Contrato no modelo SaaS: entenda como funciona!

Negócios baseados em pagamentos recorrentes não são atividades comerciais exatamente recentes: basta pensarmos em assinaturas de jornais e revistas impressas, por exemplo. No entanto, a revolução digital dos últimos anos levou à adaptação desse formato a serviços ligados à tecnologia, o que proporcionou a criação e o uso de novas metodologias de gestão e de ferramentas organizacionais, como os contratos no modelo SaaS.

Cada vez mais comum no universo corporativo, o modelo SaaS, sigla para Software as a Service — ou Software como Serviço, é  fundamental para transações que envolvem quitações periódicas de obrigações financeiras. Trata-se de um recurso tecnológico que, ao expandir as opções de pagamentos para a contratação de soluções computacionais, em especial, vem modificando as formas de comercialização no setor de Tecnologia da Informação..

No artigo de hoje, vamos explicar como modelos baseados em SaaS funcionam, que diferenciais competitivos esse formato de negócio pode proporcionar e quais as melhores técnicas e ferramentas utilizadas para otimizar o modelo de negócios. Também vamos abordar quais são e de que modo funcionam as formas de cobrança desse modelo, os seus principais desafios de implementação e que tipos de empresas trabalham com tal modalidade. Confira agora mesmo!

O que são empresas SaaS e quais são suas características?

Quando uma empresa, seja qual for o seu segmento de atuação, opta por adquirir uma solução de TI, como o pacote Office ou uma plataforma de assinatura eletrônica, ela deve fazer a aquisição de uma licença para instalar o software que, a partir de então, passa a ser de propriedade dela. Portanto, é essa aquisição que permite ao negócio usufruir de todas as funcionalidades do recurso tecnológico que foi contratado da companhai fornecedora.

Esse modelo, conhecido como licença perpétua, continua sendo bastante utilizado no universos corporativo. No entanto, o seu uso implica em uma série de problemas: os softwares precisam ser trocados sempre que ficam desatualizados, a empresa precisa investir em manutenção própria e não existe nenhuma obrigação do fornecedor em dar o suporte técnico necessário após o período de garantia.

O modelo SaaS, por sua vez, é uma mudança radical e extremamente positiva em relação à licença perpétua. Nesse novo sistema, os clientes utilizam softwares baseados em servidores dos fornecedores e fazem pagamentos recorrentes, os quais podem ser mensais, semestrais ou anuais. Assim, a empresa que contrata um determinado serviço tecnológico o recebe de forma completa, sem a necessidade de licença, pagando pelo período de utilização.

Nesse formato de negócio, o cliente recebe todo o suporte necessário para usufruir do serviço contratado junto a uma companhia. Isso porque, além de assegurar a disponibilidade e o funcionamento adequado via internet dos programas contratados, os fornecedores ficam responsáveis pela manutenção preventiva e corretiva, pela atualização dos softwares e até mesmo pela segurança e armazenamento de dados.

Por ser altamente viável tanto para as empresas fornecedoras quanto para os seus consumidores, esse nicho de negócio vem crescendo de forma exponencial no contexto mercadológico. Com as mais diferentes finalidades comerciais, diversas empresas oferecem softwares como serviços, os quais são pagos de forma recorrente em períodos anteriormente definidos no contrato que respalda a negociação.

Não é nem um pouco difícil encontrar esse formato empresarial, uma vez que, atualmente, o modelo é bastante conhecido, principalmente no mercado B2C. Spotify, Netflix, Salesforce e Office 360 são alguns exemplos dos muitos softwares oferecidos dessa forma. O modelo também é disseminado em relações de vendas B2B, em especial quando se trata do fornecimento de sistemas ERP ou CRM.

O que são contratos no formato SaaS?

Primeiramente, é preciso considerar que um contrato firmado sob o modelo SaaS continua sendo um contrato, ou seja, trata-se de um instrumento legal que tem como objetivo celebrar um acordo entre as partes envolvidas em uma negociação. Nessa perspectiva, esse formato contratual normalmente possui os mesmos itens em sua composição, como identificação pessoal, objeto e cláusulas específicas que definem direitos, deveres e eventuais penalidades.

No entanto, um contrato do tipo SaaS tem certas particularidades em relação a um instrumento jurídico que não acorda o oferecimento de software como serviço. Entre as principais especificidades relativas a essa modalidade estão o seu formato eletrônico, o próprio objeto contratual, as obrigações do contratado diante do contratante, as multas rescisórias e penalidades estabelecidas, a forma de pagamento, bem como o período de tempo durante o qual o acordo firmado é válido.

