Negociação com fornecedores: 12 técnicas de sucesso para aplicar já

A habilidade de conduzir bem uma negociação com fornecedores é uma das características mais importantes para uma gestão de compras competente. Essa capacidade é essencial para a cadeia produtiva do negócio, uma vez que possibilita efetuar um gerenciamento financeiro com maior equilíbrio e torna a empresa mais competitiva no mercado, com oportunidade de obter os melhores preços e prazos possíveis.

Levando em conta esse contexto, vale a pena investir no desenvolvimento de certos aprendizados, a fim de dominar um repertório amplo de estratégias de negociação válidas para uma série de transações comerciais. Neste post, vamos mostrar as etapas envolvidas nesse processo mercadológico, explicar 12 técnicas de sucesso para negociar com fornecedores e dar dicas de como conseguir descontos. Confira!

Como negociar com fornecedores

Para ser bem-sucedido, o fechamento de um negócio com fornecedores deve ter o objetivo mais amplo de diminuir os custos com a aquisição de matéria-prima e garantir suporte operacional, atuando diretamente no controle de gastos empresariais. O alcance dessa meta requer o desenvolvimento de três importantes etapas: explorar, negociar e manter. Na sequência, vamos falar sobre cada uma delas.

Explorar

Nessa fase, são feitas pesquisas de mercado sobre os valores e as características funcionais do que precisa ser adquirido. A partir dessa sondagem, a empresa consegue ter uma dimensão global sobre os preços que estão sendo praticados e as condições de contratação e, com base nos dados coletados, traçar o planejamento da compra, tendo em vista o orçamento destinado a essa finalidade e os limites financeiros estipulados.

A praxe é fazer, pelo menos, três cotações, nas quais devem constar os valores cobrados, as formas de pagamento disponíveis, as especificações da venda e o tempo necessário para a entrega. Além disso, é fundamental obter informações sobre esses fornecedores, como o padrão de cumprimento de prazos e a qualidade do que é fornecido. Esses dados são essenciais para a decisão sobre qual fornecedor contratar.

Negociar

Nessa fase, a empresa dá início ao processo de negociação propriamente dito. Depois de fazer as cotações, ela deve partir para as tentativas de diminuição de preço ou de aumento da quantidade do que é fornecido mantendo-se o valor inicial proposto. Uma tática interessante é usar como ponto de partida o menor valor de oferta entre os repassados pelos diferentes fornecedores em potencial.

A companhia pode, ainda, oferecer uma contrapartida caso o fornecedor escolhido aceite condições diferentes daquelas que foram propostas na cotação efetuada inicialmente. Assim, é possível, por exemplo, que as partes estabeleçam parcerias relativas a atividades oferecidas pela corporação que efetuará a contratação. O mais importante é que o negócio seja vantajoso e atenda às demandas em jogo.

Manter

Depois de encontrar o fornecedor ideal, capaz de atender às demandas da companhia, é fundamental que a empresa estabeleça uma boa relação com ele, a fim de mantê-lo como parte atuante do processo produtivo do negócio. Isso é importante porque contribui para que a corporação responsável por fornecer o serviço ou o produto contratado continue a operar com qualidade e conforme todas as disposições acordadas.

O que fazer para negociar com fornecedores

1. Defina objetivos de prazo e preço previamente

Antes de iniciar a negociação em si, é preciso investir no planejamento do que será posto em prática. Com base na elaboração de uma programação prévia do processo de compras, a empresa é capaz de se preparar de forma mais apropriada para enfrentar diferentes cenários e contornar obstáculos que podem surgir ao longo da etapa de negociação com o fornecedor.

O ideal é determinar previamente quais serão os seus objetivos em relação a prazos de entrega, descontos e formas de pagamento. Tenha isso registrado e conheça bem os seus limites, para não aceitar ofertas que não se encaixem no momento atual da empresa. Esse tipo de preparação é importante para manter o controle da negociação, evitando que escolhas erradas sejam feitas e o consequente impacto na saúde financeira da empresa.

2. Antecipe a negociação e evite incertezas

Nunca deixe uma negociação com fornecedor para a última hora, pois essa atitude costuma gerar graves problemas para todas as atividades operacionais que são desenvolvidas no negócio. Se isso acontecer, a companhia pode ficar sem o fornecimento do serviço ou do produto de que necessita, ter acesso a poucas opções de aquisição e, em alguns casos, pagar bem mais caro por aquilo que precisa comprar.

