O que é home office? Entenda esse conceito de uma vez por todas

Você sabe o que é home office? Ter o escritório na sala ao lado, longe do congestionamento ou da lotação do transporte público, tomar café da manhã com calma, dormir uns minutinhos a mais ou, quem sabe, até trabalhar de pijama: esse é o sonho de 49% dos funcionários brasileiros.

Em uma era de mobilidade nas empresas, não somente as pessoas, mas o próprio mundo corporativo se abre para a possibilidade do trabalho remoto ou home office, termo mais popular em inglês. Isso porque, atualmente, quase todos os passos das pessoas físicas e jurídicas ocorrem via computação em nuvem, de forma que não é mais tão necessário aglutinar os colaboradores no mesmo espaço físico para produzir.

Na verdade, o raciocínio é inverso: inúmeras pesquisas mostram que a produtividade de quem atua em home office é cerca de 13% maior. Além disso, com a força de trabalho fora da empresa, reduz-se a pressão por espaço, os custos com energia elétrica e os materiais de escritório. Parece bom para todos, certo?

Neste post, você vai entender mais detalhes sobre o que é home office, por que esse modelo de colaboração é crucial ao sucesso corporativo e quais recursos tecnológicos podem ajudar nessa nova geografia laboral!

Afinal, o que é home office? Qual a relação dele com a mobilidade nas empresas?

Home office é uma forma de relação de trabalho na qual o colaborador atua a distância. Para isso, faz uso dos meios computacionais para produzir junto à empresa, como se estivesse presente fisicamente no escritório.

Com a modernização das redes móveis e da infraestrutura de banda larga, a popularização da computação em nuvem e o surgimento dos modernos sistemas de gestão empresariais, tornou-se possível ao colaborador atuar da residência dele, no mínimo, com a mesma eficiência do trabalho presencial.

O trabalho remoto foi inicialmente visto com desconfiança por conta da necessidade de mudar a forma de pensar a direção e a condução do capital humano. Entretanto, a possibilidade de rastrear os detalhes da atuação profissional (como horário de entrada no sistema, produção por hora e índice de acertos) logo derrubou o mito de que quem trabalha em casa não é passível de alta produtividade e gestão.

Na verdade, em muitos casos, a descentralização fortalece a direção sobre os empregados, já que todo o monitoramento é fincado em dados, e não no olhar subjetivo do gestor. Esses são alguns dos detalhes que explicam por que o teletrabalho se tornou comum nas organizações. O outro é a explosão de produtividade, consequência direta da mobilidade corporativa.

Por que quem trabalha de casa produz mais?

Se você é gestor, já parou para pensar quantas horas por semana seus colaboradores perdem com distrações? Na outra ponta, se é funcionário, tem ideia do quanto desperdiça diariamente em produtividade com conversas com os colegas e cafezinhos na copa?

Segundo pesquisa do CareerBuilder, feita em 2016, 27% dos patrões classificam as conversas paralelas como um dos fatores críticos para a produtividade no trabalho. É aqui que repousa uma das grandes vantagens da mobilidade nas empresas.

O trabalho em casa mergulha o colaborador mais intensamente nas tarefas laborais — considerando que a maioria realiza suas atividades em um quarto/escritório isolado. Isso ajuda a aumentar o nível de concentração e, portanto, a produtividade.

Outra razão evidente do aumento da produção é a simples retirada do tempo de deslocamento da jornada. Esse acréscimo acaba sendo revertido em mais tarefas realizadas, o que é excelente à capacidade produtiva da organização. Há, ainda, uma variável mais intangível, mas não menos relevante: o nível de estresse.

Em uma pesquisa recente sobre o tema, 82% dos trabalhadores reportaram níveis menores de tensão ao trabalharem de casa. Com uma carga emocional mais leve, há maior liberação de dopamina e serotonina, neurotransmissores que atuam influenciando o humor e a sensação de prazer. Com maior grau de satisfação no trabalho, é natural que haja aumento de entregas individuais.

Quais são os benefícios do home office?

Como você já deve ter percebido, o trabalho remoto é um instrumento valioso de aumento de produtividade global na empresa. Além disso, colabora para uma melhora no clima organizacional.

Com trabalhadores mais ativos e mais satisfeitos, reduzem-se indicadores como turnover (rotatividade), absenteísmo, retrabalho, entre outros. É por isso que tantas companhias e colaboradores têm tirado proveito do home office. Em essência, essa descentralização do trabalho traz à empresa:

• aumento de produtividade;

• redução dos erros;

• elevação na qualidade das entregas;

• melhora no clima organizacional;

• diminuição de custos;

• redução dos conflitos internos;

• aumento do engajamento;

• atração de talentos da geração Z;

• capacitação do colaborador para se tornar mais autônomo e capaz de resolver problemas.

E traz ao empregado:

• elevação da qualidade de vida;

• aumento da autoestima profissional;

• ampliação do tempo de convívio familiar;

• redução dos níveis de estresse;

• ganho de autonomia e senso de responsabilidade;

• modulação da autodisciplina.

