Gestão de documentos: o que é, como fazer e sua importância

Em um cenário marcado por uma série de incertezas econômicas, as empresas precisam agir se quiserem se manter sólidas e competitivas. Entre as diversas práticas que podem contribuir para o sucesso operacional de um negócio, está a implementação da gestão de documentos.

No entanto, afinal, você sabe o que é a gestão de documentos, a sua importância e como colocá-la em prática? Desenvolvemos um conteúdo completo sobre o tema. Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!

O que é gestão de documentos?

Toda empresa precisa lidar com uma série de documentos de diferentes naturezas e com variadas finalidades — são contratos de trabalho, contratos de venda, cadastros de clientes, fichas funcionais, contas de luz e água, notas fiscais, guias de impostos e assim por diante. Para gerir de modo adequado essa imensidão de papéis e/ou arquivos digitais, é necessário criar métodos e usar as ferramentas certas.

A gestão de documentos prevê exatamente este procedimento: a criação de processos para garantir o arquivamento correto de qualquer tipo de documento, levando em conta a sua natureza e as suas especificidades de manuseio. A tarefa parece simples? Bem, saiba, desde já, que uma boa gestão demanda muito mais que um grande gaveteiro, fichários e/ou pastas para o armazenamento de documentos estratégicos.

Um dos principais focos da gestão documental está em fazer com que aqueles arquivos que precisam ser mais acessados (os que estão na chamada "fase corrente") sejam de fácil localização e tenham um arquivamento rápido. Ao mesmo tempo, os documentos na "fase intermediária", que são menos acessados (como o contrato social da empresa), devem ser armazenados em um local adequado, protegido de extravios e/ou de danos.

A gestão de documentos é, portanto, um processo complexo, que leva em conta uma variedade de características dos próprios documentos. A prática também considera as necessidades da empresa e as mídias disponíveis para definir como será montado um arquivo eficiente, quais são os prazos e as localizações ideais para cada tipo de arquivo, assim como as melhores formas de acessá-los de maneira rápida e segura.

Qual é a importância da gestão de documentos?

A gestão de documentos é importante porque atua de forma direta não só nas atividades administrativas executadas rotineiramente em um negócio, mas no seu planejamento e nos processos de tomada de decisões dos gestores. Logo, essa modalidade gerencial tem um impacto operacional nos procedimentos documentais e na função estratégica como base de dados para o funcionamento de uma empresa.

Em termos operacionais, a gestão de arquivos otimiza a forma de documentar, tornando a prática padronizada, acessível, rápida, segura e sustentável. Como a documentação é uma atividade básica do universo corporativo — se feita de forma apropriada —, a sua gestão é capaz de diminuir falhas e aumentar a produtividade da equipe de colaboradores, o que tende a melhorar os serviços prestados pela companhia.

Também há efeitos diretos sobre a clientela. Considerando que tanto a emissão quanto o arquivamento de documentos se tornam muito mais eficazes, as demandas documentais dos consumidores passam a ser atendidas com maior efetividade. Em consequência disso, a satisfação dos clientes aumenta, e a imagem da empresa pode ser fortalecida.

Além disso, o gerenciamento documental permite a otimização do uso das informações que circulam na corporação. Quando os documentos organizacionais (contratos, cadastros de clientes, fluxos de caixa, dados de estoque etc.) são integrados, a companhia pode efetuar um controle mais preciso do seu funcionamento, tendo uma base sólida para planejar e implementar ações de diferentes naturezas.

Por que fazer a gestão de documentos?

Vimos que a gestão documental tem um papel importantíssimo na organização empresarial, que pode funcionar como uma verdadeira estratégia de ação da companhia. Como mostramos no item anterior, é preciso contar com uma série de processos e de práticas para assegurar a efetividade do gerenciamento documental.

Contudo, quais são exatamente os benefícios que esse tipo de procedimento traz para a empresa? Descubra agora mesmo!

Redução de custos

O trabalho com diversos documentos demanda um custo grande, seja de armazenamento, seja de geração, seja de envio de arquivos a clientes, parceiros e fornecedores. Para se ter uma ideia do volume de gastos, basta pensar no montante de recursos financeiros comumente envolvidos na compra de papel, na manutenção de impressoras e na postagem de correspondências.

