Saiba como a tecnologia pode otimizar a prestação de serviços

É diária a batalha do setor de prestação de serviços para lidar com os desafios cada vez maiores impostos pelo mercado. Na prática, para satisfazer as demandas dos clientes, as empresas precisam criar rotinas flexíveis e convergentes para conseguir se adaptar rapidamente a mudanças, solucionar problemas no menor prazo possível e, além disso, aumentar a sua competitividade.

Nesse cenário, a tecnologia desempenha um papel primordial, pois simplifica processos e dá aos profissionais da área a capacidade de superar expectativas com altíssima performance e máxima qualidade. Dessa maneira, os recursos tecnológicos não apenas dão suporte, mas, possibilitam a otimização dos procedimentos necessários à prestação de serviços eficiente.

Que, tal, então, entender de que forma as inovações tecnológicas são capazes de otimizar as mais diversas atividades envolvidas na prestação de serviços por uma empresa? Basta acompanhar o nosso post de hoje, para, em seguida, passar a utilizar a tecnologia totalmente a favor do sucesso do seu negócio!

1. Otimização do atendimento aos clientes

Oferecer um bom atendimento é absolutamente crucial para que qualquer empresa consiga fidelizar um grande número de consumidores. Mesmo que a companhia forneça serviços de alta qualidade e aplique preços justos a eles, se o suporte oferecido a sua clientela não for satisfatório, há grandes riscos de os clientes procurarem a concorrência.

Uma das ferramentas que podem ser implementadas para otimizar o atendimento aos clientes é o chatbot. Também conhecido como robô conversador, essa solução automatiza boa parte do processo de atendimento, reduzindo custos, principalmente com pessoal, e aumentando a capacidade do negócio de solucionar problemas de clientes.

Os chatbots são interessantes porque têm grande flexibilidade de implementação. Essa ferramenta pode ser instalada nas mais diferentes plataformas virtuais, desde redes sociais (como o Facebook) até serviços de mensagens instantâneas (como o Telegram). Além disso, a empresa também pode usar um robô em suas páginas web, via janelas de chat.

Para ter sucesso, é importante que o processo de desenvolvimento do chatbot realize duas ações principais. A primeira é a checagem de experiência do cliente, a qual deve levantar as dúvidas recorrentes. E a segunda é a realização de deve um estudo de viabilidade, identificando os processos que podem ser executados via software.

Com base nesses dois procedimentos prévios, o robô será capaz de apresentar, em linguagem natural, as soluções adequadas para os maiores questionamentos dos consumidores. Fora isso, a empresa deve ter um canal automático para que, caso o robô não supra as necessidades do cliente, possa haver o seu rápido direcionamento a um atendente.

2. Informatização dos canais de venda

O comércio eletrônico vem crescendo muito nos últimos anos, de maneira a provocar alterações significativas nos formatos de compra e venda comumente praticados. E não teria como ser de outra forma, uma vez que as novas tecnologias estão modificando as relações estabelecidas em todos os segmentos sociais, inclusive o mercadológico.

Portanto, mesmo que a empresa não seja um e-comerce, efetuando as suas vendas exclusivamente online, deve buscar meios, através da internet, de atender ao público que busca informações de compra, como características e valores de serviços, ou mesmo que já deseja fazer a aquisição a distância. É por isso que vale a pena investir em algum tipo de informatização dos canais de venda.

Alternativas simples, baratas e úteis, mas ainda sim muito eficientes para os processos de venda, são o e-mail corporativo e os aplicativos de mensagens instantâneas, como o WhatsApp. Isso porque essas ferramentas têm o diferencial de serem facilmente acessadas e terem alta difusão entre os clientes de perfis mais variados.

No entanto, ao contrário do chatbot, que tem as suas funções e conteúdos pré-programados computacionalmente, o e-mail e os aplicativos de mensagens instantâneas requerem a operação manual de, pelo menos, um colaborador da empresa. Por isso, é fundamental definir os procedimentos que podem ser efetuados entre empresa e cliente através desses canais.

Com a interação online entre consumidor e prestador de serviço sendo cada vez mais frequente e dinâmica, é altamente recomendável que a empresa disponibilize o máximo de operações de venda por meio de canais virtuais. Caso não faça isso, ela corre o risco de se tornar obsoleta, perdendo espaço para as companhias que otimizam as suas vendas na rede.

3. Maior retorno com as políticas de pós-venda

A tecnologia também impacta positivamente a capacidade de fidelização de consumidores de um negócio. Seja nos processos de conversão ou nas estratégias de pós-venda, soluções de TI ampliam a capacidade de criação de novas oportunidades de vendas, já que essas ferramentas são capazes de manter os clientes mais próximos da empresa.

