O que é CLM? Saiba como usar essa ferramenta e quais são as vantagens

Boa parte das empresas precisam lidar com os ciclos de vida dos contratos. Apesar de ser uma atividade burocrática, é fundamental para evitar problemas jurídicos e garantir o bom andamento das parcerias realizadas. Todo esse procedimento pode ser facilitado ao saber o que é CLM.

O Contract Lifecycle Management é uma solução que simplifica os processos desde antes da assinatura do documento até as etapas posteriores. Dessa forma, consegue-se reduzir a complexidade, aumentar a eficiência e diminuir os custos da operação.

Ainda tem mais informações a saber. Para se aprofundar no assunto, criamos este post. Aqui, apresentamos:

• o que é o CLM;

• para que serve;

• quais são suas etapas;

• como usá-lo na sua empresa;

• como escolher o mais adequado;

• quais benefícios são obtidos;

• qual ferramenta usar na gestão de contratos.

Boa leitura!

O que é CLM?

O conceito de CLM é uma solução voltada para a gestão do ciclo de vida dos contratos. Ela abrange desde o início até a renovação desses documentos. Por isso, todo o processo de negociação é acompanhado por essa solução, com a sua consequente formalização.

Ao aplicar esse processo de gerenciamento de contratos, sua empresa consegue automatizá-los e simplificá-los. Ao mesmo tempo, há menos erros e mais padronização das etapas de análise e verificação.

Apesar de ter esse conceito mais amplo, entender o que é CLM passa por saber que é um software para gerenciar contratos. Portanto, consiste em uma ferramenta tecnológica, como comumente é abordado no Brasil.

Devido a suas características, essa solução também permite que sua empresa ingresse na transformação digital. Isso porque suas estruturas são modernizadas e os fluxos de trabalho são simplificados.

Dessa forma, usar o CLM é uma necessidade para negócios que trabalham com contratos de maneira frequente. Isso ajuda a manter a organização e conquistar vantagem competitiva — entenderemos em seguida o porquê.

Para que serve?

O contrato é um documento que define as cláusulas de um acordo feito entre duas partes. Mais do que isso, ele segue regras predeterminadas para ter valor legal. Esse é um dos motivos que fazem ser necessário entender o que é a solução CLM.

Ao gerenciar o ciclo de vida do contrato, é mais fácil acompanhar e analisar todas as cláusulas. Da mesma forma, fica mais simples entender quando o documento precisa de renovação, alterações e mais.

Isso porque toda a atividade passa a ser 100% automatizada. Portanto, são mais ágeis e precisos. As funcionalidades da solução também trazem mais eficiência para a gestão do ciclo de vida do cliente. Outros fatores que mostram para que serve o CLM são:

• capacidade de fazer negócios mais rápido;

• fortalecimento da conformidade, padronizando processos;

• impulsionamento da inteligência comercial e de negócios, a fim de encontrar respostas a questões críticas da sua empresa.

Portanto, um bom gerenciamento dos contratos impacta o seu negócio de maneira positiva. Dessa forma, você também aprimora os processos de sourcing e estabelece um relacionamento melhor com os diferentes stakeholders.

No final, várias são as vantagens obtidas, como veremos adiante. Por enquanto, podemos destacar o aumento da produtividade e da eficiência operacional. Isso é visível por meio de dados levantados pela Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD) em 2018.

Segundo o estudo, os gestores perdem aproximadamente quatro semanas por ano pesquisando informações perdidas. Os motivos são o armazenamento inadequado e a desorganização dos arquivos.

Em relação aos colaboradores, eles gastam cerca de duas horas por dia buscando documentos perdidos. Isso porque um arquivo é perdido a cada 12 segundos nas empresas. Essa é uma realidade assustadora, mas que precisa ser encarada. Afinal, existem alternativas para mudá-la ou evitá-la.