Quais são as dicas fundamentais para ser mais produtivo no home office?

A mobilidade digital levou a um redesenho completo na forma de pensar a prestação de serviços na empresa. Mas o sucesso da iniciativa depende de ter as ferramentas certas e a postura correta diante de um modelo de trabalho “mais livre” da direção visual.

Senso de autogerenciamento

Se você pretende fazer home office, ou está pensando em colocar seus funcionários para trabalhar em casa, é fundamental entender que o teletrabalho pressupõe autodisciplina, senso de responsabilidade e proatividade, ou seja, iniciativa para resolver problemas.

 Organização

A organização é o princípio para o sucesso do home office. É importante mapear e planejar todo o fluxo de trabalho, a fim de gerenciá-lo a distância. Assim, toda a equipe pode ter o suporte necessário para exercer suas tarefas diárias com eficiência.

Avaliação prévia

O gestor pode avaliar quais funcionários são mais aptos ao teletrabalho por meio de um período de testes. Nele, as tarefas, a despeito de se manterem presenciais, serão realizadas em um local mais distante do grupo e sem intervenção constante da chefia direta.

Softwares cloud

A mobilidade nas empresas pressupõe, também, dispor de um sistema de gestão em nuvem com alto grau de segurança e que seja de fácil acesso por qualquer dispositivo (responsivo).

Infraestrutura de TI adequada na residência

A infraestrutura tecnológica presente nas residências dos colaboradores também deve ser avaliada — quais equipamentos serão usados, se os plugins estão devidamente instalados, se há antivírus pago de boa qualidade etc.

A velocidade de conexão à Internet deverá ser comprovada, sendo recomendável ao menos 30 Mb, caso haja necessidade de tramitar arquivos pesados ou fazer videoconferências.

 Ambiente adequado ao trabalho

De nada adianta ter uma boa infraestrutura se o cômodo ou espaço de trabalho do funcionário não estiver adequado. É preciso que o ambiente seja confortável, ergonômico e silencioso para que cada um possa exercer suas obrigações diárias com competência. Esses aspectos são muito importantes para conservar a saúde dos colaboradores e evitar distrações.

 Como motivar os funcionários em home office e aumentar a produtividade?

Confira algumas recomendações de motivação para equipes em home office.

Crie metas

Ser tolerante não significa fazer uma gestão sem cobranças. Isso porque o modo como cada profissional lida com o trabalho remoto varia muito. Existem funcionários que não rendem muito sem supervisão. Para evitar baixas de produtividade, elabore um cronograma de obrigações para que tudo seja cumprido.

Nesse sentido, você pode potencializar a dedicação do time por meio de metas atingíveis e competitivas. Elas podem ser individuais e coletivas. Por fim, descubra o que seus funcionários gostam e monte uma lista de recompensas de acordo com as informações coletadas.

Mantenha a comunicação

Outra maneira de manter o vínculo empregatício é facilitar a comunicação, expressando-se com clareza e empatia. Em condições de home office, líderes e gestores são os principais pontos de contato das equipes com outros setores e, até mesmo, com o software de trabalho.

Por isso, garanta que o fluxo de informações seja constante e transparente para ter eficiência operacional. Assim, você evita ruídos que prejudicam o andamento das atividades e geram retrabalhos.

Construa uma nova rotina junto à equipe

Fazer reuniões somente para chamar a atenção e dar feedbacks não é a melhor ideia. Afinal de contas, com a distância, existe uma demanda maior em relação ao alinhamento do time. Portanto, faça três reuniões de 15 minutos por semana para que os funcionários conheçam as metas, os indicadores e os resultados de suas próprias tarefas.

Ajude os colaboradores a se desenvolver

Embora o trabalho seja remoto, você, gestor, precisa controlar as demandas, como o fluxo das operações e os prazos de entrega. Por isso, conheça o perfil dos talentos que fazem parte do grupo e delegue funções de acordo com as habilidades de cada um. Dessa forma, você mantém tudo em dia e permite que os funcionários façam aquilo que gostam.

Importante! Não se esqueça de promover treinamentos e fazer atualizações. O mercado muda muito e traz inovações que precisam ser implementadas para manter a competitividade da empresa.

 O que a lei diz sobre o trabalho remoto?

Segundo a Lei 13.467/2017 (popularmente chamada de Reforma Trabalhista), o funcionário que passa a trabalhar em home office tem praticamente os mesmos diretos de quem atua em empresas. Isso engloba salário, FGTS, férias, 13°, auxílios etc. Como no regime remoto o profissional não precisa ir até a sede, o vale-transporte pode ser retirado.

O contratado pode flexibilizar sua rotina conforme os projetos (ou tarefas) que precisam ser entregues — desde que desempenhe suas obrigações de acordo com o combinado. Mesmo assim, é possível que a empresa contratante elabore um controle de jornada, que pode ser definida por normas coletivas.