O objeto do contrato no modelo SaaS compreende um software como serviço, ou seja, o funcionamento absoluto e por inteiro de um determinado programa computacional que é oferecido ao cliente. De modo geral, a empresa contratada é responsável por todas as atividades necessárias à operação do software, ficando a cargo do consumidor somente o pagamento nos prazos estipulados no acordo.

As sanções estabelecidas no contrato SaaS também diferenciam-se bastante daquelas comumente previstas em contratos comuns. Na maioria dos casos, os documentos que acordam o oferecimento de software como serviço não possuem multas rescisórias e têm como penalidade a suspensão do que é oferecido ao cliente. Essa característica torna esse modelo contratual muito mais simples do ponto de vista jurídico.

No acordo estabelecido entre a empresa e o consumidor, deve ser definido o período de tempo em que o serviço será oferecido, característica que varia muito de acordo com o tipo de software que está sendo contratado. É essa definição que direciona a periodicidade dos pagamentos recorrentes. Assim, se compararmos os contratos comuns com o modelo SaaS, a sua vigência de contratação tende a ser menor, enquanto a sua recorrência de pagamentos costuma ser maior.

Quais são e como funcionam as formas de cobrança desse modelo?

As principais opções de cobrança relativas ao oferecimento de soluções SaaS são o débito em conta corrente, o débito em cartão de crédito e o boleto bancário. A escolha por um desses diferentes é importantes é fundamental pois direciona a segmentação de clientes da empresa, além de contribuir para a lucratividade do negócio. Na sequência, vamos entender cada uma dessas formas de cobrança.

Débito em conta corrente

Em geral, essa é a opção mais vantajosa para a empresa que oferece recursos no modelo SaaS, uma vez que o montante pago pelo consumidor, de acordo com a data pré-fixada, é debitado na hora para a companhia que fornece o serviço. Esse formato tem baixo custo e ainda constitui um meio para fidelizar os clientes, já que, em geral, mantém altas taxas de renovação de assinaturas.

Débito no cartão de crédito

Embora seja a forma mais usada pelos consumidores, o débito no cartão de crédito não é tão viável para os fornecedores de soluções no modelo SaaS, já que as taxas cobradas pelos bancos são elevadas, variando entre 3 e 8%. Contudo, assim como o débito em conta corrente, essa modalidade contribui para manter os clientes, além de garantir que o pagamento será efetuado.

Boleto bancário

Nesse formato, a empresa gera um documento com código de barras que é enviado para o consumidor. Ainda que seja uma modalidade de baixo custo para a companhia, ela é arriscada, já que o cliente pode não quitar o boleto, o que inviabiliza a implementação do serviço. Como muitas pessoas não trabalham com cartão, o ideal é que o documento seja enviado por e-mail e sejam criados lembretes de pagamento.

Quais as vantagens do formato SaaS?

O modelo SaaS vem para atender às demandas e dificuldades específicas de TI, como a necessidade de atualizações constantes e de apoio técnico para que os softwares sejam utilizados em toda sua potencialidade. Os contratos desse tipo, portanto, oferecem vantagens expressivas para as empresas do setor, como mostraremos a seguir.

Redução de custos

Não há como desvincular a popularização do SaaS ao avanço das soluções em nuvem. Graças ao sistema cloud computing, atualmente os programas não precisam ser instalados nas plantas do cliente: basta que este tenha acesso à internet para conseguir utilizar uma ferramenta com todos os seus recursos.

Os gastos com compra, instalação e manutenção de equipamentos para a infraestrutura dos clientes, portanto, é praticamente inexistente, o que impacta de forma decisiva na precificação. Contratos SaaS têm custo-benefício maior e, portanto, possibilitam a oferta de preços mais competitivos.

Agilidade

Como não é preciso investir maciçamente na implementação de uma infraestrutura de TI, o processo inicial é muito mais rápido. Em tese, a maioria dos softwares podem ser disponibilizados imediatamente após a assinatura do contrato no formato SaaS embora, por vezes, seja preciso um período de adaptação das equipes.

A fase de transição de softwares antigo para novos, no entanto, também pode ser encurtada, graças ao SaaS. Isso acontece porque os serviços implicam em um suporte intermitente, e alguns contratos ainda podem prever treinamentos e consultorias para que o cliente consiga utilizar todos os recursos de determinado programa.