Além disso, assim como em todas as atividades corporativas, a falta de planejamento e de organização na realização de tarefas cotidianas acaba gerando custos adicionais e dificultando o controle de todo o processo. Dessa forma, podem surgir problemas que não só minam o orçamento de uma área específica do empreendimento, mas que se espalham e acabam corroendo os recursos dos demais setores, podendo gerar prejuízos.

Uma gestão de documentos eficaz, no entanto, prevê que sejam realizadas mais ações com os menores custos possíveis. Esses custos envolvem desde a impressão de cópias na quantidade ideal, passando pelo armazenamento otimizado para diminuir os valores relativos à manutenção dos arquivos — como os destinados à compra de armários em condições adequadas e à climatização —, até o ganho de tempo dos funcionários.

Diminuição do volume

Já falamos aqui que a quantidade e a diversidade de documentos gerados e consultados por uma empresa são enormes. Esse volume tende a aumentar ainda mais conforme o porte da corporação. Por isso, a estruturação do armazenamento documental demanda um bom investimento de recursos, que, já em curto prazo, oferece ganhos para a companhia como um todo.

Nessa ótica, algumas ações possibilitam o gerenciamento efetivo dos arquivos utilizados. É preciso escolher um ambiente físico ou servidores dedicados para a guarda e garantir que esse arquivamento não danifique dados importantes.

É imperativo também ter em mente que uma gestão eficiente de documentos implica necessariamente a redução do volume de arquivos que circulam na corporação. Afinal, estamos falando do corte de documentos duplicados, da eliminação de papéis que não são mais necessários e, ainda, da digitalização correta de documentos que não precisam existir em cópia física.

Além da redução do volume, há uma significativa otimização da distribuição de documentos. A destinação de determinados arquivos para os setores interessados descentraliza a guarda de documentos, tornando o acesso mais organizado, rápido, barato e efetivo. Contudo, não se preocupe, pois também falaremos dessas vantagens mais adiante!

Aumento da qualidade

Outro fator que demanda a atenção da gestão de documentos é a qualidade do material usado na documentação e as formas de arquivamento. Não basta, portanto, que o acesso aos arquivos seja fácil e rápido.

Também é importante que esses mesmos arquivos estejam em condições ideais de serem analisados, consultados e enviados para destinatários externos ou diferentes equipes da própria empresa.

Aí entra a gestão documental, que também deve zelar para que os documentos não sejam danificados — seja por determinados aspectos, como calor ou umidade, seja pelo mau uso, seja por danos na manipulação, na emissão e no transporte. O cuidado incide diretamente sobre a durabilidade do arquivo, conservando-o para que se mantenha intacto durante todo o período pelo qual deve ser armazenado.

O objetivo é garantir que o nível de resolução de atividades via uso de documentos não encontre problemas técnicos que demandem a refação do próprio arquivo ou trabalhos custosos de recuperação documental. Além disso, é preciso lembrar que a emissão de segundas vias de certos documentos produzidos externamente é cobrada, o que torna a preservação da qualidade documental um meio de economia.

Agilidade no acesso

Perder tempo procurando documentos para o encaminhamento de determinada ação significa perder dinheiro. Os funcionários perdem um período precioso do dia em uma atividade que, se fosse feita da forma adequada, não deveria tomar mais que alguns poucos minutos. É aí, então, que entra a gestão de documentos, que tem como princípio a organização exemplar de papéis e de arquivos digitais que precisam ser acessados.

Como falamos antes, essa organização leva em conta a própria natureza do documento, a necessidade de ele ser acessado de maneira constante ou eventual, e o uso desses arquivos por determinado setor da companhia. De modo simplificado, podemos dizer que os arquivos mais usados são colocados em locais de fácil acesso, considerando também o departamento que fará uso dos documentos.

Empresas que operam com uma alta rotatividade de empregados, por exemplo, precisam fazer com que o setor de Recursos Humanos (RH) tenha acesso constante aos contratos de trabalho. Por isso, esses documentos devem estar mais visíveis. Isso também pode significar que esse tipo de documento deve ser alocado no próprio setor de RH, evitando que a equipe tenha que fazer grandes deslocamentos para ter o que busca em mãos.

Garantia de segurança jurídica

Os documentos são, antes de tudo, garantias jurídicas de que a empresa está realizando ações que condizem com a legislação e com as boas práticas adotadas no país. Por um lado, eles são provas e demandas de atores externos, que vão desde o fisco, passando por fornecedores, até chegar a clientes. Por outro lado, são a garantia de que o negócio age guiado por acordos e demandas previamente estabelecidos entre as partes.

