Como reduzir custos por meio da gestão de contratos?

A lucratividade de um negócio depende tanto da qualidade dos produtos ou serviços que são oferecidos aos clientes quanto da forma como a empresa é gerida.

Por isso, torna-se fundamental para o sucesso e longevidade do negócio a implementação de processos que otimizam a rotina administrativa e, ao mesmo tempo, ajudam a diminuir as despesas. É esse o diferencial da gestão de contratos, que permite reduzir custos no RH.

Neste post, você vai entender mais sobre o que é a gestão de contratos, como ela funciona e a importância de implementá-la para reduzir os custos no setor de RH. Não perca tempo e confira agora mesmo como implementar a ideia!

O que é a gestão de contratos?

Antes de tratarmos especificamente das formas de redução de custos a partir do uso da gestão de contratos em um negócio, é importante explicarmos no que consiste essa prática.

Como a própria expressão sugere, a gestão de contratos faz parte de um conjunto de técnicas gerenciais que são utilizadas para administrar de modo eficiente as atividades realizadas em uma empresa.

Dessa maneira, a gestão de contratos é uma metodologia gerencial que abrange diversos princípios, recursos e procedimentos administrativos voltados para a supervisão do cumprimento de obrigações legais que foram estabelecidas. Esse acompanhamento de efetivação de responsabilidades diz respeito tanto à própria empresa quanto aos seus fornecedores e prestadores de serviços.

O principal objetivo dessa prática é atuar no gerenciamento de contratos ao longo de todo o seu período de vigência na empresa, ou seja, desde que é formulado e assinado entre as partes até quando ocorre o seu término ou rescisão. Por meio da gestão de contratos, é possível ter uma dimensão real do cumprimento das responsabilidades estipuladas e, se preciso, efetuar adequações.

A gestão de contratos também tem papel importante para o planejamento — comercial, produtivo, organizacional, financeiro, fiscal etc. — que é efetuado nos diferentes setores de uma empresa. Isso ocorre porque a maioria das transações mercadológicas é realizada com base nesse tipo de documento, que por sua vez reflete as condições e as demandas do negócio.

Como a gestão de contratos funciona?

O funcionamento da gestão de contratos de uma empresa está diretamente ligado à dinâmica dos seus setores. Assim, para que essa metodologia seja eficiente, é preciso que ela esteja atrelada aos departamentos administrativo e financeiro da companhia, o que possibilita aos responsáveis de cada área o conhecimento detalhado do teor dos documentos e a tomada de decisões acertadas.

Com base na integração de informações entre os setores, os profissionais responsáveis pela gestão de contratos desenvolvem determinadas atividades. Entre elas estão:

• acompanhamento de todo o percurso contratual;

• análise do histórico dos contratos para novas negociações;

• detecção e resolução de problemas contratuais;

• controle dos prazos de vigência e renovação.

Também cabem ao gestor de contrato a:

• verificação dos vencimentos de pagamentos e recebimentos;

• análise da necessidade de realização de aditivos;

• arquivamento e comprovação das quitações contratuais;

• confecção de relatórios periódicos de gestão;

• elaboração de formas de diminuir custos e riscos;

• mediação entre contratante e contratado.

Portanto, a gestão de contratos funciona com base no compartilhamento de informações entre os setores da empresa, para garantir que os contratos firmados atendam às necessidades do negócio. Mas isso não ocorre de modo automático. Para que essas demandas sejam realmente supridas, o contrato deve ser cumprido e, se for o caso, ajustado durante a sua vigência, conferindo eficiência operacional.

Qual é a importância de adotar essa prática?

O trabalho com a gestão de contratos não pode ser encarado como uma mera opção, uma vez que se tornou um pré-requisito para o sucesso no mundo corporativo. E isso acontece por um motivo simples: é a gestão de contratos que permite à empresa ter o devido controle sobre os seus investimentos, o que reduz consideravelmente os riscos de sofrer prejuízos.

Em termos práticos, a gestão de contratos é a atividade responsável por fazer valer o que está escrito no documento. É ela que verificará as condições e cobrará a prestação adequada de um serviço ou a entrega de um produto de acordo com as especificações de compra. Também é função dessa prática zelar para que a empresa respeite as cláusulas de um documento se estiver na posição de contratada.

A gestão de contratos ainda contribui para propiciar maior eficiência às negociações efetuadas pela empresa. A adoção dessa metodologia confere mais rapidez aos procedimentos contratuais, diminui as tarefas burocráticas, evita o retrabalho proveniente de possíveis erros, bem como assegura a transparência aos processos de contratação e a sua conformidade às políticas da corporação.

Como a gestão de contratos reduz custos?

