A evolução da função do Gestor de contratos

Historicamente, a função do gerente de contratos envolve monitorar uma combinação de pilhas de papel, documentos digitalizados e contas de e-mail.

No entanto, à medida que a complexidade dos contratos comerciais continua a aumentar, os gerentes de contratos estão caminhando cada vez mais em direção a uma iteração mais digital da função. Nosso artigo, O estado do gerenciamento de contratos, mostra que os gerentes de contratos atualmente dependem cada vez mais de ferramentas digitais para ajudar com os processos envolvendo contratos.

Para termos uma noção do motivo pelo qual essa tendência está crescendo e do que o futuro reserva para os gerentes de contratos, vamos analisar como essa função é atualmente e como as soluções digitais podem melhorar a qualidade de vida do gerente de contratos. 

O que um gerente de contratos faz?

O gerente de contratos é a pessoa responsável por fazer os contratos avançarem ao longo de todo o ciclo de vida dos contratos. Eles normalmente são considerados a pessoa de contato das partes interessadas, internas e externas, para tudo que esteja relacionado aos contratos e processos de contratos. A principal finalidade da função é fazer com que os contratos avancem da geração à aprovação com rapidez. Esse processo, conhecido como ciclo de vida de contratos, contém cinco elementos básicos:

• Elaboração. As partes interessadas internas fornecem informações relevantes sobre o que será incluído no contrato e o gerente de contratos elabora o contrato com base nesses requisitos. Caso seja necessário fazer alguma revisão, o gerente de contratos elaborará a nova linguagem a ser incluída no contrato. 

• Facilitação da colaboração e da negociação. Embora os representantes das unidades de negócios envolvidas possam cuidar da essência das negociações, o gerente de contratos os orienta sobre como obter o melhor acordo possível. Ele também pode se envolver diretamente com a outra parte durante o processo de negociação. 

• Coleta de assinaturas. A maioria dos contratos requer assinaturas de diversas pessoas, interna e externamente. O gerente de contratos encaminha o contrato às pessoas envolvidas para assinatura, o que geralmente demanda que as assinaturas sejam coletadas em uma ordem específica. 

• Armazenamento. Após a assinatura do contrato, o gerente de contratos fica responsável por armazenar o documento de forma segura.

• Recuperação. Há muitos motivos pelos quais um contrato precisará ser acessado após ter sido assinado, como localizar obrigações e marcos, confirmar a linguagem em caso de litígio ou atualizar termos específicos que não exigem a elaboração de um novo contrato. Faz parte do trabalho do gerente de contratos assegurar que todo contrato possa ser encontrado e acessado com facilidade.

Por décadas, essas responsabilidades tiveram que ser executadas manualmente, com o uso de técnicas de gerenciamento de contratos baseadas em papel e não confiáveis. Esses processos ultrapassados podem aumentar o tempo necessário para criar e assinar contratos e podem introduzir erros potencialmente custosos. 

Habilidades do gerente de contratos

O processo de contratos exige muito da pessoa que o gerencia. Ter proficiência nas habilidades a seguir é absolutamente imprescindível para todo gerente de contratos.

Conhecimento jurídico: Uma compreensão sólida sobre direito contratual e regulamentações cabíveis é essencial. Os gerentes de contratos precisam assegurar que os contratos estejam em conformidade com os requisitos legais e que protejam os interesses de sua organização.

Habilidades de negociação: Os gerentes de contratos devem ser exímios negociadores. Eles negociam termos e condições com as partes interessadas internas e externas para chegar a acordos que beneficiem sua organização.

Habilidades de comunicação: Uma comunicação efetiva é fundamental para esclarecer os termos do contrato, lidar com preocupações e desenvolver relacionamentos com todas as partes envolvidas no contrato. Habilidades de comunicação escrita e verbal são importantes.

