Custos logísticos: saiba quais são e como otimizar o setor

A gestão de custos logísticos é uma atividade que faz parte da rotina de empresas de todos os portes e segmentos. No entanto, otimizar gastos é uma tarefa desafiadora, e alguns descuidos podem prejudicar os resultados financeiros de todo o negócio.

Pensando nisso, trouxemos para o blog um conteúdo recheado de informações para você abrir seu campo de visão a respeito das estratégias logísticas. Aqui, você identificará erros que você pode estar cometendo na busca por economia.

Ter essa percepção apurada é fundamental para construir um setor logístico mais completo e eficiente, que reflete diretamente nos resultados da companhia e na satisfação dos clientes.

Quer aprender mais sobre o assunto? Então, confira nosso guia completo sobre gerenciamento de custos logísticos!

O que são custos logísticos?

Os custos logísticos correspondem aos procedimentos necessários para a movimentação de mercadorias — insumos, matérias-primas ou produtos — dentro da cadeia de suprimentos, que se inicia na sua aquisição e termina na entrega para os clientes finais.

A logística configura-se como um dos maiores custos de uma instituição, pois lida com as seguintes funções:

• compras;

• armazenagem e estoque;

• embalagem;

• obrigações administrativas como gerar documentos e emitir notas fiscais;

• e transporte.

Por lidar com processos estratégicos, o objetivo da logística é atingir excelência nos serviços ao menor custo possível. Logo, o maior desafio é atingir um ponto de equilíbrio entre os custos aplicados, o que pode oscilar conforme as características e exigências de cada empresa ou setor.

É comum as organizações avaliarem os custos logísticos de forma muito ampla, o que pode não exprimir os reais valores de cada operação. Assim, prejudica-se a resolução de problemas e reduz a possibilidade de otimização dos processos. Por isso, é necessário compreender o que cada etapa representa na cadeia de suprimentos, e de que maneira afetam as despesas e os níveis de serviço.

Qual a importância dessa gestão?

Visto que a movimentação de mercadorias estimula o fluxo de caixa, é compreensível que os custos logísticos sejam uma preocupação indispensável para os negócios. Afinal de contas, a gestão logística pode impactar as finanças da empresa de forma positiva ou negativa. Logo, é melhor não negligenciar essa atividade para evitar prejuízos. Conheça as seis vantagens de controlar a gestão de custo logístico com eficiência:

• visibilidade — permite que a gerência tenha uma visibilidade ampla, de ponta a ponta, sobre a cadeia de suprimentos. Assim, diversos problemas podem ser identificados a tempo de fazer ajustes para aumentar a eficiência;

• redução de despesas — a gestão de custos provenientes da logística garante economia na área, desde a redução de custos de remessa, até a diminuição de espaço necessário para armazenamento, controlando os níveis de estoque de forma proativa;

• melhoria na experiência do cliente — uma jornada comercial de qualidade torna as vendas recorrentes. Ao concluir o processo de entrega de mercadorias com precisão, você conquista a satisfação do público. E atuar com eficiência e economia permite colocar isso em prática;

• prevenção de perdas — a prevenção de perdas é um dos pilares da redução de custos logísticos. E isso pode ser colocado em prática de várias formas, por automação administrativa, gestão eletrônica de documentos, controle de estoque, rastreamento de cargas, otimização do acondicionamento de mercadorias, entre outras atividades estratégicas;

• vantagem competitiva — entregar produtos com eficiência e antes do prazo melhora a reputação da empresa no mercado. Uma gestão de custos logísticos bem planejada garante o cumprimento de acordos de forma consistente, e resulta em vantagem competitiva.

Quais os principais tipos?

A seguir, apresentaremos os custos logísticos mais evidentes. Confira!

Aquisição

O processo de aquisição inclui a cotação e a compra do item — insumo ou produto — para produção ou revenda. Nele é realizado o processo de seleção e negociação com o fornecedor, e toda a despesa que abrange a realização dos pedidos, como custos administrativos, operacionais e com recursos humanos.