A gestão documental assegura, portanto, a integridade desses documentos, tornando-os disponíveis sempre que requisitados — o que pode ser feito, inclusive, por autoridades competentes. Além disso, essa integridade é especialmente importante em situações em que a companhia se envolve em ações judiciais, nas quais precisa apresentar documentos com valor legal para respaldar as suas alegações perante a Justiça.

A metodologia de gerenciamento documental também atua para fazer com que esses arquivos sejam realmente válidos, com a apresentação de assinaturas, carimbos ou certificados. Isso é possível porque, com essa prática gerencial, há o cuidado de analisar se os documentos contam com os elementos requeridos legalmente para que sejam considerados íntegros, autênticos e seguros.

No entanto, tenha atenção: engana-se quem pensa que a garantia de segurança jurídica se restringe aos documentos físicos. Arquivos digitais, cada vez mais populares e comprovadamente efetivos no universo corporativo, também precisam contar com características que os tornem válidos diante da legislação vigente, ao mesmo tempo em que se mantêm protegidos de acessos por parte de pessoas não autorizadas, desvios ou fraudes.

Preservação da memória

Empresas sérias e focadas no desenvolvimento estão sempre fazendo um planejamento estratégico com a intenção de melhorar os seus resultados e otimizar práticas — tudo de maneira constante e controlada. O planejamento deve, claro, levar em conta o próprio histórico corporativo, e isso só é possível quando os dados que remetem ao passado, seja ele mais recente, seja ele mais distante, estejam corretamente armazenados.

A gestão de arquivos é, portanto, uma importante ferramenta para a preservação da memória corporativa; um pilar fundamental para a organização e para o planejamento estratégico. Além disso, arquivos históricos da empresa também são essenciais para garantir a segurança jurídica no longo prazo, já que existem processos e ações que exigirão a consulta de documentos não tão recentes — de cinco ou dez anos atrás.

Ainda vale lembrar que ter acesso facilitado mesmo a arquivos que não são recentes ajuda a empresa a preservar a sua própria história, sendo capaz de identificar qual foi a sua linha de crescimento e quais eram os objetivos e os valores que guiaram a sua criação e o seu desenvolvimento. Quer saber como a reputação do negócio foi construída ao longo do tempo? Se devidamente armazenados, os documentos podem dizer!

Uniformização de processos

Você já deve ter notado que falamos muito sobre acessibilidade e preservação de documentos, não é mesmo?! Então, precisamos explicar também que essas ações exigem a aplicação de técnicas e de práticas confiáveis, de modo a tornar a gestão de documentos algo comprovadamente efetivo, e que, para funcionar, precisa ser difundido entre todos os colaboradores da companhia.

Para isso, o processo de organização é baseado na uniformização da emissão, da guarda, do transporte e da utilização de documentos. Essa regulação requer, em um primeiro momento, a padronização de todos os recursos, metodologias e procedimentos relacionados à gestão de documentos. Em seguida, a prática demanda o compartilhamento das orientações definidas com os empregados da empresa.

Assim, por mais diversa que seja a documentação usada, todos os funcionários conseguirão ter acesso a diretrizes claras sobre como devem atuar para contribuir e garantir a integridade dos arquivos. Processos uniformizados garantem uma gestão de documento mais fluida e contribuem para o trabalho feito em outras áreas que necessitam de um acesso rápido a qualquer tipo de arquivo.

Dados integrados em um único espaço

Ter todos os dados relevantes em um único lugar — seja na nuvem, seja em um local físico — elimina a necessidade de procurar em diferentes pastas, arquivos ou sistemas, economizando tempo e esforço. Nesse contexto, a integração de dados facilita a automação de tarefas e de fluxos de trabalho, reduzindo a necessidade de intervenção manual e agilizando os processos.

Quais são os riscos de uma má gestão de documentos?

Uma má gestão de documentos pode trazer diversos riscos para as empresas, impactando negativamente a eficiência, a produtividade, a segurança e até mesmo a conformidade legal. Alguns dos principais incluem:

• a perda de informações em razão do extravio de documentos, causando atrasos em projetos, a interrupção de processos e até prejuízos financeiros;

• a dificuldade de localização e de acesso a informações quando necessário, resultando na perda de tempo e no retrabalho;

• os equívocos no processo de tomada de decisões;

• os problemas de segurança;

• o aumento de custos associados, principalmente, ao desperdício de espaço físico para armazenamento, de tempo gasto na busca de documentos perdidos, da necessidade de refazer documentos extraviados e do eventual pagamento de multas por descumprimento de leis e de regulamentos;

• os danos à reputação associados à perda e ao vazamento de informações.

