Líderes de TI devem promover a evolução dos contratos digitais

A cada ano, mais etapas do fluxo de trabalho de contratos vêm sendo gerenciadas digitalmente. As assinaturas são capturadas eletronicamente, os acordos são negociados na nuvem e o reconhecimento de firma acontece de forma remota. Com muita frequência, essas etapas são iniciativas pontuais, conduzidas de baixo para cima por algumas linhas de negócios, que buscam atender às demandas específicas de uma equipe. Essa abordagem pode até resolver questões pontuais de equipes específicas, mas pode criar problemas em larga escala.

Para esclarecer, é bom que as equipes busquem tecnologias para simplificar o trabalho nos acordos. O problema é que, se duas linhas de negócios da mesma organização resolverem o problema de modos diferentes (ou com tecnologias distintas), a eficiência será perdida - quando os dois times precisarem trabalhar juntos. Involuntariamente, uma pilha confusa de soluções pontuais incompatíveis, cria novos e caros obstáculos e introduz riscos inéditos. Essa mistura de sistemas causa dois novos problemas para cada contratempo resolvido. 

A única forma de corrigir fluxos de trabalho isolados é esquecer os detalhes e pensar no todo. Procure adotar uma ferramenta de gestão do ciclo de vida de contratos (CLM), que pode ser implementada em todos os times de negócio, de cima para baixo, para resolver diversas ineficiências de acordos entre os pilares. A centralização da gestão do ciclo de vida de contratos bem planejada pode reduzir as despesas de TI, pois elimina tecnologias redundantes e reduz os pontos de acesso a dados para gerenciar. Uma solução que centralize a visibilidade dos acordos e, ao mesmo tempo, se integre às principais ferramentas das linhas de negócio resultará em maior taxa de adoção, melhor ROI e melhores resultados de negócios.

Implementação de CLM é oportunidade na promoção das mudanças

A solução que une as linhas de negócios no trabalho dos acordos será tecnológica. Portanto, o líder que deve conduzir essa iniciativa é o executivo de TI. Em um ambiente de negócios que acha que esses líderes devem criar pontes em toda a organização e aumentar a eficiência, uma solução transformacional de CLM é um ponto de partida lógico. Historicamente, a área de TI é um departamento considerado inimigo dos orçamentos e a implementação da CLM é uma chance dele se livrar desse estigma e deixar uma nova marca como catalisador operacional.

Implementar o CLM não é uma simples troca de soluções pontuais, ela envolve uma reestruturação digital em relação à operação da organização. Ele oferece às lideranças de TI a chance de trabalhar em todas as linhas de negócios para entender os processos dos acordos e conduzir, de forma colaborativa, uma mudança para resolver grandes problemas. Saran Mandair, Vice-Presidente Global de Infraestrutura e Operações da Docusign, ressalta que "é uma questão de encontrar formas inovadoras de agregar valor aos seus clientes e aos colaboradores internos, além de ficar à frente da concorrência".

Há muito tempo, as lideranças de TI participam de campanhas amplas para trabalhar em todas as funções, mas é raro terem a chance de liderar as iniciativas. O CLM é uma ótima oportunidade para fechar parcerias com as principais partes interessadas nas linhas de negócios e agregar valor factível para as equipes. É mais do que aumentar a visibilidade — é uma chance de ter um impacto tangível para melhorar o dia a dia de todos na organização que trabalham com acordos. Mandair acrescenta que, para realmente avançar nos projetos de transformação, "os dois lados precisam sentar-se à mesa para descobrir quais são as principais metas de negócio e o que afeta (ou não) os lucros da empresa".

Usar uma ferramenta de CLM em toda a organização também é uma oportunidade de causar uma impressão duradoura no CEO. A pesquisa sobre contratos da Ernst and Young informou que as principais prioridades em contratos dos CEOs são a redução de custos e riscos, a digitalização das operações e a viabilização do crescimento. Os líderes de TI podem fazer tudo isso com uma ferramenta moderna de CLM.