Transporte

O custo do transporte representa a maior parcela dos custos logísticos, especialmente no nosso país, que usa o modal rodoviário como alternativa. Esse serviço é responsável pela entrega do pedido na localização informada pelo cliente. Algumas despesas que fazem parte dessa demanda são: aquisição de veículos, manutenção da frota, combustível, pedágio, folha de pagamento, seguros, gestão de documentos, entre outros.

Estoque

O custo do estoque é o capital que está impossibilitado de ser investido em outras áreas e operações, além das despesas para a sua manutenção. Nele estão incluídos o valor de seguros, danos e perdas das mercadorias. Portanto, antes de repor ou aumentar o volume de estocagem, é preciso avaliar muito bem as demandas e as sazonalidades para não perder dinheiro.

Custo de ruptura de estoque

Outro detalhe que deve ser mencionado é o custo de ruptura, que surge quando há falta de itens no momento em que os pedidos são realizados pelos consumidores. 

Contudo, é difícil compreender o real impacto no total de vendas de uma empresa, pois os clientes podem realizar diferentes ações com perdas variáveis, como desistir da aquisição, comprar do concorrente ou, em casos extremos, decidir não querer mais comprar.

De qualquer modo, é um ponto que precisa ser considerado, pois impacta na receita, no nível de serviço que a marca pretende conquistar e na fidelização do público.

Armazenagem

No custo de armazenagem estão todos os valores gastos para armazenar, acondicionar e movimentar as mercadorias em estoque. Entre eles estão:

• o aluguel do espaço para armazenagem, como armazém, barracão, centro de distribuição ou galpão;

• custos associados ao local, como água, luz e impostos;

• estrutura física de armazenamento, como cantilever, flowrack, porta paletes etc;

• equipes para movimentar os produtos;

• máquinas em geral, como empilhadeiras, etiquetadoras, leitores infravermelhos;

• sistemas de automação.

Além disso, o dinheiro investido em armazenagem é refletido diretamente na qualidade das mercadorias durante sua etapa de estocagem. Se forem armazenadas em um ambiente estruturado, ou seja, limpo, com temperatura e organização adequadas, é mais fácil manter os atributos dos itens e reduzir a probabilidade de perdas e avarias.

Embalagem

O custo com embalagens pode parecer inferior, mas se não for aplicado à proteção adequada dos produtos pode causar problemas durante os procedimentos de armazenagem, estocagem e/ou de trânsito. Existem embrulhos adequados para todos os ciclos da cadeia de suprimentos, assim como para diferentes tipos de mercadorias.

Ademais, as embalagens são mais do que um atrativo nas prateleiras, pois nas etapas primárias da logística resultam em economia, ao otimizar o espaço dentro do armazém, e durante o transporte para os clientes.

Administrativo e financeiro

Dentro dos custos contábeis e financeiros estão previstos os impostos sobre as operações logísticas, como IPI, ICMS, COFINS, CSLL, entre outros. Além das obrigações trabalhistas dos colaboradores, que é essencial a todas as empresas.

Aqui entra também as quantias necessárias para manter o fluxo operacional adequado e aprimorar o desempenho das tarefas, como:

• aquisição de estruturas e equipamentos;

• implementação de sistemas de automação e gestão;

• investimento na capacitação da equipe.

Como reduzir esses custos?

Como visto, os custos logísticos são muitos, por isso devem ser diminuídos de forma eficiente, sem comprometer a qualidade dos serviços. Confira as melhores recomendações para que sua empresa alcance a maior rentabilidade.

Implemente um processo de roteirização otimizado

Como o transporte é uma fonte de gastos bastante significativa, uma maneira eficaz de amenizar esse custo é por meio da roteirização de cargas. Essa prática visa ao gerenciamento e escolha dos melhores trajetos a fim de otimizar tempo e custos.