Nessa perspectiva, os recursos tecnológicos conferem ao analista do setor de vendas ou de departamentos afins os mecanismos necessários para acompanhar o seu público-alvo mais de perto, criando ofertas apropriadas para satisfazer as suas demandas. Com isso, a empresa tem condições para desenvolver campanhas de maior alcance e consequente retorno.

O e-mail marketing é uma alternativa bastante vantajosa para alcançar esse propósito. Isso porque essa solução pode tanto ser usada para gerar mais lucro ao negócio, aumentando o montante de transações efetuadas, quanto para melhorar a comunicação estabelecida entre a empresa e os consumidores, otimizando o atendimento.

Com a utilização dessa ferramenta, a divulgação de newsletters, campanhas de vendas, ofertas promocionais e anúncios será feita de forma centralizada e direcionada à clientela. Desse modo, cada perfil de cliente passa a receber conteúdos de acordo com as suas preferências e necessidades, o que tende a maximizar o retorno financeiro a ser obtido.

4. Menos burocracia nos processos de contratação

Toda contratação de empresa na área de prestação de serviços inclui uma etapa para a assinatura do contrato que é estabelecido entre as partes envolvidas. Trata-se de uma fase fundamental da transação, uma vez que é nela que o negócio, de fato, se conclui, o que tona necessário minimizar as burocracias para evitar demora na finalização e até mesmo aborrecimentos para o cliente.

Para minimizar a quantidade de processos burocráticos envolvidos nessa rotina administrativa e ainda garantir que nenhum problema acontecerá, é essencial investir em soluções tecnológicas que otimizam o fechamento das negociações. Entre as ferramentas disponíveis para essa facilitação estão os dispositivos de certificação, tais como a assinatura eletrônica.

Com o emprego desse recurso, o contrato é fechado com muito mais segurança, conforto e agilidade, o que se traduz em ganhos reais para todos os envolvidos. A assinatura eletrônica dá a prestadores de serviços a capacidade de manter um fluxo de trabalho moderno, eficiente e com muito menos erros, condições essenciais ao aumento da lucratividade do negócio.

5. Aumento da mobilidade operacional

A mobilidade operacional é um fator que tem ganhado cada vez mais destaque entre as possíveis influências diretas à lucratividade dos empreendimentos. Afinal de contas, essa mobilidade dá aos profissionais a capacidade de atender a demandas de clientes em diferentes locais ao mesmo tempo em que mantêm um fluxo de trabalho mais econômico e moderno.

Para dar mobilidade à sua rotina, a empresa pode investir na computação na nuvem, tecnologia que permite o acesso remoto a recursos operacionais — como sistemas de gestão e arquivos de projetos internos. Para isso, basta ter acesso à internet! Dessa forma, o profissional consegue manter a sua dinâmica de trabalho mesmo estando longe do ambiente corporativo.

A computação na nuvem tem desempenhado um papel de destaque em empreendimentos que buscam melhorar suas rotinas de trabalho e ter uma infraestrutura de TI mais econômica e escalável. No caso da prestação de serviços, essa tecnologia pode ser a chave para que as ferramentas corporativas sejam plenamente aproveitadas ao lidar com chamados de consumidores, tornando os seus serviços mais eficazes e competitivos.

6. Mais colaboração no ambiente de trabalho

Para conseguir solucionar as demandas dos clientes com alta qualidade e precisão, a empresa deve contar com um time integrado, capaz de trabalhar realmente em equipe. A integração é importante porque confere maior concisão e solidez ao trabalho que é desenvolvido, tornando as atividades menos suscetíveis a erros por parte de qualquer um dos colaboradores.

A colaboração entre os profissionais propicia uma série de benefícios para empresa. Para se ter uma ideia, ela diminui o tempo necessário para resolver problemas, torna as rotinas mais eficazes e reduz o número de falhas durante a troca de informações. Com isso, a prestação de serviços eleva significativamente sua capacidade decisória que, por sua vez, tem mais chances de acertos.

Para atingir esse objetivo, diferentes soluções de TI podem ser empregadas. Uma delas, inclusive já citada, é a computação na nuvem. Serviços de cloud storage, por exemplo, tornam o envio e o recebimento de arquivos mais seguro, ágil e controlado. Bastam alguns cliques para enviar um documento a outra pessoa por meio de um link seguro. Com mais alguns cliques, é possível dar permissão para que o documento seja editado ou apenas visualizado.