Também é importante mencionar que, no futuro, os sistemas de contratos com Inteligência Artificial (IA) dependerão de um repositório central para guardar todos os dados relacionados aos acordos. Matt Francis, sócio e CTO da IBM, observou que o maior obstáculo aos clientes que consideram usar IA e IA generativa são os dados confiáveis. "Eles confiam nos dados que serão usados nessa IA generativa? Há uma governança para controlar a utilização dos grandes modelos de linguagem, das instruções e dos dados que serão incluídos nesses modelos?", pondera.

Como as equipes continuam a abordar as novas tecnologias com entusiasmo e cautela, existem medidas que você pode tomar para se preparar para o sistema de contratos com IA do futuro. ​Instalar uma ferramenta de CLM abrangente e profunda é uma excelente forma de guardar e estruturar os dados dentro e sobre os contratos. Essa primeira etapa é muito vantajosa para as equipes que pretendem usar a IA em estágios posteriores à transformação digital dos acordos.

O que esperar da ferramenta de CLM

Para a maioria das lideranças de TI, a ferramenta de CLM é um projeto a ser realizado pela primeira vez. Por isso, é difícil saber o que esperar ou como garantir o funcionamento correto. Confira uma breve visão geral de algumas formas para monitorar o impacto do CLM nas operações diárias:

• Rapidez: em primeiro lugar, você deve esperar um aumento substancial na velocidade com que sua empresa opera. Uma pesquisa da Forrester de 2020, encomendada pela Docusign, constatou que os clientes de CLM observam uma redução de 20 dias no tempo de processamento dos contratos e a obtenção de valor 83% mais rápida.

• Eficiência: sua equipe deve notar uma enorme mudança na eficiência e uma redução nas tarefas manuais de acordo dos contratos. Também terá um impacto positivo na agilidade das transações dos clientes.

• Valor: após a implementação do CLM, você perceberá maior valor gerado pelos seus contratos devido aos termos mais simples. É comum que os clientes do Docusign CLM aumentem o valor dos contratos em 20% ou mais.

Além dessas métricas táticas, uma solução de CLM também ajuda a alcançar várias metas críticas em nível executivo. Por exemplo, ao substituir soluções pontuais no seu fluxo de trabalho, o CLM reduz o número total de ferramentas vinculadas à sua lista geral, o que facilita a proteção contra uma violação de dados. Também simplifica os esforços constantes de conformidade, já que há menos ferramentas para manter atualizadas. Em qualquer esforço de transformação digital, a integração com as ferramentas que sua organização já usa é fundamental para garantir a alta adoção, a satisfação e o sucesso. Todos esses fatores estão associados a um ótimo ROI.

Garanta a implementação bem-sucedida de CLM

Apesar de todas as vantagens da gestão do ciclo de vida de contratos, pode ser difícil convencer as equipes a se comprometerem com a adoção. Francis adverte que "os clientes erram na compreensão do que é sucesso, pois a transformação é uma jornada, não um destino". Provedores de serviços de implementação experientes, como a IBM, viram - em primeira mão - como o compromisso com a implementação é importante para o sucesso do CLM. A equipe deles trabalhou em projetos bem-sucedidos de CLM para equipes de todos os tamanhos e em todos os setores. Com essa experiência, desenvolveram um conjunto básico de práticas recomendadas para uma implantação tranquila de CLM.

Ao combinar os conhecimentos especializados da IBM com o Docusign CLM (líder no Magic Quadrant da Gartner para CLM por quatro anos seguidos), sua equipe tem a melhor chance de garantir uma implementação bem-sucedida.

Para saber mais sobre a oportunidade que as lideranças de TI têm de executar uma implementação de sucesso de CLM e passar a ser agente de mudanças na sua organização, assista ao webinar gratuito da CIO Dive, com Matt Francis (sócio e CTO Global para Salesforce na IBM) e Saran Mandair (Vice-Presidente Global de Infraestrutura e Operações da Docusign). Eles abordam os custos ocultos de um sistema de contratos desarticulado, explicam como o Docusign CLM melhora a produtividade dos acordos e dão dicas fundamentais para conduzir uma transformação tecnológica de sucesso.