Seus benefícios mais evidentes são:

• diminuição do desgaste de veículos;

• melhor aproveitamento da frota;

• número crescente de entregas dentro ou antes do prazo;

• maior eficiência do serviço.

Com um planejamento adequado, que considere todas as condições envolvidas no transporte de mercadorias, você não reduz somente custos de transporte, mas também eleva a qualidade da operação como um todo.

Invista em tecnologia para automatizar processos

Toda companhia lida com obrigações burocráticas e que, em geral, são realizadas manualmente, consumindo muito tempo dos colaboradores e aumentando a frequência de erros. Por exemplo, fazer o cálculo manual de rotas, combustíveis e pedágios é uma atividade que toma várias horas do dia, no caso de frotas grandes com alta demanda de entrega em localidades distintas.

Nesse sentido, a recomendação é abraçar a automação de processos, visto que o retorno sobre o investimento pode ser atingido em médio e longo prazo. A automação é uma das melhores formas de otimizar processos logísticos, afinal, ela torna o fluxo mais eficiente e gasta menos.

O uso de softwares de gestão, por exemplo, tornam a logística mais rápida e econômica. O surgimento de erros e a demanda por mão de obra — aspectos que encarecem a logística — são contidos, amenizando também os custos.

Invista na capacitação da sua equipe

Quanto mais capacitado for um time, mais proveitosa será sua performance. Quando os colaboradores sabem o que fazer e como atuar na hora certa, a qualidade do serviço prestado aumenta, diminuindo erros que geram gastos desnecessários para o negócio. Logo, orientações periódicas na parte operacional pode levar os funcionários a elevar a qualidade do fluxo de processos, e executar abordagens mais econômicas. 

Reduza o estoque por meio da gestão Just in Time

É praticamente impossível falar em economia de capital sem apontar a logística Just in Time. Trata-se de uma metodologia na qual as ações são executadas no “momento ideal”, ou seja, práticas como compras, produção e transporte ocorrem conforme a demanda.

Essa estratégia prioriza a qualidade das operações, redução de desperdícios e diminuição, ou até mesmo extinção, do estoque. Visto que itens parados não geram retorno financeiro positivo, mas sim despesas.

Para isso, é preciso desenvolver uma estratégia de comprometimento em cadeia para que todos os profissionais e setores envolvidos atuem em sincronia. Dessa forma, é possível o funcionamento de uma empresa sem estoque, eliminando os custos de armazenamento.

Antecipe as suas demandas

A boa atuação logística de uma empresa está diretamente ligada à sua capacidade de antecipação e adaptação de demandas. Tal prática evita que a companhia fique dependente das oscilações do mercado que, por consequência, geram eventos desfavoráveis, como a ociosidade dos colaboradores, equipamentos e sistemas, devido à queda não prevista das demandas.

Da mesma forma, gera insuficiência de recursos humanos e materiais para a execução das atividades, que pode ser causada por um crescimento repentino nos pedidos. Nesse sentido, preparar-se para condições de anormalidade é uma forma de diminuir custos, pois evita desperdícios e gastos onerosos. Como, por exemplo, tomar medidas urgentes para atender demandas de caráter emergencial. 

Outro exemplo é a compra de insumos ou produtos para entregar com urgência, o que pode sobrecarregar o fornecedor, visto que ele pode não ter o volume necessário para suprir as necessidades do seu negócio.

Portanto, estude como a sua empresa atua no mercado, considere todos os períodos do ano e relacione isso com o comportamento do consumidor. Assim, você terá uma noção mais clara de como deve antecipar tais demandas.

Monitore os principais indicadores de desempenho logístico

Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) são levantados para identificar falhas que comprometem a produtividade, e aumentam os custos logísticos do negócio. Uma vez calculados, você tem a chance de determinar quais são os objetivos a serem atingidos para economizar recursos financeiros e melhorar a performance geral. 