Outro estudo confirma a importância da gestão de contratos. De acordo com a International Association for Contract and Commercial Management (IACCM), as organizações perdem 9,2% da sua receita anual todos os anos devido ao gerenciamento e à supervisão ruins desses documentos. Dentre os fatores que levam a esse resultado, estão:

• pagamentos errados;

• falhas na aplicação de descontos;

• expirações de prazo perdidas.

Quais são suas etapas?

A empresa que adota uma abordagem manual ou fragmentada da gestão de contratos tende a fracassar nessa atividade. Com isso, pode ter perda de faturamento. O CLM ajuda a evitar essa situação ao combinar tecnologia, recursos humanos e processos eficazes.

Por meio dele, é possível acabar com as dificuldades na criação, na negociação, na aprovação e na renovação de contratos, ou seja, os benefícios são alcançados em todas as fases do ciclo de vida dos contratos.

A seguir, apresentaremos todas elas e suas características. Confira!

Pré-contratação

Essa etapa inicia a gestão do CLM e define o objetivo desse documento. Assim, fica claro, dentre outros aspectos:

• o que a empresa precisa contratar;

• qual o orçamento disponível;

• qual é o prazo para que a demanda seja atendida;

• como será a entrega;

• quais são os documentos necessários.

Com essas informações, é possível elaborar a minuta. Esse é um esboço inicial que determina como o contrato final será redigido.

Contratação

A negociação e o fechamento estão incluídos nessa etapa. Aqui, a minuta e as cláusulas são analisadas. Ao mesmo tempo, os documentos são verificados para que todos os detalhes sejam validados e o contrato atenda às demandas de ambas as partes.

Pré-execução

Os procedimentos técnicos e administrativos são realizados nessa etapa. Assim, a contratação começa a valer de fato e o produto ou serviço é recebido pelo seu cliente. Por isso, os ajustes necessários são executados. Ao mesmo tempo, há a inclusão da assinatura, do pagamento e do prazo de recebimento para executar o trabalho.

Execução

A etapa coloca em prática o produto ou serviço comprado. Portanto, é o momento em que o produto é recebido ou o serviço começa a ser prestado, de acordo com as regras previstas em contrato. Nessa fase, a equipe também acompanha se o cronograma está sendo cumprido, o pagamento está sendo feito, adições foram feitas etc.

Encerramento

A etapa final inclui a finalização das etapas anteriores e da vigência do contrato, quando a renovação não acontece. Portanto, vários detalhes são verificados. Por exemplo, se:

• o prazo foi cumprido;

• o produto ou o serviço foram fornecidos;

• o pagamento foi feito — é necessário ter os respectivos comprovantes.

Como usar o CLM na empresa?

As etapas apresentadas antes são apenas o começo da aplicação dessa solução. Para usar o CLM na sua empresa, você precisa entender o que ele faz e como aplicá-lo no seu negócio. Por isso, explicamos essas questões em seguida.

Criação dos contratos

O CLM oferece templates que você pode usar como base na elaboração dos contratos. Se quiser, também pode iniciar com um documento em branco. No entanto, utilizar a biblioteca de cláusulas ajuda a implementar a linguagem jurídica necessária.

Isso porque oferece aquelas opções padronizadas e mais alternativas pré-aprovadas. Dessa forma, é possível evitar os aspectos repetitivos. Ao mesmo tempo, as empresas que não sabem o que é CLM costumam ter o processo de elaboração e revisão de contratos de forma desorganizada.

As solicitações chegam por diferentes canais e, quando há um grande volume de pedidos, problemas podem acontecer. Dentre eles, estão:

• perda de demandas;

• prejuízo à priorização das minutas mais importantes;

• existência de ruídos de comunicação;

• dificuldade no controle do prazo de atendimento das solicitações e da produtividade da equipe.

Por sua vez, a gestão de contratos fica mais eficiente com o CLM. Isso porque é possível criar fluxos específicos de trabalho. Além disso, essa é uma forma segura de aprovar as minutas com mais rapidez.

