Ordem de compra: como a gestão eficiente melhora o desempenho do seu negócio

As empresas também são consumidoras. Elas precisam adquirir produtos e serviços para que suas operações aconteçam e, até mesmo, possam seguir com a fabricação das suas próprias mercadorias. É por isso que a ordem de compra é um documento que faz parte do dia a dia de qualquer organização.

Toda aquisição precisa estar muito bem registrada para que o controle de compras seja preciso. Isso evita quebra de orçamentos, prejuízos financeiros, custos excessivos com armazenamento, entre outros problemas que tendem a comprometer a gestão e a saúde financeira do negócio.

Gerenciar da maneira correta esses documentos contribui para o bom desempenho das empresas. Foi pensando nisso que preparamos este artigo com a colaboração de Norbert Otten, Diretor LATAM de Soluções na Docusign. A intenção não é explicar para você o que é ordem de compra, e sim mostrar como gerenciar os pedidos com eficiência e contar com ferramentas como assinatura eletrônica e CLM ajudam na gestão. Confira!

Quais são os benefícios de uma gestão eficiente de ordens de compra?

Imagine se o setor de compras aprovasse de maneira indiscriminada todos os pedidos que vêm de todos os setores da empresa. É muito provável que diversas aquisições indevidas acontecessem. Além do fato de perder completamente o controle financeiro dessas transações.

É por isso que tudo precisa seguir um fluxo de trabalho preestabelecido. Os setores da empresa devem manter alguns padrões na hora de fazer as requisições. Os responsáveis precisam saber como fazer uma ordem de compra e quais políticas respeitar para manter o processo estruturado.

Uma vez que existem essas regras e organização, fica mais fácil fazer a gestão dos documentos, e isso traz uma série de benefícios. Veja a seguir os principais.

Redução de custos de armazenamento

A criação e o registro da ordem de compra permite fazer uma gestão de estoque muito mais eficiente, seja ele de insumos e matéria-prima ou de produtos para a revenda. A gestão bem realizada é essencial para que a empresa mantenha os custos de armazenamento sob controle.

É possível ter uma visibilidade mais ampla das negociações e aquisições. Otten reforça que a falta de gestão afeta negativamente as finanças da companhia.

“Isso fere diretamente o faturamento e o lucro das empresas, além de tirar toda a visibilidade dos negócios fechados, sejam eles compras, vendas, parcerias ou contratações de força de trabalho. Sem visibilidade do que efetivamente foi contratado pela empresa, muita lucratividade é perdida”.

Prevenção de escassez de produtos

A situação contrária também pode acontecer. Quando não há gestão dos pedidos de compra, existe o risco de faltar algo para a empresa. Pode ser a matéria-prima, os insumos para a produção ou para o escritório e até mesmo os itens que serão revendidos.

Mas quando existe um controle bem estruturado, tanto os setores da companhia quanto a área de Compras conseguem acompanhar a necessidade de novas aquisições. Assim, elas são feitas no momento exato, sem sobrar nem faltar.

Aumento da eficiência operacional

Uma simples ordem de compra feita no momento certo pode garantir o bom andamento dos processos de uma empresa. Afinal, se faltar uma matéria-prima, a tendência é que toda linha de produção pare para esperar a reposição.

Portanto, uma gestão adequada dos documentos garante a eficiência operacional da companhia. É o que mantém a fluidez das rotinas, garantindo que os processos aconteçam sem falhas.

Como evitar conflitos e garantir conformidade com a ordem de compra?

É fundamental que a ordem de compra esteja perfeitamente alinhada às requisições feitas pelos setores da empresa. Ao mesmo tempo, o documento precisa respeitar as regras e políticas estabelecidas pela companhia.

Portanto, a gestão é muito importante para que não haja conflitos e a ordem de compra esteja em conformidade com tudo isso. Mas o que fazer para promover esse alinhamento? Confira a seguir algumas boas práticas.

Transparência e documentação clara

É fundamental que exista total transparência nas informações contidas na ordem de compra. Como dito, ela precisa seguir algumas regras e políticas e, para que não haja problemas, os setores que fazem as requisições também devem estar a par sobre como tudo funciona.

Nesse ponto, a tecnologia é uma grande aliada, porque facilita essa comunicação e o compartilhamento de informações. Manter processos digitalizados, segundo Otten, é bastante vantajoso por permitir que as equipes trabalhem com o mesmo foco.

“A segurança de ter tudo logado e facilmente auditado traz ainda mais facilidade nos processos de conformidade e governança”, explica o líder..

Alinhamento com políticas internas e regulamentos externos

Estabelecer diretrizes é indispensável para que toda ordem de compra esteja padronizada conforme aquilo que a empresa determina. Assim, podemos implementar estratégias de compras que também estejam alinhadas às necessidades, objetivos ou metas do negócio.

É o que orienta a tomada de decisão na hora de fazer as aquisições para que elas estejam dentro de um limite. Mas, ao criar a política de compras, é interessante considerar, ainda, possíveis regulamentos externos. Dessa forma, garantimos o total alinhamento das requisições e da ordem de compra em si, para que esteja dentro de escopos.

Como emitir e acompanhar as ordens de compra do seu negócio?

Geralmente, as negociações entre uma empresa e seus fornecedores funcionam com base em acordos. O problema acontece quando ocorrem falhas na hora de gerenciar esses acordos, inclusive porque os processos ainda não estão digitalizados.

“Sabemos que um dos últimos, e talvez o mais importante, ponto ainda não digitalizado de qualquer negócio é o sistema de acordos, mas é interessante contar com a tecnologia nesse sentido para fazer uma boa gestão da ordem de compra", pontua Otten. 

É possível utilizar um sistema de gestão de compras para automatizar tarefas e fazer a conexão entre processos e sistemas. Isso vai agilizar o trabalho de todas as equipes envolvidas.

A automatização é uma grande tendência entre as empresas. Tanto que, segundo o estudo IDC, Tendências TIC 2024, 34% das companhias da América Latina visam direcionar seus investimentos de TI para a automatização de processos.

Com o uso de tecnologias, também é possível que as solicitações sejam feitas por meio de formulários online customizáveis. É válido estabelecer alguns modelos para que não seja necessário criar os documentos a partir do zero. Isso ajuda na produtividade.

Sem falar que, com ferramentas integradas, os times se mantêm conectados e as informações são centralizadas, facilmente consultadas, gerenciadas e analisadas para promover melhorias sempre que necessário.

Otten conta que já existem empresas que trabalham dessa forma e que isso traz reflexos positivos para os processos delas, além de evitar prejuízos que poderiam acontecer devido à falta de gestão.

“São departamentos de compras que negociam seus contratos de forma muito mais ágil, com elementos e informações vindos de outros sistemas de serviço. Conseguem entender como está a entrega do que foi contratado para ajudar na negociação das renovações, emitir notificações contratuais e até eventuais multas de forma totalmente automatizada”, conta o especialista.

Com a digitalização e o uso de tecnologias, você consegue, então, criar a sua ordem de compra e até mesmo coletar assinaturas também no meio digital. Ainda acompanha as ordens, arquiva esses documentos e faz revisões, consultas e análises com muito mais facilidade, mantendo uma boa gestão dos acordos do seu negócio.

Considere que a ordem de compra é um documento oficial da empresa. Por isso, é essencial que exista uma padronização na hora de criar e de gerenciar esses pedidos. Com a tecnologia, tudo se torna muito mais simples e preciso para que essa gestão seja realizada com eficiência e precisão.

A Docusign disponibiliza diversas soluções para você otimizar a gestão do seu negócio. Entre em contato para saber mais.