Além disso, com metas e objetivos consistentes, é possível montar um plano de logística mais preciso, compatível com a realidade da empresa. Existem diversos KPIs que podem ser implantados na gestão de custos a fim de medir resultados. Ao aplicá-los, você saberá em quais pontos suas atividades e decisões estão surtindo efeito. Alguns exemplos de KPIs logísticos são:

• giro de estoque — abrange a produção, o saldo de mercadorias estocadas, consumos e eventuais desperdícios;

• lead time — é o prazo do pedido do cliente, revendedor ou consumidor final, até a entrega do produto em sua localidade;

• taxa de vulnerabilidade do controle físico — levanta possíveis ocorrências de perdas, quebras, desvios etc.;

• taxa de avarias — porcentagem de perdas de produtos durante os trajetos;

• on-time in full (OTIF) — corresponde à eficiência no cumprimento de prazos no transporte de bens;

• on-time delivery (OTD) — aponta o percentual de pedidos entregues dentro do prazo;

• order fill rate (OFR) — abrange o tempo de processamento entre a seleção dos itens no estoque, a etapa de embalagem e o despacho.

Qual a importância da manutenção preventiva?

Conservar o patrimônio da instituição é indispensável para favorecer seu crescimento e continuidade. O mesmo se aplica à logística, principalmente no que se refere à frota disponível. A manutenção preventiva contribui justamente nesse ponto, pois a compra ou troca constante de veículos é um processo oneroso, que pode ocorrer de forma necessária em alguns momentos. Por isso, é importante cuidar desses bens. Ademais, existem fatores que evidenciam a relevância da ação preventiva, como:

• atenuação de quebras e acidentes;

• segurança nos deslocamentos;

• conservação e aumento da vida útil das frotas;

• redução do desgaste prematuro de peças;

• diminuição da desvalorização dos veículos e da necessidade de renovação;

• eficiência logística, produtividade e menos gastos.

Como os custos logísticos impactam o faturamento da empresa?

Os custos logísticos afetam diretamente o faturamento, porque o capital que sai do caixa para lidar com as operações desse setor pode ser bem ou mal gerenciado. Com as práticas adequadas de gestão logística, recursos podem ser otimizados e reduzidos a fim de melhorar o processo de forma escalável, produtiva e econômica.

Portanto, é preciso analisar todo o processo logístico para detectar pontos que podem ser suprimidos, substituídos ou eliminados. Nesse sentido, o investimento em tecnologia e automação é a melhor forma de facilitar não só as funções diárias, mas também o controle das atividades a fim de elevar a performance do negócio.

Quais erros não podem ser cometidos nessa gestão?

Existem erros que prejudicam os custos logísticos e as finanças de uma empresa. Conheça os erros que você precisa evitar!

Repassar ao consumidor o valor gerado por problemas

Processos burocráticos e gastos variados, como deslocamento, pedágios, seguros, risco de extravio, roubo de carga e tempo de espera, são algumas das ocorrências que assombram as empresas, levando-as a repassar ao consumidor final o valor desses problemas. 

No entanto, esse erro traz muitos prejuízos. Afinal, fretes muito caros espantam clientes e reduzem as vendas, tornando a concorrência mais atrativa para eles.

Não apostar em tecnologias que facilitam o trabalho

A transformação digital mudou o ritmo do mercado e o comportamento das pessoas. Investir em ferramentas tecnológicas é uma prática indispensável para acompanhar tais demandas, pois beneficia o funcionamento da cadeia de suprimentos e torna a operação logística mais rápida, precisa e econômica. 

Logo, ignorar essa realidade é uma decisão muito arriscada para a continuidade dos negócios. É recomendado acompanhar a situação atual na prática para se sobressair e ganhar destaque no mercado.

Trabalhar sem um planejamento

Não ter um plano operacional para seguir é uma prática muito arriscada para a empresa, pois a probabilidade de não saber como lidar diante de altas demandas é muito grande. Por isso, é importante analisar os processos logísticos com atenção a fim ter um norte a ser seguido.