Pensando nisso, tão logo surja a demanda, já inicie as conversas, adiantando o máximo possível para evitar que incertezas prejudiquem a transação. Flutuações no mercado podem exaurir o estoque do fornecedor, por exemplo, gerando atrasos que se tornarão gargalos no processo produtivo da empresa. Além disso, quando há urgência, o poder de negociação da empresa diminui, sendo preciso assumir certos riscos. A antecipação deixa tudo mais estratégico e barato.

3. Trate como parceria, em vez de confronto

Um erro bastante comum em negociações é enxergar o outro lado da transação comercial como uma espécie de adversário. Esse comportamento tem como base a falsa ideia de que, para um ter vantagem, o outro precisa perder. Além de incorreta, essa visão afasta as partes envolvidas no processo, cria situações desconfortáveis e desgasta a relação com o fornecedor.

Na verdade, qualquer tipo de negociação deve buscar um consenso, de forma que ambos os lados saiam vencedores e consigam obter o máximo de proveito com a transação efetuada. O processo deve ser construído como uma parceria, um relacionamento harmônico e equilibrado. Quando for negociar, portanto, procure por alternativas que sejam boas para o fornecedor e ótimas para sua empresa!

4. Use a tecnologia para acelerar o processo

Apesar da essência de uma negociação continuar a mesma há séculos, hoje é possível acelerar esse processo significativamente graças às novas tecnologias. As inúmeras inovações trazidas pelo desenvolvimento tecnológico têm sido capazes de otimizar os processos de compras, tornando-os mais rápidos, organizados e dinâmicos. O nível de segurança das transações também foi elevado de forma considerável.

Como exemplo, podemos citar as assinaturas digitais ou eletrônicas, que podem simplificar e agilizar bastante o fechamento de contratos. Na prática, quanto mais documentos forem assinados eletronicamente, mais confiável, seguro e rápido será o processo de negociação. Outra dica é aproveitar tecnologias de videochamada para fazer reuniões remotas, economizando tempo e recursos que seriam gastos com deslocamentos.

5. Escute bastante antes de falar

Essa é uma regra que vale para qualquer formato de negociação: saber escutar é fundamental para conhecer o que o fornecedor pode oferecer e como isso será feito na prática. Ao deixar a outra parte falar primeiro, a companhia tem a chance de articular as suas demandas específicas com o que o fornecedor propõe e, a partir daí, elaborar uma contraproposta condizente à realidade do negócio.

Esse comportamento tem uma importante função estratégica na negociação. Dessa maneira, faça as perguntas certas, para, de forma clara e objetiva, entender os pontos mais importantes da oferta, e use essas informações ao seu favor!

Além disso, evite falar muito, revelando informações estratégicas que possam prejudicar seu poder de barganha. Diga apenas o essencial e tome cuidado para não entregar os seus limites e objetivos.

6. Tenha sempre uma alternativa em mente

Uma negociação com qualquer fornecedor nunca será justa se ele for a sua única opção de contratação no mercado. E a situação tende a piorar se ele souber dessa condição. Isso acontece porque, quando a companhia se torna dependente dos produtos ou serviços que são oferecidos por um fornecedor, perde a chance de dar as cartas durante o processo de fechamento do negócio.

Para não ficar refém de uma única possibilidade pela falta de alternativas, é bom sempre ter um plano B para colocar em prática, caso a negociação não seja interessante para a empresa. Essa opção pode envolver, inclusive, uma alteração no produto que seria fabricado a partir dos insumos desse fornecedor ou até mesmo mudanças mais drásticas na estratégia da empresa. É preciso analisar o que valerá mais a pena.

7. Seja flexível ao negociar com fornecedores

Ligue a chave da flexibilidade quando entrar em uma negociação. É, sim, muito importante ter objetivos de preço e prazo bem definidos, mas não fique restrito a apenas um valor. Adote uma margem relativamente elástica. Lembre-se de que nenhuma negociação é unilateral. Pode ser preciso, assim, caminhar um pouco na direção do fornecedor, para que o acordo final seja bom para os dois lados. Saiba dosar: seja firme com o mais importante, mas tenha maleabilidade suficiente para viabilizar um bom acordo.