Qual é a diferença entre uma gestão tradicional e uma gestão eletrônica de documentos?

A gestão de documentos tradicional e a gestão eletrônica de documentos usando assinatura eletrônica de documentos apresentam diferenças com relação ao suporte, ao acesso, à organização, à segurança, aos custos, à sustentabilidade e à escalabilidade. Entenda:

• suporte — a gestão tradicional é baseada em documentos físicos, como papel, pastas, arquivos e armários, enquanto o digital utiliza plataformas digitais e softwares para armazenar, assinar, organizar e gerenciar documentos eletrônicos;

• acesso — a gestão tradicional requer a presença física no local de armazenamento para acessar os documentos. Na gestão eletrônica, é possível acessar e assinar remotamente documentos a partir de qualquer dispositivo com conexão à Internet, facilitando a colaboração e o trabalho remoto;

• organização — na gestão tradicional, são usados métodos manuais de organização, como indexação, arquivamento e catalogação, que podem ser demorados e propensos a erros. Ou seja, diferentemente do que acontece no gerenciamento eletrônico de documentos, no qual se utilizam ferramentas de busca, filtros e metadados para organizar e localizar documentos de forma rápida e eficiente;

• segurança — o modelo tradicional é mais vulnerável a perdas, danos, roubos e desastres naturais, como incêndios e inundações. Na gestão eletrônica, a segurança é maior, já que existem backups automáticos, controle de acesso, criptografia junto com a assinatura e outras medidas de proteção contra perdas e acessos não autorizados;

• custos — o método tradicional envolve custos específicos com um espaço físico para o armazenamento, com materiais de escritório, com a manutenção e com pessoal para o manuseio dos documentos. No digital os custos relativos ao armazenamento físico, a materiais e ao pessoal são reduzidos drasticamente, dado que só existe o arquivo digital para ser armazenado em nuvem, não possui transporte de documento e nem impressão.

• sustentabilidade — o método tradicional gera um grande volume de resíduos de papel, impactando negativamente o meio ambiente. A gestão eletrônica do documento contribui para a sustentabilidade em razão da redução do consumo de papel e da baixa geração de resíduos;

• escalabilidade — na gestão tradicional, a escalabilidade é difícil, pois demanda a manutenção de grandes volumes de documentos e de informações. A versão digital é facilmente escalável, facilitando o acompanhamento e o crescimento da empresa.

Como você pôde ver, a gestão eletrônica dos documentos oferece diversas vantagens em relação à gestão tradicional de documentos, como mais eficiência, segurança, acessibilidade, redução de custos e sustentabilidade. A implementação de um sistema de gestão de documentos digitalizados é um investimento estratégico relevante para as empresas — independentemente do porte — que buscam otimizar os seus processos e garantir a gestão eficiente dos seus documentos.

Quais são as melhores práticas de gestão de documentos?

Agora que você já sabe que a gestão documental é uma ferramenta que traz benefícios claros para a empresa, desde a diminuição de despesas, passando pela melhoria da produtividade dos setores, até chegar ao aumento da garantia jurídica, é hora de entender o que pode ser feito para que essa área seja ainda mais efetiva.

Para isso, listamos algumas dicas no intuito de transformar a gestão de documentos em um diferencial competitivo. Veja!

Tenha um espaço estruturado

Muitas empresas ainda têm dificuldades em alocar os documentos, acabando por permitir que eles sejam guardados de forma dispersa, em gavetas, armários e pastas espalhadas por diferentes setores do negócio. Algumas companhias até contam com um arquivo que, no fim das contas, assemelha-se a um depósito, com caixas e mais caixas sem nenhuma organização. Alguma dúvida de que isso torna o ambiente hostil?! Pois é!

Para evitar esses problemas, vale organizar um setor específico para o arquivamento de documentos, com prateleiras e corredores identificados, facilitando o controle da armazenagem. É importante que toda a documentação esteja distribuída de acordo com categorias que sejam facilmente reconhecidas pelos funcionários que a manuseiam.

