Escanear assinatura: por que essa prática não é recomendada?

A correria no dia a dia das empresas pode tornar incontrolável o desejo de pulverizar toda a letárgica burocracia nacional e simplesmente optar por escanear assinatura e copiar/colar em um documento eletrônico para conferir mais rapidez à tramitação de certidões ou contratos.

Mas hoje vamos mostrar algumas questões (principalmente jurídicas) que vão fazer você refletir sobre formas mais seguras de dar celeridade às suas petições, declarações ou contratos negociados no ambiente virtual!

Ratifique seus documentos sem correr risco de incorrer em nulidades futuras! Confira o que fazer!

Assinatura digital x assinatura digitalizada

Não há como começar este artigo sem passar por essa distinção, que é exatamente o cerne de muitos equívocos ocorridos no mundo dos negócios. Primeiramente, deve-se ficar claro que assinatura eletrônica é qualquer forma de chancela de identidade que use os meios eletrônicos como instrumento. Capturando provas e evidências da identidade do signatário e da autenticidade do documento.

Dessa forma, trata-se de um termo genérico, que engloba as assinaturas via senha alfanumérica (usadas no internet banking), a assinatura digital, a assinatura digitalizada, entre outras.

A assinatura digitalizada é apenas a imagem que reproduz a assinatura manuscrita mediante equipamentos como FAX ou escâner, mais comum atualmente. Sendo assim, a assinatura digitalizada é considerada uma mera fotocópia, o que acarreta em diversos problemas, inclusive quanto ao reconhecimento dessa firma no mundo jurídico.

A assinatura digital, de forma oposta, refere-se a um procedimento de autenticação baseado em tecnologia criptográfica assimétrica de alta complexidade utilizando um certificado digital para autenticar o signatário. Nesse caso, são utilizados os métodos de codificação algorítmica mais avançados, cumprindo todas as exigências legais e regulatórias, devido ao elevado grau de confiabilidade sobre a identidade do assinante.

Problemas de escanear assinatura

Como já foi possível perceber até aqui, as diferenças entre os tipos de assinaturas eletrônicas podem gerar dúvidas. E é por isso que vamos detalhar cada parte envolvida nos processos. Continue a leitura para aprender porque escanear assinatura pode não ser uma boa ideia para o seu negócio.

1. Ausência de reconhecimento legal

Em 2013, a 4ª Turma do Tribunal Regional do Trabalho da 6ª Região (TRT-PE) negou recurso ordinário que foi enviado pelo correio com assinatura digitalizada do advogado de uma das partes. O TRT apenas seguiu um entendimento jurisprudencial mais antigo (de 2011), um julgado cuja ementa pode ser vista no site do Tribunal Superior do Trabalho (TST):

Poderíamos ainda reunir uma enormidade de decisões judiciais e administrativas que atestam a nulidade dos atos identificados por meio de assinatura escaneada. Isso porque essa forma de identificação é facilmente burlável.

Por se tratar de uma cópia, é perfeitamente possível que um estelionatário recorte a assinatura de outra pessoa e cole-a por cima de um documento qualquer, fotocopiando-o em seguida. Por fim, se ele digitalizar esse “novo” documento, terá uma declaração de vontade fraudulenta, que pode ser usada para fins ilícitos, causando transtornos a muita gente.

Perceba que a vulnerabilidade desse tipo de assinatura oferece prejuízos potenciais e insegurança jurídica a toda a força produtiva nacional.

2. Inexistência de mecanismos de proteção contra fraudes

Podemos dizer que este tópico é a causa e o anterior é a consequência. Em outras palavras, escanear assinatura não tem valor jurídico justamente por não conferir qualquer proteção ao signatário (nem a quem recebe o documento).

Enquanto a assinatura digital usa uma espécie de “ID digital” baseado em um certificado eletrônico emitido por uma autoridade de certificação (e, mais do que isso, assegura a “quebra” da assinatura aposta ao menor sinal de tentativa de adulteração posterior), o ato de colar uma imagem com sua assinatura escaneada não pode comprovar a autenticidade, tampouco a integridade do arquivo.

Se você se acostumou a usar assinaturas digitalizadas em suas relações comerciais, saiba que está sujeito a fraudes que podem colocar em risco a sobrevivência do negócio.

3. Não elimina a burocracia

Se um contador assinar um relatório de faturamento e digitalizá-lo à empresa-cliente, esse documento não servirá para que a companhia o remeta como comprovação de enquadramento no Simples Nacional.

Pegando outro exemplo, se uma imobiliária adotar a estratégia de escanear assinatura para remeter laudos de vistoria e declarações de quitação com mais rapidez aos seus clientes, certamente terá problemas comprobatórios caso seja acionada judicialmente.

Além das situações citadas, vale destacar que ficar imprimindo montanhas de formulários e digitalizando centenas de assinaturas não elimina a mão de obra decorrente das atividades administrativas de arquivamento e gestão de documentos físicos (conservação, catalogação, locação de espaço etc.).

Definitivamente, a digitalização de assinatura não é menos problemática do que a já obsoleta assinatura manuscrita. O ideal mesmo é recorrer a uma solução de assinatura eletrônica, cuja validade jurídica é chancelada pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, ainda em vigência.

Por que recorrer à assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica presente em soluções de alta tecnologia, como as oferecidas pela Docusign, permite que você redesenhe por completo a estrutura de sua empresa em direção a uma dinâmica paperless, mais segura, econômica, rápida e mais alinhada às novas demandas socioambientais.

Trabalhar com essa assinatura eletrônica em soluções de Gestão de Transações Digitais ainda oferece a vantagem de assegurar que você consiga colher dezenas de identificações em poucos segundos, salvando o documento em nuvem junto com uma trilha de auditoria de cada mensagem trocada entre os servidores.

Basta assinar o documento com sua senha (ou traço característico, caso esteja usando um dispositivo touchscreen), tolken ou certificado digital, indicar onde cada interessado deve apor sua firma e pronto! Uma mensagem de e-mail será remetida aos demais destinatários, alertando-os para que eles também ratifiquem sua identidade.

Como essa autenticação elimina a necessidade de reconhecimento de firma, imagine o quanto em tempo e dinheiro pode ser economizado em longo prazo com esse tipo de recurso. Definitivamente, vale a pena usar a assinatura eletrônica.

Há ainda a possibilidade de monitorar todas as atividades que envolvem esses documentos (quem abriu, em qual hora, por qual dispositivo etc.), além de replicar cada arquivo com muito mais rapidez do que nos documentos assinados de próprio punho.

Como você viu, escanear assinatura oferece muitos perigos. Então, não coloque seu negócio em risco. Procure por uma opção segura, moderna e econômica e otimize as atividades do seu empreendimento.

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