Para isso, algumas companhias utilizam ferramentas para marcar horários de “entrada e saída”, sistemas de ponto móvel ou login e logout de softwares. É importante ter uma cláusula em contrato para explicar o funcionamento do home office, a fim de garantir os direitos e deveres de ambas as partes. Ademais, é necessário desenvolver confiança para que haja transparência, evitando problemas no vínculo empregatício.

O que esperar do futuro dos modelos de negócios do home office?

O futuro ainda é uma grande questão para muitas empresas, muitas empresas já estão se antecipando e criando modelos diversos, flex ou até mesmo aderindo ao home office full time. Abaixo temos algumas dicas para estimular o pensando sobre o futuro do home office:

Gestão realizada por meio de Big Data e Inteligência Artificial

O uso de informações, como falamos acima, deve estar presente na rotina de qualquer empresa. Contudo, esse trabalho de gestão não deve ser realizado de qualquer maneira. Para isso, é fundamental que as empresas se familiarizem com conceitos como Big Data e Inteligência Artificial. Isso tudo será essencial para ter controle sobre todas as operações, desde o monitoramento do desempenho da equipe até mesmo em relação aos resultados financeiros da organização. É preciso tornar o processo de gestão mais simplificado e eficiente. Com a implementação dessas estratégias, a gestão ganha em produtividade e precisão.

Novas skills exigidas para os profissionais

Os novos modelos de trabalho também exigem mudanças por parte dos profissionais. É preciso desenvolver, por exemplo, a inteligência emocional, criando a capacidade de lidar com situações e desafios mais complexos. Ao mesmo tempo, é fundamental que os trabalhadores tenham um alto nível de colaboração, trabalhando em equipe de forma produtiva e de qualquer lugar. Profissionais responsáveis apenas por gerenciar o que outros fazem durante as horas de trabalho não vão existir. É necessário que cada membro da sua equipe saiba colocar em prática as técnicas de autogestão para garantir as entregas. Assim como as empresas, eles também precisam se adaptar aos novos modelos de trabalho. O desenvolvimento do sentimento de liderança, por exemplo, é uma necessidade. Afinal, é importante que cada profissional entenda o seu papel e todas as suas responsabilidades dentro da organização. Para que a autogestão funcione, a comunicação direta e sem ruídos é outro aspecto que deve ser desenvolvido pelos profissionais e exigido pelas empresas. Flexibilidade a partir da tecnologia

A flexibilidade é parte essencial dentro dos novos padrões.

Desde a criação de uma rotina flexível para realizar suas funções, com liberdade para escolher os melhores horários de trabalho, até mesmo a possibilidade de escolher como trabalhar, tudo isso deve ser discutido em conjunto, com os gestores tomando a frente do processo para definir o método mais eficiente. A ideia é garantir que todos os profissionais encontrem a forma mais produtiva de trabalhar. Com a transformação digital e o acesso a recursos inovadores, se torna muito mais fácil garantir que o ritmo de trabalho não seja atrapalhado. É importante, então, que as organizações entendam essa tendência e adotem uma postura mais flexível em relação ao ambiente e ao modelo de trabalho.

Você pode baixar gratuitamente um ebook que fizemos sobre os novos modelos de negócios impulsionados pelo tema Home Office.

Qual a importância de contar com uma ferramenta de assinatura eletrônica?

Os recursos de mobilidade nas empresas são diversos, e a organização que deseja implementar o home office precisa ir além de um sistema de gestão em nuvem. Se o funcionário trabalha com contratos, como ele vai assinar os documentos trabalhando de casa? Vai assinar à caneta, digitalizar e mandar uma cópia ao escritório? Não é produtivo e rápido, concorda?

Daí a importância de a empresa incorporar em sua infraestrutura de TI uma ferramenta de assinatura eletrônica. Por ser hospedada em nuvem, pode ser utilizada livremente pelos funcionários, independentemente de onde estejam.

A assinatura eletrônica tem a mesma validade jurídica da assinatura à caneta, com a vantagem de não depender de autenticações notariais e poder ser feita por inúmeros interessados simultaneamente, ainda que todos estejam em áreas geográficas diferentes.

Contando com camadas de segurança de nível bancário (autenticação de dois fatores, backups automáticos, hierarquização de permissões), uma solução de assinatura eletrônica permite, por exemplo, assinar contratos no celular. Isso pode ser feito mesmo que o colaborador esteja em um local sem acesso à Internet (nesse caso, a operação será completada assim que a rede for localizada).

Trata-se de um recurso obrigatório a quem trabalha home office e às empresas que lideram o processo de digitalização de suas operações. Com ele, você pode gerenciar contratos, fazer vendas ou atuar em processos de RH. Tudo com rapidez e segurança — e a distância.

Agora que você entendeu o que é home office e a importância da mobilidade nas empresas, quer saber como isso funciona na prática? Então, teste gratuitamente, por 30 dias, a melhor ferramenta de assinatura eletrônica do mercado, já utilizada por mais de 200 milhões de usuários no mundo!