Lembre-se de que o espaço precisa atender às necessidades da empresa a longo prazo e, portanto, precisa ser suficientemente amplo, além de climatizado, para evitar potenciais danos aos documentos físicos. Inclusive, é essencial considerar que os documentos serão rotineiramente manipulados, o que exige um bom espaço de manobra para o deslocamento de caixas e de arquivos.

Considere a temporalidade

Nem todos os documentos precisam ser armazenados para sempre. Isso sem contar que descartar parte dos papéis e dos arquivos é uma ação necessária para liberar espaço e garantir também que a empresa tenha acesso rápido ao que realmente importa para as suas operações. No entanto, o momento do descarte deve levar em conta a temporalidade subjacente de cada tipo de arquivo.

Para ficarmos no setor de Recursos Humanos, por exemplo, temos que entender que certos documentos, como uma carta de pedido de demissão, devem ser arquivados por, pelo menos, cinco anos. Já aqueles documentos que comprovam a quitação de obrigações com a Previdência Social dos funcionários têm que ser guardados por, pelo menos, 30 anos.

Uma boa maneira de organizar esses prazos é contando com uma tabela de temporalidade que liste os documentos de acordo com a sua natureza, a sua localização e a data de descarte. Essa ação evita tanto a eliminação de documentos que devem ser guardados por longos períodos de tempo quanto o armazenamento desnecessário de arquivos.

Digitalize os documentos

Quando o assunto envolve a gestão de documentos, é quase impossível não pensar em arquivos enormes, cheios de caixas e papéis de todos os tipos, não é mesmo? Mas a boa notícia é que esse cenário vem mudando de forma significativa.

Com o avanço da tecnologia, apostar na gestão de documentos digitalizados passou a ser uma ação estratégica, que traz benefícios concretos para a corporação.

São diversas as vantagens que o uso de documentos eletrônicos gera para a companhia, começando pelo fato de serem mais seguros do que aqueles criados em papel. Isso porque, quando aplicadas as ferramentas adequadas, os arquivos digitais não podem ser adulterados, ficam com acesso restrito aos usuários autorizados e podem ser facilmente armazenados em diferentes locais, evitando o extravio.

Aliás, os benefícios da utilização de arquivos eletrônicos não param por aí. Eles não demandam a ocupação de grandes espaços físicos, são mais fáceis de serem localizados, acessados e transportados, não sofrem com a deterioração comum que ocorre em documentos de papel e ainda contribuem para a preservação do meio ambiente.

Afinal, menos papel equivale a menos árvores derrubadas e menos consumo de energia com a manutenção de impressoras, por exemplo. Isso sem falar na redução de custos por não ser mais preciso comprar tinta e os demais insumos de escritório, tampouco gastar com o envio de papelada de um lugar para o outro.

No mundo eletrônico, os documentos se tornam mais práticos, eficazes e seguros para as partes envolvidas em uma transação, uma vez que existem ferramentas especializadas em garantir a sua validade diante da legislação. Isso gera confiabilidade para o processo. Aí, entram as assinaturas eletrônicas.

Tenha políticas claras de uso dos documentos

A uniformização de processos é um fator-chave para o sucesso de qualquer tipo de gestão. Nessa ótica, o estabelecimento de diretrizes claras para o uso e o transporte de documentos é, portanto, uma maneira segura de garantir a fluidez do processo e evitar certos riscos, como extravios e/ou danos aos arquivos armazenados.

Dentro da política de uso de documentos da empresa, defina quais arquivos podem ser acessados por todos e quais devem ter o seu acesso restrito às lideranças. Estabeleça também formas adequadas de solicitação de documentos, além de determinar quais são os passos de autorização que devem ser cumpridos antes do envio de qualquer arquivo para outras pessoas.

Esses processos vão ajudar a empresa a garantir que, mesmo com a alta rotatividade do uso de determinados documentos e com a alternância de funcionários, os arquivos sempre serão armazenados e realocados de maneira correta depois da consulta. A prática também contribui para preservar a segurança da empresa durante a movimentação de papéis ou de arquivos eletrônicos.

Por que usar um software de gestão eletrônica de documentos na empresa?

Conhecendo as diferenças entre a gestão tradicional e a gestão eletrônica, é fácil perceber por que o uso de um software eletrônico de documentos pode fazer toda a diferença na hora de armazená-los.

A gestão eletrônica de documentos facilita a organização e o acesso aos dados, aumenta a segurança, reduz os custos, eleva a produtividade, facilita o trabalho em equipe, contribui para a sustentabilidade e auxilia no cumprimento da legislação — especialmente de regulamentos, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

É seguro armazenar documentos digitalmente?

