Entendendo o System of Agreement: Preparação

Há algum tempo apresentamos um artigo sobre o nosso novo grande pilar para o futuro: modernizar os ‘Systems of Agreement’ das empresas de todo o mundo, automatizando e conectando tudo o que acontece antes, durante e depois de cada assinatura através da plataforma da Docusign.

Nossa ideia é mudar as tecnologias e processos usados para preparar, assinar, executar e gerenciar acordos. Então, nessa série, vamos contextualizar cada uma das quatro etapas de um acordo que serão renovadas a partir deste movimento.

Preparar

Nenhum contrato vem pronto. Para que ele possa receber assinaturas, sempre é preciso adequá-lo à demanda dos contratantes ou dos signatários envolvidos, identificando elementos subjetivos e objetivos como informações sobre as partes, capacidades jurídicas e legitimidades, além de incluir valores e cláusulas.

Contudo, a grande maioria dos modelos prontos retirados da internet não satisfazem totalmente os requisitos dos acordos e não são legalmente adequados, podendo colocar em risco a relação ali estabelecida e até causar problemas jurídicos.

Outra dor de cabeça enfrentada atualmente é a reinserção de dados que estão presentes nos softwares de registros, muitas vezes resultando em erros que podem aparecer no documento final. Também surge, a partir disso, a necessidade de buscar profissionais capacitados para revisar o conteúdo e verificar a legalidade do contrato.

Entendendo este cenário, nossa iniciativa consistiu em criar algumas atividades que contemplam toda a elaboração de contratos até o momento em que eles estão prontos para as assinaturas. Agora já é possível:

• Criar um documento em um aplicativo ou software de escrita, como o Microsoft Word ou o Google Docs, e transferi-lo facilmente para a plataforma de contratos

• Trabalhar diretamente com modelos de contratos aprovados por um setor ou órgão específico, como os exigidos pelas associações de imóveis regionais

• Coletar dados de sistemas de registros (como CRM, HCM e ERP) e preencher automaticamente as partes de um contrato com informações de clientes, produtos e preços, por exemplo, evitando retrabalho

• Criar automaticamente um contrato personalizado de acordo com as necessidades do signatário (como para uma solicitação de empréstimo) a partir de suas informações básicas

• Permitir que diversas partes colaborem e insiram comentários num rascunho do contrato em tempo real, mantendo as deliberações como parte do registro legalmente admissível do contrato

Além disso, notamos que a câmera é uma das maiores fontes de inserção de documentos dentro do nosso app – afinal, quem nunca tirou foto de um documento ao invés de escaneá-lo? A partir disso, uma de nossas últimas novidades para a agilizar e facilitar a preparação de documentos foi o Mobile Document Scanning, que torna possível (e fácil) escanear, cortar, redimensionar e até adicionar páginas num mesmo documento que será importado para a plataforma Docusign.

Um contrato que tem problemas em sua preparação está fadado a ter problemas até o fim de seu ciclo. Por isso, simplificar tanto a criação do documento quanto o preenchimento de informações são procedimentos essenciais para dinamizar este passo inicial do processo, deixando-o pronto para ser assinado com mais rapidez e segurança.

Fique de olho no nosso blog para entender as próximas etapas dos ‘Systems of Agreement’ modernos.