Aprovação e revisão dos contratos

Os aprovadores internos da empresa tendem a conceder a aprovação dos contratos de forma mais ágil antes de iniciar a negociação. Sem contar que o documento poderá ser encaminhado para todas as partes interessadas.

Tudo isso poderá ser feito com o acompanhamento do status de cada contrato. Na prática, sua empresa conseguirá saber quantos documentos estão sendo elaborados, em revisão, vigentes, com data de renovação aproximada etc.

Com essas informações, os gestores identificam o volume de trabalho atual e as demandas futuras. Além disso, a negociação é facilitada pela plataforma única, que permite visualizar os documentos e até modificá-los e fazer colaborações em tempo real — quando são baseados na tecnologia em nuvem.

Negociação com clientes e fornecedores

A etapa mais difícil de ser aplicada na gestão de contratos também é simplificada com um software de CLM. Isso porque muitos detalhes podem ser verificados diretamente na plataforma.

Por exemplo, a assinatura eletrônica, quando houver uma solução desse tipo vinculada ao CLM. Isso traz uma grande agilidade à negociação, porque todas as partes podem subscrever o documento — mesmo a distância.

Além disso, a assinatura é enviada e acompanhada pelo sistema. Por isso, é o fim dos cartórios, impressão de papéis e necessidade de gastar tempo com motoboy ou transporte para os documentos.

Armazenamento seguro

Os documentos ficam salvos e organizados no software de gestão do ciclo de contratos. Nas soluções embasadas em nuvem, também costuma haver a possibilidade de configurar alertas de segurança e garantir acesso a usuários específicos.

Tudo isso é realizado de acordo com as regras da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), ou seja, além de evitar o extravio e a perda de informações comuns no armazenamento manual, você também conta com protocolos de proteção de nível elevado. Isso traz uma segurança extra para os seus contratos.

Automação dos fluxos de trabalho

As responsabilidades relacionadas a pagamentos, desempenho etc. são acompanhadas e cumpridas com a ajuda do Contract Lifecycle Management. Essa medida é fundamental para evitar violações contratuais, que geram multas e perdas.

Assim, você tem a chance de configurar alertas, eventos e notificações relacionadas a obrigações, exigíveis e cláusulas sensíveis. Dessa forma, todos os envolvidos são avisados sempre que alguma data importante estiver próxima.

Além disso, os melhores softwares oferecem etapas de fluxos de trabalho pré-configuradas. Isso torna mais fácil gerar, revisar, aprovar, enviar para assinatura, armazenar contratos etc.

Gestão do contrato

Os dados contratuais podem ser utilizados de forma proativa e gerenciados com eficiência a partir do CLM. Isso porque os gestores conseguirão abordar diferentes estágios do documento e ter visibilidade e previsibilidade de problemas. Por exemplo, marcos relevantes do acordo feito ou perda de prazo.

Ao mesmo tempo, as tarefas repetitivas são eliminadas. Por exemplo, sempre que um prazo de renovação estiver perto, você não precisará ter um funcionário disponível para essa verificação. O próprio sistema enviará a notificação para todos.

Otimização dos processos

Os contratos são analisados para o ajuste de problemas, mensuração de resultados e renovações rápidas e que agregam valor para sua empresa. Portanto, o CLM permite que a sua equipe foque a produtividade e otimize os fluxos de trabalho.

Da mesma forma, são gerados dados valiosos. Eles podem ser usados para análises aprofundadas, que podem ser utilizadas pelo big data no RH, no financeiro e em qualquer outra área de negócio que você achar válido.

Como escolher o CLM mais adequado para sua empresa?

Uma vantagem de entender o que é Contract Lifecycle Management é aplicar estratégias de compliance. Elas são essenciais para conquistar vantagem competitiva e agregar valor ao seu negócio.

