O guia definitivo para assinaturas eletrônicas

O processo de dias e mais dias para assinar e enviar assinaturas à tinta e em papel costumava ser um grande obstáculo no processo de gerenciamento de contratos. Porém, não mais. Hoje, obter uma assinatura admissível pelo tribunal leva apenas alguns segundos - e pode ser feito remotamente, de um computador ou dispositivo móvel, de forma eletrônica.

Além de simplificar os procedimentos administrativos, as assinaturas eletrônicas oferecem às empresas uma maneira elegante de reduzir riscos, economizar recursos e construir uma melhor experiência para o cliente. Desde a compreensão de como funciona até a avaliação dos benefícios legais e processuais que oferece, aqui está tudo o que você precisa saber sobre assinaturas eletrônicas.

Quais são os benefícios das assinaturas eletrônicas?

À medida que o mundo dos negócios continua sua transição para um ambiente digital, sem papel, as assinaturas eletrônicas estão se tornando rapidamente uma necessidade dos negócios. Mas eles são realmente um substituto legítimo para as assinaturas tradicionais? Sim. A solução não é apenas amplamente reconhecida como legalmente válida, mas também fornece algumas vantagens importantes que podem melhorar a eficiência operacional de sua empresa.

Aqui estão alguns dos benefícios da implementação de assinaturas eletrônicas:

• Maior flexibilidade: do smartphone ao desktop pessoal, as assinaturas eletrônicas facilitam a realização de negócios em qualquer lugar.

• Eficiência operacional: simplifique a execução de contratos e aumente a produtividade dos funcionários, automatizando totalmente o fluxo de documentos.

• Redução de risco: evite erros humanos e garanta que seus signatários sejam quem dizem ser com métodos avançados de autenticação digital.

• Custos operacionais reduzidos: mude para online a sua trilha de papel, assim será possível economizar dinheiro em suprimentos físicos (papel, postagem, etc.), além disso, não desperdice tempo e recursos de negócios em tarefas administrativas tediosas.

• UX aprimorado: promova relacionamentos mais fortes com o cliente, fornecendo a eles uma experiência de gerenciamento de documentos simples e fácil de usar.

Como funcionam as assinaturas eletrônicas?

A simplicidade inerente das assinaturas eletrônicas torna possível descartar a ideia de que é somente um substituto do século XXI para as assinaturas de papel e tinta. Na verdade, as assinaturas eletrônicas são muito mais avançadas do que parecem.

As assinaturas eletrônicas são soluções SaaS (Software as a Service) completas que autenticam, rastreiam e armazenam as informações do assinante em cada estágio do ciclo de vida do contrato. Assim como as manuscritas, as assinaturas eletrônicas são exclusivas para cada signatário. No entanto, embora o depoimento de testemunhas e a escrita à mão sejam a única maneira de garantir a validade de uma assinatura tradicional, as eletrônicas oferecem camadas adicionais de autenticação.

Cada assinatura eletrônica tem uma infraestrutura de chave pública (PKI) específica, que aparece como uma sequência única de números criptografados - um público e outro privado. Os dados criptografados oferecem um registro da data e hora em que a assinatura ocorreu e contém informações sobre o endereço IP do signatário. Saiba mais sobre como as assinaturas eletrônicas funcionam e veja um exemplo de assinaturas eletrônicas em ação aqui.

As assinaturas eletrônicas são juridicamente aceitas?

O documento eletrônico pode ter a mesma validade jurídica que o impresso. Para isso, é preciso que seja possível garantir a autenticidade (comprovação de autoria) e a integridade dele. Isso significa assegurar que quem o assinou foi realmente a pessoa indicada nele e o documento que não tenha sofrido nenhuma manipulação indevida. No Brasil foi criada a Medida Provisória nº 2.200-2/2001 que cria a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e determina os critérios para garantir a autenticidade, integridade e validade de documentos gerados em formato eletrônico. É uma MP com força de lei e nela que nos baseamos para atestar o valor jurídico da assinatura eletrônica.

Em um primeiro momento, a medida regulamenta a cadeia de emissão de certificados digitais (ICP-Brasil) e nomeia o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) como Autoridade Certificadora Raiz. O objetivo da ICP-Brasil é oferecer uma cadeia centralizada de certificados digitais, com Autoridades de Certificação e Autoridades de Registro atuando sob fiscalização do ITI. Por meio destes certificados digitais, em conjunto com uma tecnologia de assinatura eletrônica, é possível produzir documentos eletrônicos com assinatura digital.

Outro ponto relevante da Medida Provisória é que ela autoriza o uso de assinatura eletrônica (isto é, sem necessidade de certificados digitais ICP-Brasil) para produzir documentos eletrônicos. O artigo 10, § 2º da MP prevê que se a assinatura for feita com tecnologia que ofereça recursos que permitam identificar a autoria e preservar a integridade dos documentos, ela também terá validade jurídica, da mesma forma que um documento assinado com o certificado digital.

Como nem todo mundo possui certificado digital, a assinatura eletrônica se torna o modo mais rápido e eficiente para a realização de negociações empresariais e a assinatura de contratos diversos. Entretanto, é necessário ter alguns cuidados sobre como assinar documentos online e garantir a autenticidade e integridade necessárias.

A melhor maneira de garantir tais características é realizar a assinatura por meio de plataformas de assinatura eletrônica, pois elas oferecem um ambiente protegido, que garante a integridade do documento, e coletam as informações exigidas no momento da assinatura para assegurar sua autenticidade. Portanto, a transação é realizada em ambiente com total segurança e confiabilidade.

Quem usa assinaturas eletrônicas?

Com o trabalho remoto assumindo o controle do mundo dos negócios, assinar documentos à distância agora é mais do que apenas um uso eficiente do tempo: é um requisito.

Felizmente, as empresas em quase todos os setores podem se beneficiar do uso de assinaturas eletrônicas e automação do ciclo de vida do contrato. Algumas funções importantes de negócios e setores onde as assinaturas eletrônicas são frequentemente usadas incluem:

• Transações imobiliárias;

• Contratos de compra ou venda;

• Integração de RH / funcionário;

• Serviços / aplicativos;

• Serviços financeiros;

• Cuidados de saúde;

• Licenciamento de propriedade intelectual;

• Acordos de não divulgação;

• Verificação de idade.

Dê o primeiro passo em direção à eficiência do gerenciamento de contratos

As assinaturas eletrônicas oferecem às empresas uma maneira fácil de economizar dinheiro, gerenciar riscos e aumentar a produtividade - tudo isso pode acelerar o crescimento e gerar receita. Se você está pronto para dar um passo em direção a um futuro melhor no gerenciamento de contratos e deseja saber mais sobre como funcionam as assinaturas eletrônicas, aprenda mais com nossa equipe de especialistas em gerenciamento de contratos.

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