Organização empresarial: tipos, exemplos e dicas para acrescentar a agilidade

Investir em organização empresarial pode parecer assustador em um primeiro momento. Mas você sabia que umas das principais razões para negócios fecharem em menos de 2 anos depois de abrirem é a falta de conhecimento de gestão?

Neste artigo você vai se aprofundar um pouco mais no assunto organização empresarial. Saiba para que ela serve, quais são os tipos mais comuns e como trabalhar de forma cada vez mais ágil. Continue a leitura para saber mais!

O que é organização empresarial?

A organização empresarial é a maneira como cada empresa cuida de todas as suas etapas de trabalho. Tudo passa pela organização empresarial:

• a hierarquia da empresa;

• a escala dos funcionários;

• orçamentos de cada setor;

• catalogação e forma de acesso a documentos;

• e até mesmo quanto se gasta com o café.

Um gestor organizado consegue entender melhor como a empresa funciona, qual setor está gastando mais e o que fazer para torná-lo mais produtivo. Com documentos organizados e acessíveis, todo o processo de trabalho fica mais rápido e eficiente, além de reduzir a burocracia.

Muitas empresas modernas estão investindo cada vez mais em ferramentas que auxiliam a gestão empresarial, como é o caso da Messer Gases, que ganhou escalabilidade e eficiência operacional com a assinatura eletrônica.

Para que serve?

A organização empresarial tem muitas utilidades no mundo corporativo. Uma delas é a redução de custos. Quando gestores têm informações catalogadas e disponíveis, é mais fácil entender onde a empresa está perdendo dinheiro. Assim, podem pensar em estratégias para diminuir despesas. 

Outra consequência é uma melhora na qualidade do serviço. Desde o processo de produção até o relacionamento com o cliente, as empresas organizadas são muito mais eficientes e conseguem resolver os problemas com mais rapidez.

E para encerrar, a escalabilidade da empresa, ou seja, uma forma de produzir e vender mais sem necessariamente gastar mais, é altamente conectada com a agilidade da organização empresarial.

Quais são os tipos de organização empresarial?

Existem formas diferentes de se organizar uma empresa, dependendo do tamanho, do estilo ou ainda do perfil de quem administra. Vamos conferir três modelos a seguir.

Organização Funcional

Como o próprio nome sugere, este tipo de organização é determinada pela função de cada departamento da empresa. Cada setor tem um dirigente especialista na área, que atua dentro do seu departamento, mas não interfere nas tomadas de decisão dos outros.

Os coordenadores das várias áreas respondem somente pelo seu setor, de uma maneira bastante focada e especializada. Acima de todos está apenas o Diretor Executivo, esse sim com autoridade para interferir nas decisões de todos os setores.

O lado bom desse tipo de organização é o fato de cada líder ser um profundo conhecedor de seu setor e conseguir tomar decisões mais acertadas e com mais segurança. Por outro lado, os departamentos acabam funcionando de forma muito isolada, dificultando a comunicação e a troca de informações.

Organização Linear

Este tipo de organização é a mais conhecida e mais tradicional. Os níveis de hierarquia são bem definidos e as decisões são sempre top-down, ou seja, do topo para baixo.

Os profissionais do topo do comando são responsáveis pelas tomadas de decisão e pela criação de estratégias, comunicando o que foi decidido aos subordinados que trabalham cumprindo ordens.

Por um lado, essa organização é fácil de ser implementada e as decisões podem ser executadas com mais rapidez, pois há apenas um sentido vertical de decisão - aplicação. Por outro lado, os líderes ficam sobrecarregados sem poder delegar parte de seu trabalho. Também pode ocorrer problemas de comunicação quando a informação parte do topo e passa por muitos níveis para chegar na base.

Linha-Staff

Aqui existe a tentativa da união das duas maneiras de organização já citadas. Utilizar a hierarquia e as especialidades para diminuir os pontos negativos de cada uma.

Existe portanto um comando hierárquico, ao mesmo tempo em que os diferentes departamentos têm autonomia de trabalho e interagem mais entre si. A ideia é uma maior cooperação entre os diversos setores, mas ainda seguindo uma hierarquia regida pelos coordenadores de cada área.

O grande lado positivo é uma troca muito maior de informações e uma equipe que trabalha de forma cooperativa para atingir objetivos em comum. O lado negativo pode aparecer no convívio entre os funcionários. Como os gestores interferem em áreas diferentes, mas sem poder realmente tomar decisões fora de seus departamentos, podem ocorrer conflitos.

Como a agilidade é importante na gestão destes processos?

Agilidade é uma característica primordial do momento em que vivemos. Com as empresas cada vez mais inseridas no contexto da cultura digital, resolver qualquer questão da companhia com rapidez garante permanecer competitivo no mercado de trabalho.

As necessidades internas de uma empresa, como traçar estratégias eficazes, controlar incertezas, gerenciar conflitos, encorajar a produtividade da equipe e corrigir erros precisam ser atendidas com rapidez.

Quando os processos estão organizados e alinhados com os objetivos do negócio, qualquer tomada de decisão ganha agilidade.

Quais as melhores dicas para ter agilidade na organização empresarial?

Agilidade na gestão significa menos burocracia. Hoje, já estão disponíveis no mercado inúmeras ferramentas digitais que auxiliam a organização empresarial. Desde planilhas eletrônicas e ferramentas de gestão até plataformas de disparo de e-mails e automação de marketing, tudo passa pelo digital.

Assim, investir em tecnologia é fundamental. Todas essas ferramentas conectadas vão agilizar processos e permitir aos funcionários investir mais tempo em um trabalho criativo e eficaz ao invés de perder tempo com burocracia.

Um exemplo simples e muito bem-sucedido dessas ferramentas é a assinatura eletrônica. A Docusign oferece um serviço de assinatura eletrônica que permite aos usuários assinarem documentos de qualquer lugar do mundo. A assinatura é rápida, eficiente e segura.

A Icatu, utilizando a assinatura eletrônica, por exemplo, conseguiu reduzir de 15 dias o tempo de finalização das propostas comerciais para, em média, um dia para 60% dos documentos, e até dois dias para 80% dos documentos. 

Seja qual for o tamanho da sua empresa, investir nas tecnologias certas para auxiliar na organização empresarial pode permitir crescimento e fortalecimento no mercado.

Como tornar sua empresa mais ágil e escalável

Mais do que contar com um produto de qualidade ou ter estratégias comerciais eficientes, é fundamental que as organizações tenham tanto a escalabilidade quanto a agilidade no cerne de todas as suas práticas para que consigam evoluir - e ambos conceitos estão diretamente ligados à organização empresarial.

Mas como tornar sua empresa mais ágil e escalável afinal? Quais metodologias ágeis podem ser implementadas na empresa? Como a automatização de processos e tarefas se encaixa nesse cenário? Tire todas as suas dúvidas sobre o assunto no nosso guia gratuito de agilidade e escalabilidade e impulsione os resultados da companhia de forma inteligente! Clique aqui para acessar.