Porém, esses e outros benefícios só são obtidos com a escolha do CLM mais adequado à sua empresa. Essa pode ser uma tarefa complexa, já que é preciso analisar diferentes variáveis. Elas vão desde as demandas organizacionais até as questões técnicas.

Para ajudar nessa tarefa, apresentamos os pontos-chave a considerar. Confira quais são eles!

Acesso e responsividade

A plataforma de CLM deve ser acessível por tablets e celulares, e também via web. Isso ajuda no processo de utilização por parte da sua equipe.

Controle de produtividade

A solução precisa ter agenda de compromissos e prazos e funcionalidade para gerenciar a requisição de serviços ou atividades. Ainda vale a pena contar com a integração com e-mails enviados e recebidos.

Elaboração de minutas

Uma vantagem do CLM é a elaboração de minutas. Por isso, verifique se o sistema tem gerador de contratos, biblioteca para armazenamento de modelos, editor de documentos integrado e criação de checklists para revisão e aprovação de contratos.

Assinatura de contrato

O sistema também deve ter integração com softwares de assinatura eletrônica. Também é importante ter controle da validade jurídica das assinaturas.

Armazenamento de contratos

O ideal é que o sistema CLM permita visualizar e controlar os status de cada um dos contratos. Além disso, ele deve oferecer:

• controle total de permissões de usuários;

• registro do histórico de acesso, ou seja, logs dos eventos;

• busca em conteúdo dos documentos armazenados;

• filtros de busca inteligentes, que garantam a pesquisa por cliente, data, tipo de contrato etc.

Gestão de prazos e exigíveis

O CLM escolhido deve ter o controle avançado dos eventos relativos aos exigíveis contratuais. Também precisa permitir a configuração de lembretes com antecedência e de forma personalizada. Por fim, o indicado é ser capaz de enviar notificações e lembretes por e-mail.

Análise de dados

O software precisa contar com relatórios gerenciais nativos e garantir a sua exportação em diferentes formatos. Além disso, é interessante ter uma ferramenta de Business Intelligence (BI) ou facilitar a integração com tecnologias de terceiros.

Suporte e outras questões técnicas

Os últimos aspectos importantes a considerar são:

• a possibilidade de cadastro de múltiplos usuários;

• a atualização periódica de versões;

• o cadastro ilimitado de contratos;

• a integração para gerenciar outros tipos de documentos, como alvarás, certidões, procurações e atas;

• a integração com ERPs;

• os canais de suporte disponibilizados.

Quais são os benefícios ao implementar soluções CLM?

Além de saber o que é CLM e seu funcionamento, você também precisa entender suas vantagens. Pela explicação acima, você já consegue ter uma ideia dos benefícios. No entanto, eles vão além.

Dentro desse cenário, a padronização do ciclo de vida dos contratos é um destaque. Isso porque a sua empresa consegue se adaptar de maneira mais adequada às demandas de fornecedores, clientes e colaboradores.

Como? Um exemplo é a busca mais rápida por contratos eletrônicos. Mais do que a organização dos arquivos, é importante destacar que as informações ficam bem armazenadas, com pouca chance de perdas.

Ainda é importante ressaltar que todos os processos são mais eficientes, ou seja, solicitações e renovações de contrato se tornam mais ágeis — especialmente porque envolvem muitas partes.

Em uma situação como essa, quando as medidas adequadas não são introduzidas, há um alto potencial de ineficiência. Porém, com o CLM, a comunicação é facilitada. Portanto, evitam-se atrasos e gargalos que ocorrem durante o ciclo de vida dos contratos.

