Controle de atividades: saiba como melhorar a produtividade da equipe

O controle de atividades dos funcionários é uma das funções mais importantes no trabalho diário do dono de uma empresa. Com um bom monitoramento e planejamento, os resultados e a produtividade dos negócios podem ser melhorados.

Mas essa tarefa nem sempre é fácil. Afinal, quanto mais profissionais para gerenciar, mais trabalho os gestores têm para acompanhar. Pensando nisso, neste artigo, explicaremos o conceito, importância, vantagens e daremos algumas dicas de como implementar o controle de atividades na sua empresa. Acompanhe!

O que é controle de atividades?

Trata-se de um conjunto de ações cujo objetivo é monitorar a conclusão das tarefas e o trabalho da equipe. Ainda, é uma ferramenta de gestão que ajuda na organização de atividades.

É possível fazer esse controle em uma planilha? Sim. Mas graças à comodidade que a tecnologia traz, é possível optar pelo controle das atividades online a partir de ferramentas e aplicativos. Qualquer que seja o método escolhido, o gerente poderá usar a estratégia para avaliar suas equipes e projetos em prol de um trabalho mais produtivo.

Qual é a importância do controle de atividades?

Agora que você já sabe o que é controle de atividades, podemos apontar a importância desse tipo de monitoramento. Com ele, é possível otimizar a produtividade dos funcionários, planejar com mais confiança e obter melhores resultados de negócios, ou seja, manter todos focados em alcançar objetivos estratégicos.

Por meio do controle das atividades diárias, os próprios colaboradores terão clareza sobre suas funções, garantindo um melhor atendimento. Portanto, além de todos os benefícios, lembre-se que o controle da missão afeta positivamente a satisfação do cliente.

Quais as vantagens do controle de atividades?

Um bom controle de atividades traz muitas vantagens para a empresa, pois o acompanhamento afeta diretamente a produtividade da equipe. No entanto, esse não é o único benefício.

Aumento da produtividade da empresa

O controle de tarefas nada mais é do que monitorar o fluxo de trabalho das equipes e colaboradores. Ao fazer isso, os gerentes podem verificar rapidamente se há gargalos no processo e tomar medidas para corrigi-los. Isso minimiza o tempo de inatividade dos profissionais, ajudando a melhorar o desempenho.

Melhora na otimização de processos

Quanto tempo leva para a equipe principal fazer uma visita técnica? Quais funções no trabalho diário da equipe secundária levam mais tempo? Essas perguntas e suas respostas só surgem quando o gerente está no controle das atividades do dia a dia.

Em posse desses dados, ele poderá otimizar os processos da empresa para ser mais eficiente em diversas áreas, inclusive no atendimento ao cliente.

Melhores resultados de negócio

Com maior produtividade dos funcionários e melhor planejamento, os resultados do negócio serão naturalmente melhores. Esse é outro benefício do controle de atividades derivadas dos dados qualitativos e quantitativos obtidos desse monitoramento.

Quais os principais problemas da falta de controle de atividade para uma empresa?

Um dos problemas recorrentes nas empresas é a falta de comunicação. Essa falha pode causar vários prejuízos, incluindo confusão na execução das atividades, duplicidade (mais de um funcionário realizando a mesma tarefa), resultando em atrasos e desencontros entre os colaboradores.

Se você já passou por uma situação como essa, uma boa gestão das suas atividades é a forma ideal de ter grandes expectativas no sucesso futuro da sua empresa. O controle sobre as atividades leva a uma gestão exemplar do negócio.

Como controlar as atividades da equipe?

Ao fazer uma pesquisa rápida, é fácil encontrar muitos modelos gratuitos de planilhas para rastrear a atividade dos funcionários. No entanto, investir em tecnologia é a melhor decisão para desfrutar de um processo mais eficiente.

Ademais, implementar uma solução que atenda a mais de uma necessidade da sua empresa otimiza tempo, além de economizar dinheiro ao centralizar os serviços em um mesmo software. Confira, a seguir, nossas dicas de como controlar as atividades da equipe.

Use automatização e tecnologia

A tecnologia é uma aliada importante no desenvolvimento de qualquer negócio, independentemente da estrutura da empresa ou setor. Hoje, há diversos aplicativos desenvolvidos para auxiliar o mundo corporativo, obtendo agilidade nos processos, economizando tempo e dinheiro, além dos ganhos de produtividade que gera para os colaboradores.

O controle das atividades pode ser feito por meio de um aplicativo instalado nos celulares ou computador dos colaborares. Com os recursos desses dispositivos, os gerentes podem rastrear a localização e as atividades de cada equipe de campo em tempo real. Ainda, é possível emitir e gerar relatórios, ordens de serviço, cadastrar e acessar o histórico de desempenho de cada cliente, coletar assinaturas, entre muitas outras funções.

Faça integração de sistemas

A integração de sistemas pode ser definida como a conexão entre vários sistemas, o que permite que diferentes áreas de uma empresa trabalhem juntas de forma automática. Essa integração permite maior interação entre ferramentas digitais e diferentes plataformas tecnológicas.

Além disso, ela auxilia na criação de rotinas eficazes, comunicação efetiva entre regiões, definição de estratégias conjuntas e aumento de resultados globais. Por fim, é possível aplicar em várias situações buscando reduzir gastos, facilitar o dia a dia e encontrar gargalos nos processos operacionais.

Gerencie bem os documentos

A gestão documental desempenha um papel muito importante na organização empresarial e pode ser uma verdadeira estratégia de ação da empresa. O gerenciamento de documentos otimiza a forma como os registros são armazenados, tornando a prática padronizada, acessível, rápida, segura e sustentável.

Além disso, permite otimizar o uso da informação que circula na empresa. Quando os documentos de uma empresa, como contratos, cadastro de clientes, fluxo de caixa, dados de estoque etc., são integrados, ela pode exercer um controle mais preciso sobre suas operações, criando uma base sólida para planejar e implementar ações de natureza diferente.

Como vimos, o controle de atividades é usado ​​para monitorar a conclusão da tarefa e o trabalho da equipe. Quando bem-feito, aumenta a produtividade dos profissionais e os resultados do negócio.

Para isso, existem algumas práticas básicas, como uso de tecnologia, integração de sistemas e gerenciamento de documentos. Se a sua empresa está tendo problemas com o controle de atividades, é importante parar e verificar onde estão as falhas.

Agora que você já sabe como funciona e os benefícios de aplicá-lo na sua empresa, que tal continuar aprendendo com a gente? Confira 8 tendências no gerenciamento de contratos.