Grupo Sabará reduz em 90% o tempo de assinatura de documentos

A assinatura eletrônica chegou para modernizar diferentes processos nas empresas, e para a gestão de Recursos Humanos, têm se tornado uma ferramenta cada dia mais essencial, visto que permite um maior controle e segurança de todos os documentos dos funcionários. Mas acima de tudo, a tecnologia tem devolvido ao RH algo muito valioso: o tempo. 

O gerenciamento de documentos e assinaturas pode tomar mais de 25% do tempo de uma pessoa de RH, dificultando o foco nas coisas que importam: contratação, retenção e desenvolvimento de talentos. Abolir o papel é um importante passo para reverter tal situação - e foi exatamente isso que o Grupo Sabará fez. 

Com mais de 60 anos de história, o Grupo Sabará é referência em inovação e sustentabilidade. Atua em todo o território nacional e em mais de 40 países ao redor do mundo - especializado no desenvolvimento de tecnologias, soluções e matérias-primas de alta performance voltadas aos mercados de saneamento básico, cosméticos, nutrição, saúde animal e às indústrias de alimentos e bebidas. 

Seu compromisso com o bem-estar da sociedade vai além de oferecer produtos e serviços inovadores, levando em consideração as futuras gerações com soluções sustentáveis em suas várias frentes de atuação. Não foi por acaso que se tornou a primeira empresa brasileira a ter metas de emissões de gases de efeito estufa (GEE) baseadas na ciência, reconhecidas pelo Science Based Targets Initiative (SBTi), em 2020. 

Levando em consideração a mentalidade sustentável da empresa, o RH do Grupo Sabará decidiu implementar a assinatura eletrônica da Docusign - que desde então se tornou uma das soluções mais importantes para auxiliar na redução do uso de papel, otimizar os processos internos, além de contribuir para que o RH foque mais no colaborador e menos na papelada. Veja o caso em detalhes: 

Muito papel e falta de tempo 

De acordo com Maíra Freiria, gerente de RH do Grupo Sabará, sua área é a que mais consome folha sulfite em toda a empresa. Segundo a gestora, somente nos processos admissional e demissional se utilizam cerca de 15 a 20 páginas. “Além destes procedimentos, contando com as outras unidades, somos cerca de 300 colaboradores, cada um contabiliza mais duas páginas só para emissão de férias, resultando num alto volume de papelada, operação e trânsito de envelopes e, inclusive, custos elevados”. 

Com o uso de papel, ainda era preciso se preocupar com a logística. Freiria explica que se gastava muito tempo para enviar malotes para suas unidades espalhadas pelo Brasil, o que geralmente levava em média 10 dias entre idas e vindas. Além disso, em cada uma das unidades do Grupo, era necessário contar com responsáveis administrativos, que auxiliavam no recebimento dos documentos e na coleta das assinaturas. “Com a assinatura eletrônica, não foi mais preciso se preocupar com isso, reduzindo nosso tempo de assinatura de documentos para 1 dia”, afirma.

Aceleração da transformação digital no Grupo Sabará

Durante o estopim da pandemia na primeira metade de 2020, foi necessário um estudo no corpo operacional, sensibilizando desde a presidência até a operação para alinhar quais seriam as melhores formas de se trabalhar de forma remota e sustentável, considerando aspectos geográficos e sociais. No início de 2021, os estudos se tornaram projetos importantes de transformação digital do RH. 

Foi implementado um aplicativo de uso interno, que digitaliza as informações como holerites, férias, memorandos, entre outros documentos dos colaboradores - com o objetivo de avaliar a aceitação e adaptação dos funcionários em relação ao ambiente digital. “Quando percebemos a aceitação dos funcionários com a nova plataforma, decidimos digitalizar 100% e iniciar a implantação da assinatura eletrônica”, aponta a gestora. 

A escolha da Docusign não foi uma decisão difícil. Segundo a gerente, a empresa atendia todos os seus requisitos e já possuía uma boa reputação entre parceiros e clientes de longa data do Grupo. “Após explicarmos para os funcionários que a assinatura eletrônica possui respaldo jurídico e que é segura para todas as partes, a aceitação foi quase imediata." 

Outro diferencial da Docusign foi a funcionalidade SMS Delivery, que envia notificações importantes sobre documentos via celular. Isso foi importante principalmente no caso de quem trabalha em unidades fabris do Grupo Sabará, pois muitas vezes não acessam seu email com tanta frequência quanto colaboradores que operam em escritórios. 

Os resultados observados

Desde a adesão da assinatura eletrônica e digitalização dos processos internos, Maíra Freiria afirma que houve uma economia de tempo de 90% e também de custos com insumos de escritório. Além disso, por não ter mais que lidar com processos burocráticos como a impressão e deslocamento dos contratos, a equipe de RH conseguiu focar ainda mais no colaborador.

“Parece pouca coisa, mas essa proximidade é muito importante para o funcionário, uma vez que quando recebe algum comunicado e surge alguma dúvida, ele se sente mais à vontade em nos consultar e conseguimos nos dedicar ainda mais para isso, para receber sugestões, e estamos tendo um ótimo feedback”, aponta Maíra. “Mesmo estando distantes, ficamos mais próximos dos colaboradores”.

Como parte das metas internas de sustentabilidade, foi estimada a economia de cerca de 5.280 folhas por ano, um impacto ambiental positivo, alinhado aos valores de uma das empresas mais comprometidas com o meio-ambiente. “Não era possível imaginar como nós, referência em sustentabilidade, ainda possuíamos pilhas e pilhas de papel. Com Docusign foi possível alcançar essa meta”, conclui.

Reduza o uso de papel e otimize os processos da sua empresa. Fale com um de nossos especialistas e confira como a assinatura eletrônica e outras soluções Docusign podem acelerar o fluxo de negociações, cortar custos e riscos, além de contribuir para um mundo mais sustentável.