Como usar o Docusign com a Microsoft

Os aplicativos da Microsoft estão entre os aplicativos mais utilizados hoje em dia no mundo dos negócios, incluindo fluxos de trabalho de contratos que geralmente envolvem diferentes sistemas por toda a empresa. É por isso que o Docusign Agreement Cloud apresenta um conjunto de integrações com a Microsoft para oferecer suporte ao curso completo de qualquer etapa de contrato, da criação e colaboração em documentos até a assinatura de contratos e o armazenamento, para que os usuários nunca tenham que sair da plataforma da Microsoft.

A Docusign expandiu sua parceria estratégica global com a Microsoft para acelerar como as pessoas colaboram e chegam a acordos na Anywhere Economy. Aplicativos como SharePoint, Word, Dynamics 365, Power Automate, entre outros, funcionam de forma integrada ao Docusign Agreement Cloud, permitindo que você acelere e conecte cada estágio do processo de contrato. Continue lendo para aprender mais sobre como você pode usar os aplicativos da Docusign com suas soluções preferidas da Microsoft.

Criação de documentos

Precisa de uma assinatura simples em um formulário breve ou em um documento? Uma pesquisa recente da Docusign revelou que 68% dos entrevistados usam o Word para gerar contratos. Com o Docusign eSignature para Microsoft, é fácil criar uma assinatura eletrônica em um documento do Word sem precisar sair do aplicativo. 

Para as equipes de vendas, o processo de contrato pode ser mais complexo, envolvendo a troca de diversos formulários e documentos assinados, desde um contrato de confidencialidade (NDA) inicial, passando pela cotação até um contrato final assinado. Se esse processo for feito manualmente, ele pode consumir um tempo valioso dos vendedores, uma vez que eles copiam as informações dos clientes nesses formulários e estão sujeitos a cometer diversos erros.

O Docusign eSignature para Dynamics 365 permite que as equipes de vendas fechem contratos mais rapidamente e oferece aos líderes de vendas uma maior visibilidade do status de assinatura. As equipes de vendas podem preencher e configurar previamente campos do Dynamics para mesclar dados automaticamente do eSignature para garantir que a criação do contrato seja eficiente, fácil e sem erros. Assim que o documento for assinado e concluído, ele será salvo automaticamente no registro do Dynamics para garantir que todos os documentos estejam em um local central.

Colaboração

De todas as etapas do ciclo de vida dos contratos, a colaboração e a negociação são as que mais consomem o tempo dos envolvidos, de acordo com uma pesquisa recente da Docusign. Uma das principais causas dos desafios da negociação é a falta de um método comum para compartilhar contratos e colaborar nas revisões. Com mais de 115 milhões de usuários diários ativos recorrendo ao Microsoft Teams para colaborar, faz todo o sentido gerenciar o processo de negociação de contratos no próprio Teams.

O Docusign eSignature para Teams permite que os funcionários recebam notificações em tempo real sobre os contratos que aguardam assinatura diretamente no Microsoft Teams. Envie rapidamente documentos de integração de RH, contratos de vendas e muito mais para assinatura dentro do Teams. Você também receberá notificações sempre que precisar assinar ou sempre que alguém preencher um contrato, e as notificações de lembrete serão enviadas automaticamente para incentivar outras pessoas a assinar e preencher documentos.

O aplicativo Aprovações da Microsoft no Teams permite que os usuários criem, gerenciem e compartilhem aprovações no próprio Teams. Com essa integração, você também pode criar uma aprovação de assinatura eletrônica no Teams dentro do aplicativo Aprovações, agilizando as solicitações de aprovação enquanto se mantém atualizado sobre o status dos processos ao receber notificações.

O Docusign CLM para Microsoft Word permite que os usuários acessem uma biblioteca de cláusulas e um painel de classificação de riscos alimentada com base em IA de dentro do Microsoft Word. Uma biblioteca de cláusulas oferece cláusulas pré-aprovadas em um local central para serem usadas por usuários sem perfil jurídico durante a geração e a negociação de contratos, poupando o tempo de sua equipe jurídica.

