale lembrar que, enquanto gestor, você pode fiscalizar e garantir que os colaboradores estão tendo as pausas necessárias ao longo do dia. Isso porque, além de ser um direito previsto em lei, como vimos, também interfere no rendimento do profissional.

Usando a tecnologia como aliada

A correria, a cobrança e as responsabilidades do dia a dia são determinantes na saúde mental (e até física) de uma pessoa. De fato, a maior parte da população passa tempo demais trabalhando, muitas vezes em ambientes fechados, o que pode gerar estresse e comprometer sua produtividade.

Porém, com o avanço da internet e das novas tecnologias, hoje é possível contar com uma infinidade de alternativas que ajudam a solucionar esses problemas, mantendo a conectividade e a produtividade a todo momento.

Alguns apps ajudam na organização das atividades de trabalho, fazendo uma lista de tudo o que deve ser feito e controlando o tempo de conclusão de cada tarefa. Já outros aplicativos, criados com base na Técnica Pomodoro, ajudam a controlar seus blocos de trabalho e tudo o que foi desenvolvido neles.

Outra boa maneira de usar a tecnologia a favor da gestão de tempo envolve a otimização do fluxo de documentos tanto dentro como fora da empresa, com todos aqueles papéis que devem ser assinados e devolvidos às áreas de origem.

Como esse fluxo é muito alto, quando não otimizado, pode representar perdas significativas de tempo na rotina do negócio. Por isso, é preciso buscar alternativas inteligentes. Entra aí a assinatura eletrônica, que simplifica boa parte do processo e faz com que todos na empresa ganhem um tempo precioso.

Buscando ferramentas e parcerias

Administrar a rotina com eficiência é um desafio que todo profissional enfrenta diariamente. No entanto, é preciso elevar o aproveitamento à condição de verdadeira meta na empresa. Buscar de diferentes formas ganhar produtividade, reduzir o retrabalho e as perdas com erros nos processos é, sem dúvida, o melhor caminho para manter um negócio competitivo.

Nesse contexto, investir em um conjunto de ações que auxilie na otimização do tempo de entrega de cada atividade, bem como no recebimento e na resposta de produtos e serviços, como vimos, pode ter um impacto direto nos resultados da empresa. É seu papel buscar as parcerias certas e as ferramentas ideais para que o tempo da sua empresa e dos seus clientes seja valorizado.

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