Armazenar documentos digitalmente pode ser muito mais seguro do que o armazenamento físico na maioria dos casos. No entanto, a segurança depende da implementação de medidas e de práticas adequadas.

Entre os cuidados a serem adotados, estão o uso de senha fortes, uma estratégia de autenticação de dois fatores, a atualização constante dos sistemas, a utilização de antivírus e de firewall e a realização regular de backups.

Como migrar a gestão de documentos para um ambiente digital?

A migração da gestão de documentos para um ambiente digital é um processo que requer planejamento e organização. A seguir, listamos um passo a passo com dicas para quem vai realizá-la:

• comece com um planejamento, definindo objetivos e realizando um levantamento de documentos que serão digitalizados;

• estabeleça como os documentos serão digitalizados, indexados, armazenados e acessados no novo sistema;

• depois, pesquise e escolha a solução de gestão eletrônica que esteja alinhada às necessidades do seu negócio;

• adquirido o sistema, é hora de iniciar a digitalização, então, prepare os documentos, organize, digitalize e realize a indexação, atribuindo metadados aos documentos digitalizados, como nome do arquivo, data, tipo de documento, autor e palavras-chave, para facilitar a busca e a organização;

• implemente a sua gestão eletrônica, configure o software, importe os documentos e teste o sistema;

• comunique todos os colaboradores sobre a mudança para o ambiente digital e ofereça treinamento sobre o uso do novo sistema;

• monitore o uso do sistema, identifique possíveis problemas e faça ajustes conforme necessário;

• após a digitalização e a validação, defina uma política de descarte para os documentos físicos, levando em consideração as leis e os regulamentos aplicáveis.

Quais são as melhores ferramentas para a sua gestão de documentos?

Desenvolver boas práticas para a gestão de documentos é uma tarefa complexa, que exige treinamento e investimento em áreas físicas, em materiais e em infraestrutura tecnológica. A boa notícia é que existem ferramentas que podem funcionar como importantes aliadas na manutenção de uma política documental eficiente e econômica.

É justamente sobre esses aliados que vamos falar agora. Acompanhe!

Computação na nuvem

A cloud computing não é exatamente uma novidade, tanto que essa tecnologia já está presente em diversos momentos da nossa vida cotidiana — seja na utilização de serviços baseados na rede, como a Netflix, seja no armazenamento remoto de documentos. Mas você sabia que as soluções na nuvem também são eficientes quando voltadas para o ambiente corporativo, em especial para a gestão de documentos?!

Por mais que os arquivos digitais não demandem um espaço físico tão grande quanto os elaborados em papel, os documentos eletrônicos também requerem investimento em infraestrutura por parte da empresa. Ou seja, esse tipo de documentação exige o uso de máquinas e de servidores, os quais ocupam um determinado espaço, precisam de manutenção e geram gastos com energia para fazer um controle de temperatura ideal.

Todas as soluções físicas podem ser facilmente substituídas pelo uso de servidores na nuvem! O seu funcionamento é simples: basicamente, trata-se de enviar para um servidor remoto os arquivos da empresa, que ficarão sob a guarda do fornecedor escolhido. Em geral, o armazenamento na nuvem é feito por um modelo SaaS — sigla em inglês para "software como serviço".

Nessa dinâmica, a empresa contrata um fornecedor por um valor referente à quantidade de dados que vai movimentar. Cabe à companhia contratada para hospedar os arquivos o cuidado com todo o processo de manutenção do serviço, que compreende a sua atualização periódica, a garantia de funcionamento adequado e a operação com protocolos de segurança.

Por fim, vale lembrar que arquivos alocados na nuvem podem ser acessados por meio de qualquer dispositivo com conexão à Internet — como um notebook, um celular ou um tablet. Isso aumenta consideravelmente a mobilidade da empresa, que passa a acessar dados importantes a qualquer momento e de qualquer lugar.

Assinatura eletrônica

Assinar documentos é uma ação antiga e, geralmente, bastante burocrática, já que o signatário precisa assinar mais de uma via e rubricar todas as demais páginas. Essa atividade também pode demandar o deslocamento físico de funcionários ou gestores para comprovar a legalidade do arquivo com o próprio punho. Mas, com o desenvolvimento tecnológico, esse tipo de procedimento tem ficado cada vez mais no passado.