Para formulários e aplicativos mais diretos, em que nenhuma negociação é necessária, você também pode usar o Docusign eSignature para Microsoft Outlook para encaminhar contratos com segurança para as pessoas certas na ordem certa. No Outlook, os funcionários podem preencher previamente os campos usando um modelo, assim como preencher os destinatários usando os contatos do Outlook. Basta indicar os campos que precisam ser assinados e clicar em Enviar.

Assinatura

Independentemente do aplicativo Microsoft com o qual você optar por trabalhar, o Docusign eSignature continua sendo a solução líder para assinar documentos eletronicamente e permitir que sua organização:

• Proteja contratos e dados de negócios confidenciais

• Encante os clientes com uma experiência de assinatura intuitiva

• Aprimore a produtividade dos funcionários com fluxos de trabalho configuráveis e automatizados

• Conecte o eSignature às ferramentas usadas todos os dias pelas suas equipes

• Incentive a sustentabilidade ambiental

O Docusign eSignature inclui um registro eletrônico que serve como uma trilha de auditoria e prova da transação. Ele também ajuda você a atender alguns dos padrões mais rigorosos de segurança e usa as mais potentes tecnologias de criptografia de dados disponíveis.

Armazenamento e gerenciamento

Depois que os contratos são assinados, ações precisam ser tomadas e os termos, cumpridos. O Docusign eSignature para Power Automate permite que as organizações acionem automaticamente as próximas etapas pós-assinatura. A leitura dos metadados do contrato coloca em movimento os fluxos de trabalho pós-assinatura, eliminando a maioria ou todos os processos manuais. Os usuários podem sincronizar arquivos, receber notificações, coletar dados e iniciar outros processos para economizar tempo, evitar erros e cumprir prazos. 

Armazenar, pesquisar ou auditar contratos após sua concretização requer um esforço meticuloso, muitas vezes de advogados altamente qualificados. Além de caro, o processo manual também está sujeito a erros. Onde esse documento está armazenado? Ele contém aquela cláusula específica? Quando esta ação deve ser acionada? A conformidade está verificando o quê? 

O Docusign eSignature para Microsoft SharePoint permite que as organizações enviem, assinem e acompanhem documentos de maneira segura diretamente de qualquer biblioteca de documentos do SharePoint Online. Conectar o eSignature ao SharePoint oferece aos usuários as seguintes opções:

• Quando os contratos concluídos são gerenciados em uma biblioteca de documentos do SharePoint, eles ficam centralizados na nuvem e se tornam fáceis de acessar e pesquisar. 

• Depois que um contrato no Dynamics 365 é assinado, a oportunidade é atualizada automaticamente com as informações do contrato e o contrato assinado é armazenado com segurança. A substituição dos processos manuais de relacionamento com o cliente e da troca de aplicativos por agilidade e velocidade automatizadas prepara sua empresa para continuar avançando. 

• Os usuários que desejam iniciar o processo de envio por meio do Dynamics 365 e manter o SharePoint como seu repositório central de documentos podem conectar seu site do SharePoint ao Dynamics 365. Portanto, não importa a origem dos documentos enviados para assinatura, eles são salvos no SharePoint depois de concluídos.

A integração perfeita de um repositório de contratos centralizado facilita qualquer análise de contrato exigida pelas empresas. Os contratos podem ser monitorados imediatamente quanto a: mudanças em preços, regulamentos, requisitos de terceiros, benchmarks e outras circunstâncias. 

Com o Docusign eSignature para Microsoft, sua equipe pode gerenciar todo o ciclo de vida do contrato diretamente dos aplicativos nos quais o trabalho é realizado, aumentando a produtividade, reduzindo os erros e acelerando o processo do contrato.  Saiba mais sobre como a Microsoft e a Docusign continuam inovando para automatizar e conectar todo o processo contratual.