Ainda há outros benefícios. Dentre os principais, estão:

• verificação da situação atual dos contratos;

• visão geral do contexto de cada um dos documentos;

• visibilidade de datas e prazos;

• possibilidade de lembretes;

• redução de custos administrativos;

• eliminação do desperdício de tempo;

• aumento da colaboração;

• aumento da conformidade;

• redução dos erros;

• aumento da produtividade;

• melhoria da precisão e da velocidade operacional;

• redução dos riscos;

• centralização das informações;

• aumento da segurança em todo o processo;

• rapidez nas negociações;

• padronização das etapas presentes em todo o ciclo de vida do contrato.

Qual ferramenta usar na gestão de contratos?

Com todas essas informações, você provavelmente está se perguntando: qual é a melhor ferramenta para a minha empresa? A resposta está no Docusign CLM. Voltado para a simplificação do ciclo de vida do contrato, a solução ajuda a tornar os processos menos complexos, mais eficientes e com custos mais baixos.

Com esse auxílio, sua empresa passa a ter fluxos de trabalho mais organizados e automatizados. Além disso, a gestão do ciclo de vida dos contratos permite personalizar as etapas e ainda garantir a colaboração entre as equipes.

Dentro desse cenário, os principais destaques do CLM da Docusign são:

• agilidade nas negociações: é assegurada pela automação das tarefas, gestão dos fluxos de trabalho complexos e resolução dos impeditivos para trabalhar com mais eficiência;

• fortalecimento da conformidade: é garantido pela padronização dos processos e aumento da supervisão. Ao mesmo tempo, isso economiza tempo da equipe jurídica;

• impulsionamento da inteligência de negócios: é uma possibilidade devido à aceleração da revisão, descoberta de tendências e oportunidades, e encontro às respostas para as questões críticas da sua empresa.

Funcionalidades

Após ver algumas questões relacionadas ao que é CLM e o software da Docusign, é importante conhecer suas funcionalidades. Veja o que sua equipe poderá fazer com essa solução completa:

• criação de contratos: a gestão é feita com um clique, porque são oferecidos diferentes modelos e uma biblioteca de cláusulas. Assim, você preenche os documentos de forma automática com dados de diferentes sistemas, estabelece as regras condicionais e permite que o departamento jurídico defina uma biblioteca de cláusulas pré-aprovadas;

• colaboração e negociação mais rápida: as equipes devem ser reunidas e todos precisam estar na mesma página para garantir a elaboração mais ágil dos contratos. Dessa forma, o encaminhamento é automatizado para revisão interna e externa. Além disso, há um controle de versão detalhado e as análises são completadas rapidamente, com comentários e tarefas que notificam os usuários por Slack e e-mail;

• automação dos fluxos de trabalho dos contratos: os gargalos e os impeditivos mantêm os documentos em movimento. Os processos podem ser configurados com o editor arrastar-e-soltar. Ainda há mais de 100 etapas pré-configuradas para gerar, aprovar, revisar, armazenar contratos, enviá-los para assinatura etc. Sem contar que existem conectores pré-construídos e APIs ricas. Portanto, há integração com as ferramentas já em uso;

• gestão de contratos em um só local: os contratos são armazenados em um repositório pesquisável. Ele tem controles de permissão para que apenas as pessoas autorizadas o acessem. Assim, há uma fonte central e acessível para o departamento jurídico e outros usuários. Você também gerencia obrigações, renovações etc. Ainda pode pesquisar e filtrar os contratos por conceito, palavra-chave e meta-dados.

Por fim, você pode fazer integrações com Salesforce, Oracle NetSuite, SAP Ariba. Além disso, pode utilizar os outros softwares da Docusign para garantir a assinatura eletrônica e outras funcionalidades.

Assim, toda a gestão do ciclo de vida dos contratos é eficiente e a sua empresa obtém todos os benefícios citados neste post. Agora, sabendo o que é CLM, você domina como colocar em prática os recursos e ainda entende qual é a melhor plataforma.

Quer ter certeza de que a Docusign tem a solução mais adequada de CLM? Conheça a guia completa sobre CLM e entenda mais sobre quais fatores considerar ao escolher a solução mais adequada para sua empresa.