A edição de um documento é feita em tempo real e de forma colaborativa, permitindo que várias pessoas visualizem as mudanças que estão sendo efetuadas. E, como há a indicação do editor de cada trecho modificado, é possível não só verificar o responsável pela alteração, mas também confirmar, comentar e discutir as inserções, exclusões ou correções textuais que foram feitas.

7. Praticidade nas transações

De forma geral, a maior parte das ferramentas tecnológicas traz praticidade às transações. Com o uso da assinatura eletrônica, por exemplo, todo o processo contratual pode ser feito de forma virtual, por meio da troca de e-mails e outros tipos de canais tecnológicos, sendo finalizado com a assinatura eletrônica. Logo, não é necessário gastar tempo e nem dinheiro com deslocamento.

Já a disponibilização do e-mail corporativo para o contato direto dos clientes possibilita que eles solicitem cotações, sanem dúvidas sobre algum serviço ou até iniciem uma negociação. O WhatsApp pode ser usado com a mesma finalidade que o e-mail corporativo, já que permite o compartilhamento de arquivos em diferentes formatos, porém, com o diferencial de ser mais propagado e acessível.

Também o chatbot propicia mais praticidade ao cliente. Para isso, esse canal automático deve usar a mesma interface que o chatbot. Desse modo, se a plataforma utilizada for o Facebook, por exemplo, é recomendável que a interação entre atendente e consumidor ocorra por meio do aplicativo de mensagem da rede social que estava sendo usado durante o repasse de informações automatizado.

8. Ganho de produtividade

As ferramentas de comunicação modernas ampliam os meios para que o empreendimento consiga manter os seus times trocando ideias continuamente, o que possibilita a resolução rápida de demandas e a economia de tempo. Aplicativos de mensagem, por exemplo, levam a conversa entre 2 pessoas a diferentes ambientes — como a web, o tablet, o smartphone e os desktops.

Já as soluções de videoconferência ampliam a capacidade de realização de reuniões, uma vez que qualquer pessoa com um smartphone, tablet ou um computador com câmera pode se juntar a uma reunião, eliminando a necessidade da presença física para conseguir passar uma informação. Essas ferramentas são essenciais para o compartilhamento de dados e tomada de decisões em equipe.

O uso de soluções tecnológicas traz benefícios para o funcionamento rotineiro de um negócio e ainda contribui para o fortalecimento da sua imagem diante dos consumidores. Isso porque, ao usar esses dispositivos, o profissional é mais rápido e atua com maior eficiência na hora de atender a uma demanda do cliente, que passa a ver a empresa com bons olhos.

9. Melhorias nos processos de armazenamento de informações

Efetuar backups de informações corporativas é uma ação rotineira de qualquer empresa, haja vista a necessidade de armazenar segura e adequadamente os dados provenientes das mais diferentes fontes mercadológicas. A boa notícia é que as ferramentas tecnológicas disponíveis vêm tornando esse processo bem mais simples, eficaz e barato.

O cloud backup é uma solução eficiente para o atendimento desse tipo de demanda. Por meio dessa ferramenta, dados e cópias são armazenados com base em funcionalidades típicas da computação em nuvem, como o compartilhamento entre usuários autorizados, ao mesmo tempo em que o arquivamento e a restauração de informações podem ser feitos a qualquer momento.

10. Eficiência na proteção de dados

Outro benefício do uso de soluções tecnológicas é o aumento da segurança das informações e das transações da empresa. A assinatura eletrônica, por exemplo, consiste em um mecanismo totalmente seguro que é operado em ambiente virtual, o que ajuda a evitar eventuais fraudes, as quais são bastante recorrentes nos processos em papel.

Também o armazenamento de dados se torna mais seguro com o uso de dispositivos tecnológicos. Com a implementação do cloud backup, a segurança das informações é fortalecida, já que essa ferramenta protege os arquivos e programas computacionais da empresa de serem perdidos, danificados ou acessados por pessoas não autorizadas.

A tecnologia é uma realidade incontestável e que tem o poder de melhorar praticamente todas as atividades feitas na área mercadológica, motivo pelo qual deve ser aproveitada sempre que possível. Juntas, todas as soluções tecnológicas listadas aqui possuem um papel essencial para otimizar a prestação de serviços e torná-la mais moderna e dinâmica.

Você por acaso já adota alguma dessas ferramentas em sua empresa? Conhece alguém que se beneficiaria das nossas sugestões? Compartilhe este post em suas redes sociais e repasse as dicas!

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