Documentos para admissão: saiba como melhor gerenciá-los

Gerir a parte burocrática da entrada de um novo colaborador é uma das tarefas dos recursos humanos. E, em se tratando de documentos para admissão, todo cuidado é pouco: qualquer equívoco com a papelada pode gerar problemas com a lei trabalhista.

Por isso, mesmo os mais experientes profissionais do RH precisam relembrar quais são as formalidades nesse processo — e é justamente por isso que preparamos este texto.

Continue a leitura para conferir um checklist e ver dicas para otimizar a contratação de funcionários!

Por que é importante estar em dia com os documentos para admissão?

Apesar de, muitas vezes, ser associada a um trabalho excessivamente burocrático, a papelada na hora da contratação de funcionários tem a ver com as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas da empresa. Então, os fluxos de documentos para admissão ajudam a manter a empresa sem problemas com a lei.

Em auditorias do Ministério do Trabalho, quaisquer irregularidades constatadas pelos fiscais podem repercutir em penalizações para a empresa. Para se enquadrar em todas as exigências da lei, o RH precisa ter em mãos todas as informações relevantes sobre cada novo colaborador.

Além disso, a documentação favorece a garantia de direitos para os colaboradores. Por exemplo, dados sobre dependentes financeiros são necessários no cálculo de IRRF e de pensão alimentícia. Eles também impactam a inclusão de benefícios para os colaboradores, tais como convênio médico e auxílio-creche.

Quais são os documentos para admissão?

No processo de contratação, tanto o colaborador como a empresa têm documentos a passar um para o outro. Veja só um checklist para cada uma das partes!

Documentos admissionais entregues pelo colaborador

• cópia do RG;

• cópia do CPF;

• original e cópia da carteira de trabalho (CTPS);

• inscrição no PIS/Pasep;

• atestado de saúde ocupacional (ASO) do exame admissional;

• registro profissional emitido pelo órgão da classe, quando há essa necessidade;

• cópia da certidão de nascimento ou de casamento, se o profissional for casado;

• cópia do comprovante de escolaridade;

• cópia do certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos);

• cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;

• foto 3×4 — item opcional, mas muito solicitado pelas empresas para compor a Ficha de Registro do Funcionário;

• cópia do título de eleitor;

• original e cópia da carteira de habilitação (CNH), obrigatória apenas para cargos que envolvem a direção de veículos, na categoria adequada;

• cópia do comprovante de endereço;

• cópia do cartão de vacina e comprovante de frequência escolar para filhos de até 7 anos;

• original e cópia da carta de referência, caso seja necessário.

É importante notar que documentos de caráter discriminatório jamais podem ser solicitados pela empresa — inclusive, com risco de penalidades caso sejam exigidos. São exemplos: exames de HIV, registros de dívidas (como certidão negativa) e testes de gravidez.

Documentos admissionais entregues pela empresa

• contrato individual de trabalho;

• ficha de registro da pessoa colaboradora;

• ficha de salário-família;

• ficha de declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na Fonte;

• ficha de declaração de rejeição ou de requisição do vale-transporte.

Como fazer a melhor gestão do processo?

É importante lembrar que, de acordo com o artigo 29 da CLT, a empresa tem apenas 48 horas para devolver a CTPS preenchida e assinada ao colaborador. Já a Lei nº 55.53/1968 estabelece o prazo de 5 dias para a devolução dos demais documentos pessoais.

Desse modo, a gestão dessa papelada deve ser o mais ágil e efetiva possível. Como o setor de Departamento Pessoal, muitas vezes, precisa lidar com um volume alto de operações, a automação de tarefas e o uso de recursos digitais são muito bem-vindos para otimizar essas rotinas. É a transformação digital corporativa!

Além disso, vale notar que, com o eSocial, a formalização da contratação — com o envio das informações do colaborador — deve ter cuidado redobrado. O sistema unifica todos os dados fiscais, previdenciários e trabalhistas, portanto, qualquer erro na admissão pode repercutir de diversas formas.

Com tudo isso em vista, veja boas práticas para otimizar a gestão da documentação!

Solicite a documentação com antecedência

É importante ter um e-mail já pronto, com a lista dos documentos admissionais, para enviar ao novo colaborador assim que ele for aprovado no processo seletivo.

Além disso, vale a pena ter canais de contato descomplicados, para que o profissional possa tirar eventuais dúvidas e diminuir os riscos de atrasos e erros.

Esqueça os documentos em papel

Manter todas as informações e os arquivos em um repositório digital favorece a produtividade nas rotinas do RH e do Departamento Pessoal, contribuindo com a organização do espaço físico e favorecendo a segurança das informações. Portanto, priorize a digitalização dos documentos.

Há, também, a questão da sustentabilidade: cada vez mais, as empresas têm se preocupado com a cultura paperless — isto é, a proposta de reduzir ao máximo o uso de papel no meio corporativo.

Esse conceito, além de oferecer as vantagens práticas próprias da digitalização de processos (como agilidade e segurança), tem tudo a ver com a redução de impactos ambientais. 

Se for possível, trabalhe apenas com documentos digitais. Eles são diferentes de documentos digitalizados, pois já nascem na forma digital e com todos os atributos de segurança e validade jurídica. São exemplos a CTPS digital e a CNH digital.

Use softwares em nuvem

As aplicações digitais permitem que muitas tarefas sejam automatizadas, além de oferecerem mais segurança no armazenamento dos documentos, que não são rasurados nem perdidos.

Além disso, as atividades burocráticas e manuais que exigem muita atenção dos colaboradores, quando automatizadas, permitem que a equipe possa trabalhar com mais dinamismo e menos riscos de erros.

As tecnologias digitais também permitem a centralização dos arquivos. Com o armazenamento em nuvem, tanto as equipes do Departamento Pessoal como do RH podem ter atividades integradas e lidar com os dados de forma rápida e efetiva, com uma fácil transmissão de informações. 

Diante desta leitura, você já tem uma lista dos principais documentos para admissão e sabe a importância de uma boa gestão desse processo. Como vimos, os recursos digitais o favorecem bastante.

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