Como se organizar no trabalho? Veja exemplos de como fazer!

A capacidade organizacional parece ser um “dom”: você tem ou não tem. Mas, na verdade, as competências organizacionais podem ser aprendidas e melhoradas, tal como qualquer outra competência social comportamental. E vale a pena aprender. Pessoas organizadas têm menos probabilidade de esquecer tarefas importantes e tendem a se sentir menos estressadas.

Depois que tudo estiver pronto, saberemos onde encontrar nossa lista de tarefas diárias, como obter os modelos que usamos com frequência e quais e-mails precisamos enviar em determinada data. Isso deixa mais tempo e espaço para debater ideias, criar e resolver problemas de maior impacto.

Se você deseja desenvolver ou aprimorar essa habilidade e saber mais sobre como se organizar no trabalho, continue a leitura e confira o nosso artigo agora mesmo!

Qual a importância de se organizar no trabalho?

Destacar-se no trabalho nem sempre depende da sua formação, dos cursos que você fez ou das habilidades mais técnicas que você tem. Em muitos casos, tem a ver com a forma como você administra seu tempo e controla suas atividades diárias. Afinal, ser uma pessoa organizada permite que você:

• conclua as tarefas no prazo, sem ficar sobrecarregado;

• produza ou execute um projeto com alta qualidade;

• entregue os resultados esperados e até os supere;

• obtenha mais controle sobre sua vida diária e supere-a com facilidade;

• aumente a sua produtividade e até a produtividade de quem trabalha.

Além disso, a organização ajuda a reduzir o estresse, porque quando sabemos onde estão as coisas, podemos fazer mais, sem nos sentirmos sobrecarregados.

Como organizar o dia a dia de trabalho?

A organização pode parecer cansativa, especialmente se não for o seu forte. Mas como muitas coisas no trabalho, podemos resolver problemas organizacionais dividindo-os em etapas menores e mais gerenciáveis. Se você está procurando maneiras de organizar tarefas individuais, atividades do projeto ou até mesmo todo o sistema da sua equipe, comece seguindo as dicas a seguir.

Faça uso de agendas ou aplicativos de gerenciamento de tarefas

Você planeja sua semana? Isso pode parecer óbvio, mas se você não registrar as funções que precisa realizar durante a semana, pode não saber o que requer sua atenção e no que precisa se concentrar.

Uma boa dica é utilizar um calendário virtual para agendar reuniões das quais você participará e quaisquer eventos que envolvam seu trabalho. Isso se aplica a escrever mensagens de texto, conversar com colegas, verificar sua caixa de entrada de e-mail e até mesmo reservar um intervalo.

Você pode usar diversas plataformas ou aplicativos, basta procurar, testar e descobrir o que funciona melhor para você.

Priorize atividades mais importantes

Você pode não ser o tipo de pessoa que quer abraçar o mundo com projetos diferentes, mas deve ter recebido dezenas de tarefas para executar, certo?

Independentemente de quantas atividades você tenha em sua lista, é necessário focar em uma por vez. Isso evita que você comece muitas coisas ao mesmo tempo sem concluir as entregas anteriores, e ainda garante a qualidade da entrega.

Por isso, comece o dia fazendo uma lista das coisas mais importantes. Sabemos que nos negócios tudo pode ser urgente. Mas você precisa entender quais são suas responsabilidades e quais são suas prioridades para que seu trabalho diário funcione com mais tranquilidade.

Organize o espaço de trabalho

Quando arrumamos nosso espaço de trabalho e eliminamos todas as distrações, ficamos mais criativos e confiantes, podendo até diminuir a ansiedade. Isso também se aplica à desordem digital. Todos aqueles e-mails não lidos e tarefas atrasadas resultam em pilhas de documentos ​​em seu espaço de trabalho.

Em vez de deixar as coisas se acumularem até se tornarem opressivas e incontroláveis, reserve um tempo toda semana, mês ou trimestre para remover itens desnecessários sempre que funcionar para você.

Faça uma gestão do tempo

A gestão do tempo é uma parte importante da organização do seu dia. Se você não tiver controle sobre seu tempo, não terá controle sobre suas tarefas. Felizmente, assim como a organização do seu espaço, o gerenciamento do tempo também pode ser aprendido.

Existem inúmeras dicas e estratégias que você pode implementar para gerenciar melhor seu tempo. Sendo assim, não tenha medo de experimentar técnicas diferentes até encontrar uma que funcione para você. Dê uma olhada em algumas a seguir!

Time blocking ou blocos de tempo

Nesse método, todos os momentos do dia são agendados, incluindo reuniões, tarefas e tudo mais, desde navegar pelas redes sociais até fazer uma pausa para o café. Ao criar um cronograma detalhado, você terá mais controle sobre sua programação. Com isso, você terá uma ideia clara de como utilizar seu tempo e onde pode melhorar.

Metodologia GTD (Getting Things Done)

A abordagem GTD capacita as pessoas a assumir o controle de suas vidas diárias, ajudando-as a organizar suas tarefas e a viver uma vida mais consciente. Ele se concentra em transferir todos os itens, tarefas e projetos de interesse de sua mente para um local externo, seja ele no mundo físico, seja no virtual. O objetivo é limpar sua mente dessas “obrigações” para que você possa controlá-las.

Você documentará esses itens externamente e depois os dividirá em etapas práticas que você pode executar. Ao registrar essas etapas, o foco está, principalmente, em agir nessas tarefas, em vez de apenas observá-las e pensar “preciso fazer isso”.

 Técnica Pomodoro

Essa técnica tem como principal objetivo ajudar você a se concentrar tanto quanto possível no seu trabalho. Funciona de maneira simples: cada bloco consiste em 25 minutos de trabalho, seguidos de 5 minutos de intervalo. Durante o Pomodoro, limite as distrações e desligue as notificações. O objetivo é focar apenas na tarefa em questão.

Que tal ter uma organização eficiente no seu dia a dia?

Para se organizar no trabalho, otimizar o tempo e agilizar as atividades, a tecnologia deve ser utilizada em seu favor. Isso porque, por meio dela, diversas funções necessárias para esse fim podem ser executadas. Entre elas estão:

• proporcionar fluidez das tarefas ao longo do processo, pois uma vez concluídas, passam automaticamente para a próxima etapa;

• automatizar tarefas importantes do fluxo de trabalho;

• compartilhar informações de forma mais eficaz entre departamentos;

• documentar todo o fluxo de trabalho;

• proporcionar padronização de processos internos.

Por esses motivos, o uso de soluções da Docusign, como o CLM e a assinatura digital, pode ser vital para o seu dia a dia.

Como vimos, a forma de se organizar no trabalho pode trazer diversas vantagens para o seu dia a dia de trabalho, como aumento de produtividade e melhor controle sobre suas atividades profissionais. Implementar essas dicas organizacionais e simplificar sua vida diária exige esforço e tempo. Porém, a arrumação inicial facilitará sua vida mais tarde.

Agora que você já sabe como o uso de tecnologias pode influenciar em como se organizar no trabalho, que tal conhecer as soluções da Docusign? Clique aqui e faça seu teste grátis por 30 dias.