Controle de receitas

Contratos no modelo SaaS implicam no sistema de pagamentos recorrentes. Ou seja, o cliente faz uma espécie de assinatura por um período de 6 meses ou 1 ano e, durante esse período, realiza o pagamento de mensalidades.

Por um lado, o próprio cliente consegue controlar melhor o seu orçamento, já que passa a ter um custo fixo. Os fornecedores, por sua vez, conseguem uma base de receitas regular, que pode ser facilmente mensurada e prevista. Ou seja, se a empresa tem 200 assinaturas anuais para um software que custa R$ 1.000 por mês, ela sabe que, ao longo do ano, receberá R$ 200.000 mensais.

Fidelização de clientes

Trabalhar com assinaturas significa manter um relacionamento estável com clientes em médio e longo prazo. Não existe, assim, oportunidade melhor para estreitar relacionamentos.

Durante a vigência do contrato SaaS, a empresa passa a entender melhor as demandas dos clientes e, assim, tem a oportunidade de desenvolver soluções cada vez mais precisas.

O modelo SaaS ainda permite a realização de upsellings e cross sellings: assinantes antigos de um software mais básico, por exemplo, podem receber descontos para adquirir acesso a um programa com mais recursos ou mesmo para investir em soluções complementares, como um módulo CRM que possa ser integrado a um ERP.

Foco em inovação

Como falamos no início do post, os contratos no modelo SaaS tiram do cliente a responsabilidade de atualizar os softwares utilizados. Essa obrigação fica com o fornecedor que, portanto, precisa fazer investimentos constantes para aprimorar os próprios serviços e, assim, garantir o diferencial competitivo de suas soluções por longos períodos.

O impacto dessa mudança pode ser sentido na cultura empresarial. O desenvolvimento contínuo das tecnologias e os esforços de manutenção preventiva ajudam a empresa a manter o foco em inovação e, assim, a não ficar atrás dos concorrentes e manter a relevância, mesmo em períodos de mudanças profundas.

Quais os principais desafios de migrar para o modelo SaaS?

Não resta dúvidas de que o uso do modelo SaaS traz diversos benefícios econômicos, produtivos e operacionais para empresas envolvidas no negócio. No entanto, o fato de esse modelo operar a partir de tecnologias em nuvem ainda pode gerar desconfianças, principalmente, por parte de grandes companhias que necessitam da prestação de serviços computacionais em larga escala.

Isso acontece porque, ao se preocuparem com o sigilo dos seus dados, essas empresas temem o compartilhamento de suas informações em plataformas em nuvem. Para evitar tal desconfiança, é muito importante que as corporações que fornecem soluções no modelo SaaS eduquem o seu público-alvo quanto à alta segurança que embasa as suas operações.

Como otimizar o uso de documentos SaaS?

Grande parte do sucesso do modelo baseado em SaaS depende de uma boa elaboração dos contratos. Eles devem ser claros quanto ao software oferecido, incluindo recursos e disponibilidade. Também devem ser claros em relação à responsabilização pela manutenção e atualização dos programas, bem como quanto à garantia da integridade e privacidade dos dados.

Também é importante que o contrato seja baseado em métricas de qualidade. O pagamento deve estar atrelado a alguns índices importantes, como o tempo de restabelecimento de sistemas após uma falha ou mesmo de velocidade média na transmissão de dados.

Por fim, lembre-se de apostar na tecnologia para melhorar o armazenamento e envio dos contratos. Sistemas de gestão de documentos ajudam a organizar contratos de acordo com os requisitos escolhidos pela empresa, como valores de contratos ou localização dos clientes, facilitando o processo de localização, consulta e envio de arquivos.

O uso de arquivos digitais, a propósito, pode demandar meios para assegurar a legalidade do contrato. Aqui, a dica é utilizar um programa deassinatura eletrônica, que garante que uma assinatura possa ser auditada. Portanto, confere validade jurídica aos contratos.

Além disso, documentos com assinatura eletrônica podem ser enviados rapidamente pela própria internet e dispensam custos com cartórios ou com a impressão e envio de documentos físicos.

No decorrer do post, além de saber o que é e entender como funciona o contrato no modelo SaaS, você pôde descobrir algumas das principais vantagens que essa modalidade de instrumento jurídico traz tanto para as empresas quanto para os seus consumidores. Isso é fundamental, uma vez que, hoje em dia, seja como cliente ou até mesmo como empresa fornecedora, torna-se praticamente impossível não lidar com esse tipo de negócio.

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