Elaborar um planejamento detalhado com os valores da marca, e repassar às equipes com clareza, é uma prática indispensável para atingir objetivos operacionais e mercadológicos. A dica é fazê-lo no início do ano para antecipar ameaças e encontrar oportunidades de melhoria.

Tem como prever os custos logísticos?

É possível sim. Afinal, sem previsão e controle, a trajetória na direção dos bons resultados pode ser mais complicada. Prever gastos com transporte, estoques e armazenamento é uma forma de saber como administrar as coisas. 

Nessa etapa, surge a necessidade de levantar indicadores de desempenho que devem ser acompanhados com frequência. Eles facilitam a compreensão de quais processos podem ser aprimorados e como os custos serão diminuídos. Assim, é possível saber o que está funcionando e que ações precisam ser corrigidas.

A gestão dos custos logísticos pode aprimorar seu domínio e poder analítico. Para isso, investir na transformação digital é a melhor saída para prever despesas e cuidar da parte financeira com eficiência. Com o pacote de soluções ideal, você tem a chance de lidar com operações financeiras pertinentes ao:

• estoque;

• suprimentos;

• frota;

• transporte;

• e funções administrativas.

A recomendação é monitorar a fatia percentual que cada departamento representa na hora de prever o orçamento logístico. Assim, é possível realizar uma gestão de custos mais precisa, levantando claramente o quadro de gastos a fim realizar adequações que garantam qualidade e excelência.

Como fazer uma boa gestão?

Como visto, há uma grande variedade de custos logísticos necessários para que o setor funcione de maneira adequada, visando atingir altos índices de serviço com gastos estratégicos e modestos.

Muitas companhias apresentam demandas sazonais, ou seja, as suas mercadorias têm maior saída em determinados períodos do ano. Quando esse cenário é comum, o controle enxuto é a melhor prática para evitar que a sua empresa tenha de lidar com custos desnecessários, seja com estoque, armazenagem ou transporte.

Com base nesse modelo de gerenciamento, a escala de operações será determinada conforme a demanda atual da cadeia de distribuição. Dessa forma, evita-se despesas provenientes de produtos parados em estoques e/ou veículos ociosos. 

Uma dica é racionalizar as rotinas de entrega de acordo com cada época. Essa preparação pode ser feita por meio dos registros do setor comercial, como uma análise do comportamento do mercado e histórico de vendas, assim como o controle de estoques e giro das mercadorias.

Como a tecnologia pode ajudar?

Ao longo do conteúdo, deixamos bem claro que a diminuição de custos logísticos é uma prioridade. No entanto, essa redução precisa garantir a qualidade dos serviços, visto que não adianta fazer economia e perder eficiência. Para assegurar que os processos permaneçam com alto nível de qualidade e escalabilidade, ferramentas tecnológicas são essenciais.

Na logística, as operações de rotina estão por todos os departamentos, desde as negociações com fornecedores, até no estoque, distribuição e transporte. Quando há a integração de atividades por meio da tecnologia, é possível padronizar sua execução. Dessa forma, as informações circulam de maneira automática no sistema, melhorando o acompanhamento do processo logístico.

Nesse sentido, é recomendado investir em soluções que facilitem toda a cadeia, ao mesmo tempo em que reduzem custos provenientes de diversas fontes. Uma sugestão é o pacote de serviços digitais da Docusign, que inclui a assinatura eletrônica de documentos e gerenciamentos em geral, como controle eletrônico de documentos, negociações, geração e edição de contratos.

Ao informatizar as tarefas administrativas da logística, você economiza tempo e dinheiro na hora de negociar com fornecedores, e gerenciar arquivos importantes para fechar negócios. Tudo pode ser feito à distância, ou seja, não é preciso se deslocar até fornecedores e parceiros para fechar contratos de compra e venda. Afinal, praticidade e gestão ágil fazem parte do processo de amenizar custos logísticos.

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