Atenção a detalhes: Contratos geralmente são documentos complexos, e até mesmo pequenos erros ou descuidos podem ter consequências significativas. Um gerente de contratos precisa ser meticuloso e detalhista ao revisar e elaborar contratos.

Análise: Analisar termos de contratos, identificar riscos e propor melhorias ou soluções são habilidades essenciais para gerentes de contratos. Eles devem ser capazes de avaliar o potencial impacto das cláusulas contratuais.

Habilidades organizacionais: Gerentes de contratos lidam com diversos contratos simultaneamente. Ser organizado é crítico para assegurar que prazos sejam cumpridos e que documentos sejam adequadamente armazenados e estejam acessíveis.

Proficiência em tecnologia: Na era digital, os gerentes de contratos devem se sentir confortáveis com softwares de gerenciamento de contratos, assinaturas eletrônicas e sistemas de gerenciamento de documentos para otimizar o ciclo de vida dos contratos.

Gerenciamento de riscos: Identificar e mitigar riscos em contratos é crucial. Os gerentes de contratos devem ser hábeis em avaliar os potenciais riscos em todo o processo de negociação.

Gerenciamento das partes interessadas: Desenvolver e manter relacionamentos com as partes interessadas internas e externas é importante. Os gerentes de contratos precisam colaborar e gerenciar expectativas de maneira eficiente.

Conduta ética: Manter elevados padrões éticos é essencial no gerenciamento de contratos, visto que os contratos envolvem informações sensíveis e confidenciais. 

O gerente de contratos digital

As responsabilidades do gerente de contratos tradicionalmente se concentravam em processos de execução: o processo de elaboração, o processo de negociação, o processo de assinatura e assim por diante. Para um trabalho que exige amplo conhecimento jurídico, quando não uma formação em direito, tarefas como correr atrás de assinaturas e revirar depósitos de arquivos para encontrar contratos antigos acaba acarretando uma grande quantidade de trabalho de baixo valor agregado realizado por um profissional de alto valor.

Mas temos boas notícias para os gerentes de contratos modernos: praticamente todas essas atividades improdutivas podem ser automatizadas.

• Os contratos digitais permitem colaboração e comunicação em tempo real entre todas as partes. Isso mantém a conversa fluindo e geralmente leva a resultados convenientes com mais rapidez do que negociações realizadas de maneira assíncrona. 

• As assinaturas eletrônicas facilitam o processo de assinatura para todos os signatários. Em vez de assinar diversas cópias de um contrato físico, as assinaturas eletrônicas implicam a necessidade de uma única assinatura em cada linha. Os acordos são encaminhados automaticamente ao próximo signatário, com a visibilidade de quem precisa assinar em seguida e seu status.

• O armazenamento digital e a pesquisa inteligente significam que não haverá preocupações sobre onde um documento está ou como encontrá-lo. Como os documentos estão armazenados digitalmente no mesmo lugar, não há necessidade de vasculhar uma pasta atrás da outra em diferentes unidades de disco rígido para encontrar o contrato que você está procurando.

Como a Docusign pode ajudar os gerentes de contratos

Quando o gerente de contratos não está mais focado na mecânica de cada etapa do processo de contratos, ele pode dedicar mais tempo a tarefas estratégicas e de maior valor agregado. A Docusign tem um conjunto de ferramentas que permite aos gerentes de contratos otimizar os aspectos entediantes de seu trabalho.

• Docusign eSignature. Envie e assine contratos com segurança de praticamente qualquer lugar e mantenha uma trilha de auditoria completa com a solução líder em assinaturas eletrônicas. 

• Docusign CLM. Centralize seus contratos, padronize processos de contratos e elimine a burocracia. 

• Integrações Docusign. Para maximizar o poder da automação de processos, os gerentes de contratos podem integrar suas ferramentas Docusign a uma enorme variedade de aplicativos de negócios como Zoom, Salesforce e SAP. 

Saiba mais sobre gerenciamento de ciclo de vida de contratos.