Hoje em dia, é possível contar com serviços de assinatura eletrônica literalmente na "palma da mão". Com isso, um documento não precisa nem mesmo ser impresso para receber aquilo que o oficializa, o que garante que toda a transação possa ser realizada em um ambiente totalmente virtual. Tudo isso traz vantagens que vão além da economia de material físico.

Utilizando esse recurso tecnológico, documentos que levavam horas ou até dias para passar por todas as partes interessadas podem, agora, ser enviados de maneira instantânea, pela Internet, não importando se as partes estão na mesma cidade, no mesmo estado ou no mesmo país — e tudo com o mais alto nível de segurança online, possibilitado pela criptografia.

O melhor é que a assinatura eletrônica traz outros benefícios claros de gestão. As plataformas usadas para esse fim agregam outras funções, que vão desde o armazenamento digital dos arquivos gerados até a sua organização automática, de acordo com as definições previamente estabelecidas pelos gestores, possibilitando acesso fácil, rápido e com funções integradas.

Além disso, essas ferramentas podem guardar informações sobre quem abriu o documento, em que local e em qual horário, inclusive via qual dispositivo. Esses dados são importantes para garantir a integridade do processo e aumentar o nível de compliance da empresa, já que existe a certeza de que os arquivos só foram destinados e analisados por quem realmente tinha autorização para isso.

Ainda vale lembrar que a assinatura eletrônica é 100% válida juridicamente, com o seu uso previsto na legislação brasileira e de vários outros países — como Estados Unidos e Reino Unido. Além da segurança jurídica, existe a segurança dos dados, uma vez que os softwares de assinatura eletrônica funcionam com codificação sofisticada e controles efetivos de autorização de usuários via senhas e outras diretrizes de segurança.

Sistemas ERP e CRM

Para ser ainda mais eficiente nas suas finalidades operacionais, podendo ser extremamente útil aos processos de tomada de decisão, a gestão de documentos precisa "conversar" de maneira efetiva com outros procedimentos de controle da empresa. Uma boa ponte de contato pode vir por dois tipos de solução digital bastante populares no universo corporativo: o ERP e o CRM.

ERP é a sigla, em inglês, para "software de gestão empresarial", solução que integra dados de todos os setores da empresa e gera relatórios ricos para a tomada de decisão dos gestores. O recurso é mais eficiente quando tem acesso a documentos digitais seguros, como notas fiscais eletrônicas ou contratos assinados eletronicamente.

Com o uso do ERP integrado a um gerenciamento documental eficiente, há ganhos mútuos para essas duas modalidades organizacionais em suas atividades específicas. Dessa maneira, tanto a gestão de documentos ajuda a gestão empresarial como um todo quanto a gestão empresarial contribui para organizar o controle e o uso dos arquivos.

Já as soluções de CRM, sigla em inglês para "gestão de relacionamento com clientes", são responsáveis por coletar informações importantes sobre compradores e possíveis compradores, que vão desde o nome, o e-mail e o telefone até dados mais complexos, como histórico de compras ou visitas à página. Trata-se da base de informações da clientela e mesmo do público-alvo da companhia.

Para que sejam realmente eficientes no monitoramento dos seus consumidores, os CRMs demandam a utilização de documentos efetivamente organizados. Desse modo, a empresa conta com informações seguras para identificar comportamentos e tendências dos compradores e, com isso, desenvolver soluções mais eficazes.

É importante salientar que a plataforma de assinatura eletrônica da Docusign está integrada nativamente a diversos sistemas de CRM — como Salesforce, Microsoft Dynamics ou SAP C/4HANA, entre outros —, além de contar com uma API Open Source que permite a integração com qualquer outro sistema.

ERP e CRM são, como vimos, soluções tecnológicas que demandam uma gestão documental eficiente, também baseada em ferramentas digitais. O resultado dessa combinação é o uso integrado e produtivo de documentos, que passam a formar uma base sólida, acessível e confiável para a tomada de decisões estratégicas pela companhia.

Como dito no post, a gestão de documentos influencia de forma direta a eficiência e a produtividade de todos os setores da empresa, tendo, por isso, fundamental importância. Assim, os procedimentos e as ferramentas utilizadas pela companhia para gerir os seus arquivos impactam não apenas os seus processos administrativos rotineiros, mas a sua lucratividade e o potencial de crescimento mercadológico.

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