É possível imprimir documento assinado eletronicamente?

Conforme as empresas adotam novas tecnologias, é comum que surjam algumas dúvidas operacionais. Afinal de contas, é possível imprimir documento assinado eletronicamente? Mais importante do que isso: esse documento impresso continua valendo?

Essas são apenas algumas das inúmeras curiosidades promovidas pela era da digitalização. Por isso, elaboramos este material para esclarecer esses pontos e outros questionamentos sobre a impressão de documento assinado eletronicamente. Acompanhe!

Quais são os prós e contras de imprimir documento assinado eletronicamente?

Primeiro, é importante recapitular o que são os documentos assinados eletronicamente. Apesar de já existirem há um bom tempo, as assinaturas eletrônicas ficaram ainda mais populares após a pandemia de 2020.

Nesse contexto, tanto pessoas como empresas passaram a precisar mais de uma forma prática e segura para continuar assinando termos e contratos, mesmo que a distância. Foi assim que, em pleno distanciamento social, a digitalização do ato de assinar documentos se tornou quase uma obrigatoriedade para as empresas.

Nesse cenário, tecnologias como a assinatura eletrônica se popularizaram no mercado, oferecendo um meio prático, inteligente e rápido para assinar e autenticar documentos na esfera digital. Mas afinal, quais são os prós e contras da impressão desse tipo de material? Isso é o que você descobrirá agora!

Vantagens

Inicialmente, precisamos responder à pergunta que encabeça este artigo. Sim, é possível imprimir documentos assinados eletronicamente. No entanto, existem mais detalhes que merecem a sua atenção. Um documento assinado eletronicamente é, juridicamente, um documento de validade eletrônica.

Portanto, nada impede que você imprima um arquivo dessa natureza e, como se espera de uma impressão, ela apresentará aquilo que existe na versão digital. Sendo assim, a impressão é interessante caso você precise de um material de apoio, sem precisar acessar o arquivo digital.

Desvantagens

Juridicamente, uma assinatura só é reconhecida no meio em que foi originalmente criada. Se a intenção ao imprimir o documento assinado eletronicamente é fazer uma representação jurídica, isso não será possível, pois apenas o arquivo digital, com a assinatura eletrônica, carregará a validade jurídica.

Inclusive, por essa razão, a assinatura eletrônica sequer é impressa no material físico, pois ela só existe no meio eletrônico. Em outras palavras, isso quer dizer que a impressão exibirá todo o conteúdo do documento, mas manterá os campos das assinaturas em branco. Porém você poderá imprimir o certificado de conclusão da transação com todas as informações que atestam que o documento foi assinado.

Nesse sentido, imprimir um documento com assinatura eletrônica só pode servir como material de apoio, em que você deseja uma versão impressa do material para facilitar a leitura, análise ou estudo de seu conteúdo sem precisar acessar o arquivo em um dispositivo digital.

Como funciona a validade jurídica das assinaturas manuscritas e eletrônicas?

Do ponto de vista técnico, uma assinatura só tem validade jurídica reconhecida no meio e formato em que foi originalmente criada. Basicamente, isso quer dizer que:

• a assinatura de próprio punho só tem validade no documento impresso no qual foi realizada, invalidando qualquer versão digital que se faça a partir da original impressa;

• a assinatura eletrônica só tem validade no documento eletrônico no qual foi realizada, invalidando qualquer versão impressa que se faça a partir da original eletrônica.

Também é importante notar que essa questão da validade vai muito além da barreira física e digital, pois trata de uma questão de autenticidade. Quer um exemplo disso? Então, imagine um contrato de aluguel impresso.

A versão original é devidamente assinada por locador e inquilino e, depois, autenticada em cartório. Portanto, essa é a versão original, impressa e física. Por um motivo qualquer, o inquilino decide fazer uma cópia impressa desse contrato.

Independentemente de o documento original ser físico ou digital, uma cópia sempre será uma cópia e, portanto, não carrega a validade jurídica que, no caso dos documentos impressos, é reforçada pela autenticação do cartório mediante a presença dos envolvidos ou seus representantes legais.

O mesmo acontece com a assinatura eletrônica. Existe o arquivo original eletronicamente assinado. No fim das contas, é bem simples de entender. O documento que carrega validade jurídica é aquele no qual a assinatura foi originalmente criada, independentemente de ser no meio físico ou digital. O documento original carrega a validade jurídica, enquanto a cópia, indiferentemente do formato, não.

Quais são os benefícios de assinar documentos eletronicamente?

Agilidade, sustentabilidade, economia e organização: essas são as vantagens que estão fazendo as empresas migrarem para as soluções de assinatura eletrônica de documentos. Abaixo, explicamos isso mais detalhadamente. Confira!

Agilidade

Em plena pandemia, como você faria para validar a contratação de um novo talento? Imprimiria a papelada e contrataria um motoboy para ir à casa do contratado coletar a assinatura e trazer de volta para a empresa? Nada disso!

Com a assinatura eletrônica, basta disparar o documento para o e-mail da pessoa que deve assinar. O eSignature da Docusign é uma solução que vai permitir agilizar o processo de assinatura eletrônica: até 82% dos acordos são concluídos em apenas um dia e 49% em menos de 15 minutos.

Sustentabilidade

A assinatura eletrônica reduz o uso de papel e a necessidade de transporte de documentos físicos. Dessa forma, além de cortar custos, a empresa diminui a pegada de carbono devido à menor emissão de CO₂.

Economia

Como avaliamos em nossa base de clientes, o eSignature foi capaz de promover uma economia média de até US$36 por contrato assinado eletronicamente. Isso é resultado da redução de gastos com materiais de escritório, taxas cartorárias, custos logísticos, papeladas e afins.

Organização

Por último, também importante, destacamos o aspecto organizacional. Com soluções como o Docusign CLM, você empodera a sua gestão com uma plataforma completa para o armazenamento e gestão do ciclo de vida dos seus contratos, reduzindo rotatividades, negligências, erros e vulnerabilidades.

Como pode notar, a modernização é um aspecto fundamental para o aumento da eficiência da sua empresa. Com as soluções Docusign, você garante que a sua operação siga contratando, autenticando e validando termos importantes para a continuidade dos seus negócios.

Agora que você tem uma boa noção sobre a possibilidade de imprimir documento assinado eletronicamente, chega o momento de implementar tecnologia na sua atuação. Para isso, basta entrar em contato com a gente!