8. Construa relacionamentos de longo prazo

Uma das razões pelas quais as negociações sempre devem ser boas para ambos os lados envolvidos é que, normalmente, a relação com um fornecedor não se resume a uma única transação, se estendendo durante todo o período de fornecimento do que foi adquirido.

É importante estabelecer relacionamentos de longo prazo com fornecedores recorrentes para desenvolver um laço de confiança, fazendo com que as negociações se tornem momentos mais confortáveis, alcançando o consenso com mais facilidade. Trabalhar o relacionamento com os fornecedores é facilitar a negociação com eles!

9. Mantenha o emocional de lado

Jamais leve suas emoções para um momento de negociação. Esse processo precisa ser tratado com o máximo de profissionalismo possível. Assim, expressar medo, raiva ou qualquer outro sentimento forte significa perda de controle e vulnerabilidade. Quando estiver negociando, tente racionalizar ao máximo e controle suas emoções.

10. Pesquise antes de fechar qualquer compra

Procure estar sempre munido de informações relevantes sobre os produtos e as ofertas do fornecedor (e também de seus concorrentes) quando for negociar. Não tome decisões ruins por pura falta de conhecimento. Pesquise bastante sobre as possibilidades que atenderão ao seu negócio e considere cada detalhe antes de fechar um acordo.

11. Alinhe sua visão com a do fornecedor

Por razões estratégicas, você não precisa revelar muitos detalhes quando estiver negociando com um fornecedor. De toda forma, é importante que ele tenha uma visão de mercado alinhada com a da sua empresa, compreendendo sua proposta de valor. Se o fornecedor conhece melhor as particularidades do mercado em que sua companhia atua, pode se tornar mais compreensivo com suas exigências e até fazer uma oferta melhor.

12. Pense bem em sua estratégia de compra

Em uma negociação, é muito importante seguir uma estratégia, em vez de simplesmente pedir descontos descoordenadamente, sem qualquer embasamento. Quando for se planejar para a conversa com o fornecedor, defina como você realizará a abordagem e aja com coerência, sempre focado no seu objetivo final.

Como obter descontos nessas negociações

A seguir, vamos mostrar algumas estratégias poderosas para obter descontos em negociações feitas com fornecedores. Essa prática é importante porque, além de gerar economia para a empresa, tende a aumentar o seu poder de compra e otimizar a capacidade argumentativa daquele que está negociando. Saiba quais são as principais formas.

Conheça a demanda

Antes de partir para a negociação de preços com fornecedores, quem ficará à frente das conversas deve conhecer bem as demandas da empresa, tais como a quantidade de produtos ou serviços de que precisa e o prazo em que necessita recebê-los. Dominar essas informações evita o cometimento de erros que podem comprometer a produtividade da companhia.

Faça uma análise de preços

Não basta que o negociador peça descontos para a companhia fornecedora. É essencial que ele tenha bases sólidas para fazer isso. A fim de respaldar a sua proposta de diminuição de valores, o colaborador precisa conhecer o mercado e, então, ser capaz de analisar preços que possam ser praticados por ambos os lados da negociação.

Crie uma rede de parceiros

A atuação em parceria com fornecedores permite que a empresa trabalhe em conjunto com eles, otimizando o desenvolvimento do processo comercial. Dessa forma, as partes envolvidas na transação podem fechar acordos que vão além da venda específica que está em curso, englobando outras ações cujo interesse é mútuo, o que pode levar à aplicação de descontos.

Apresente o seu negócio

Manter uma boa imagem do negócio é fundamental para que ele encontre fornecedores de excelência. Assim, manter os pagamentos em dia e honrar os compromissos estipulados são formas que a empresa tem de preservar a sua marca e, ao mesmo tempo, pedir abatimentos.

As técnicas de negociação que abordamos no post têm tudo para fazer a diferença na hora de fechar contratos com fornecedores. Em conjunto, o uso dessas ferramentas é capaz de elevar a qualidade dos serviços e produtos adquiridos, diminuir os custos operacionais da empresa e tornar o negócio mais competitivo diante dos seus concorrentes.

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