Saiba como formalizar contratos sem burocracia

O fechamento de negócios e a prestação de serviços são atividades complexas que exigem atenção máxima das partes envolvidas, as quais devem zelar para que erros capazes de gerar prejuízos sejam evitados.

É nesse contexto que se torna fundamental formalizar contrato, uma prática que proporciona segurança e confiabilidade, além de viabilizar garantias materiais para a execução do que foi acordado.

Ainda que muitas pessoas possam se assustar quando escutam a palavra contrato, acreditando que se trata de um documento repleto de trâmites complicados, essa não é, nem de longe, a realidade. Em vez de dificultar a vida dos que realizam uma negociação, o contrato funciona como um facilitador, uma ferramenta que simplifica e impessoaliza a operação comercial.

Para explicitar os principais benefícios de um contrato, bem como mostrar de que maneira ele pode ser formalizado, preparamos este texto. Vamos apresentar dicas de como formalizar contrato sem burocracia, incluindo a tecnologia para ajudar no processo.

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Quando um contrato é necessário?

Por se tratar de um instrumento administrativo e jurídico que oferece garantias, estabelece obrigações e especifica sanções às partes envolvidas, o contrato é recomendável sempre que há um combinado de prestação de serviços ou negociação. Nessa perspectiva, quando pessoas acordam sobre determinado objeto, é necessário estabelecer um contrato responsável por fornecer as diretrizes de toda a negociação.

É bastante comum que sejam realizados acordos sem as formalidades e as exigências legais, o que não necessariamente torna inválido o compromisso firmado entre os envolvidos.

No entanto, frequentemente, esse tipo de acordo não é cumprido ou é respeitado de forma apenas parcial por uma das partes, o que tende a gerar problemas e prejuízo ao outro lado envolvido na transação.

Em casos assim, o contrato figura como um instrumento que dá respaldo à parte que foi lesada, sendo fundamental para que ela possa efetuar a devida cobrança de cumprimento de obrigações junto à outra parte ou mesmo para acionar a justiça, caso haja necessidade. Para resolver situações desse tipo, em geral, o contrato constitui o único meio de prova de que a parte dispõe.

Além de obrigar as partes a cumprirem o que cabem a elas no acordo firmado, o contrato estabelece como o serviço deve ser prestado ou o negócio deve ser feito. Assim, formalizar contrato garante a especificação dos meios utilizados para a execução do que foi acordado, ou seja, não apenas estabelece qual o seu objeto, mas também como ele terá que ser tratado.

Para compreender tal especificação, basta pensar na formalização de um contrato para a locação de um imóvel. Junto da firmação de um acordo por meio do qual é permitido que uma das partes — o locatário — usufrua da casa que é propriedade da outra parte — o locador — por determinada quantia, são detalhados o tempo de locação, o valor do aluguel, as condições de reajuste, as obrigações de zelo pelo imóvel etc.

Quais informações são fundamentais?

Tendo em vista que o contrato rege tanto o “o que”, quanto o “como” em um processo de prestação de serviço ou fechamento de negócio, é preciso que o documento disponha de informações necessárias e suficientes. Nessa ótica, o contrato deve ter 3 elementos fundamentais:

• a qualificação das partes envolvidas;

• o objeto do acordo;

• o vínculo que une os contratantes.

É necessário que esses 3 elementos estejam detalhados nas cláusulas que constituem o contrato, expressando a vontade das partes. A qualificação das partes envolvidas abrange a descrição dos indivíduos contratantes. O objeto do acordo pode ser a entrega de algum valor, um serviço, algo móvel ou imóvel etc. Já o vínculo é o tipo de relação que se estabelece entre os contratantes perante a legislação vigente.

Para terem efeitos de obrigação, as cláusulas presentes em um contrato devem fixar com fidelidade o objeto do acordo, assim como definir de forma precisa as obrigações, os direitos, as responsabilidades e os encargos dos contratantes. Em geral, há dois tipos de cláusulas: as essenciais ou necessárias e as acessórias ou secundárias.

As cláusulas essenciais definem o objeto e as suas propriedades, especificam o regime de execução do serviço ou realização do negócio, assim como estabelecem valores e condições de pagamentos. As cláusulas acessórias são dependentes de particularidades do contrato, objeto ou contratantes, consistindo em elementos circunstanciais e episódicos.

Por que é preciso ter a assinatura de ambas as partes?

Assim como qualquer outro documento comprobatório, um contrato não tem validade se não estiver assinado. Via de regra, devem constar as assinaturas das duas partes envolvidas na celebração do processo contratual, além das assinaturas de testemunhas, geralmente duas.

Em alguns casos, como nos que envolvem imóveis, é preciso que os cônjuges dos contratantes também assinem o instrumento.

É possível usar a assinatura eletrônica?

Com o desenvolvimento tecnológico, chegou uma solução eficiente para desburocratizar a formalização de contratos: a assinatura eletrônica.

Válida como outros tipos de assinatura, a assinatura eletrônica é gerada com base em um clique ou em uma assinatura manuscrita na tela touch de um dispositivo móvel, que somada a todos os dados capturados no ato da assinatura geram uma trilha de auditoria para comprovar a autenticidade da assinatura. Ou seja, trata-se de um procedimento rápido, fácil e seguro.

Quando comparada à assinatura manuscrita, a assinatura eletrônica possui uma série de vantagens para os usuários. Entre os seus principais benefícios está a agilidade conferida à formalização de contratos, uma vez que essa ferramenta tecnológica exclui a necessidade de as partes estarem fisicamente presentes no momento da assinatura do documento.

O principal diferencial da utilização da assinatura eletrônica para formalizar contrato ou qualquer documento é a desburocratização do processo.

Por estar armazenada em meio eletrônico, ela torna mais rápida e segura a finalização da negociação pelas partes. Além disso, a elaboração da assinatura é configurada de modo bastante simples e sem a possibilidade de fraudes.

Como mostramos ao longo do post, formalizar contrato é uma prática muito vantajosa para as partes envolvidas em um acordo, uma vez que confere regras e dá garantias à negociação. Ao contrário do que muita gente imagina, esse procedimento não precisa ser nada burocrático, já que há formas mais simples de executá-lo, principalmente, com o auxílio de ferramentas tecnológicas, como a assinatura eletrônica.

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