Já esclarecemos que a gestão de contratos exerce papel fundamental no planejamento da empresa. E é justamente nesse ponto que ela pode ser o grande diferencial nas contas da companhia. Isso é possível porque a supervisão permanente dos processos contratuais permite gerar economia com a compra de produtos, contratação de serviços e custos com procedimentos administrativos.

Assim, ao acompanhar o andamento de um contrato relativo à compra de um produto necessário à cadeia produtiva da empresa, o gestor tem informações exatas sobre estoque, prazos de entrega e condições de renovação contratual. Sem esses dados, há o risco de o produto acabar, a produção ser paralisada e haver aumentos de preço para o aditivo ou uma nova contratação.

Seguindo essa mesma lógica, a gestão de contratos possibilita encontrar preços mais acessíveis entre os fornecedores. Se há alta quantidade de matéria-prima no estoque ou um longo tempo de prestação de serviço por uma companhia terceirizada, a empresa pode fazer um maior número de cotações no mercado e, então, economizar. Isso não seria possível sem a supervisão dos contratos vigentes.

O uso dessa metodologia diminui os custos com os procedimentos administrativos da formalização contratual, uma vez que evita o surgimento de gastos extras com a confecção de novos contratos ou a implementação de aditivos. E esse processo pode ficar ainda mais econômico com o uso da assinatura eletrônica por meio da automatização de processos.

E quanto à gestão de contratos para reduzir custos no RH?

O setor de RH de uma empresa, sem dúvida, é um dos mais complexos de administrar. Afinal, falamos do trabalho com pessoas — os ativos mais importantes de qualquer organização.

Dessa maneira, o RH se torna até mais desafiador quando, além de lidar com a gestão de pessoal e treinamento dos colaboradores, é preciso fazer processos de contratação. Diversos itens, como salários e benefícios, pedem um cuidado minucioso e impactam também as despesas operacionais da empresa em questão.

Assim, gerenciar da melhor forma possível os processos de contratação contribui para o bom desempenho de toda a gestão, o que inclui o fato de reduzir custos no RH.

Quais ferramentas podem ajudar na gestão de contratos e consequente redução de custos do RH?

Para reduzir custos no RH, esse setor precisa estar integrado a todas as demais áreas de uma organização. Dessa forma, todas trabalham a favor de objetivos comuns. Dito isso, veja quais são as ferramentas necessárias.

CRM

O CRM, sigla para Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, é uma ferramenta que pode integrar todas as áreas de uma organização — como vendas, marketing, produção, financeiro e RH.

Uma vez que a demanda de produtos está crescendo, todos os setores saberão que é necessário rever contratos ou contar com mais funcionários. Essa agilidade permite um ganho de tempo e eficiência, o que permite à companhia cumprir todas as demandas.

Plataforma online para gestão de contratos

Fazer de forma manual a gestão de contratos é um trabalho repetitivo, cansativo e que pode trazer erros humanos que comprometem toda a cadeia produtiva. Por isso, a automatização é muito importante para que as empresas mantenham sua competitividade.

Nesse sentido, os sistemas de gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) conseguem trazer agilidade ao automatizar as etapas de criação, negociação, execução e armazenamento de todos os contratos. Entretanto, optar por um software que seja adequado à sua organização é o primeiro passo para ter sucesso nessa empreitada.

Se você está buscando uma solução, nossa sugestão é o Docusign CLM, que automatiza tarefas manuais, alinha fluxos de trabalho que são mais complexos, além de eliminar erros e riscos com o gerenciamento de contrato inteligente.

RH digital

Ainda pensando em reduzir custos de RH, uma das melhores opções do mercado é o Docusign Agreement Cloud, que permite conectar e acelerar os processos que envolvem as assinaturas de funcionários — assim, o tempo do time de RH será gasto com pessoas, não com burocracias. É possível usar a plataforma na contratação, no onboarding, na saída e no gerenciamento dos funcionários.

Um dos diferenciais das soluções Docusign é a garantia legal de classe mundial para todas as transações digitais. Ou seja, temos certificados que estão em conformidade com a legislação do país no qual atuamos.

A gestão de contratos é uma prática estratégia que contribui de maneira significativa para a eficiência das atividades gerenciais de um negócio. Adotar essa técnica possibilita à empresa exercer maior controle sobre os seus investimentos e garante redução real nos custos envolvidos nos processos de contratação.

Pensando especificamente em Recursos Humanos, você viu que algumas soluções são vitais. No entanto, ainda é preciso conectar todos os setores para propiciar uma verdadeira mudança de mentalidade. Assim, a transformação digital permite reduzir custos no RH e em toda a companhia.

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