Como melhorar o compliance na gestão moderna de contratos

Por mais que a tecnologia, a economia e a humanidade em geral evoluam constantemente, ainda não há outra forma melhor de oficializar acordos legalmente além dos contratos. E não, nós não somos contra o uso de contratos, mas sim contra a forma que eles sempre foram abordados, assinados, executados e gerenciados.

Bem, nós já fomos muito fundo falando sobre a abordagem, a assinatura e a execução de contratos, mas precisamos conversar sobre seu gerenciamento – um processo essencial para garantir que uma empresa cumpra suas obrigações legais e conquiste mais poder de negociação.

A gestão de contratos como conhecemos hoje em dia consiste em registrar e acompanhar o histórico de ações (como negociações e acordos), controlar vencimentos e prazos para renovações, avaliar a necessidade de aditivos e estabelecer uma comunicação entre as partes envolvidas. Pode parecer um fluxo descomplicado na teoria, mas os gestores de contratos geralmente têm um trabalho bastante exaustivo, ainda mais quando todo esse trabalho é feito off-line, complicando o compartilhamento de informações e limitando todo o processo em diversos aspectos.

A gestão do ciclo de vida de um contrato envolve muito mais do que simplesmente criar e controlar registros. Centralizar estas ações e torná-las automatizadas é um passo indispensável para qualquer empresa ter sucesso na era digital.

Administrar dezenas ou centenas de contratos em papel é, na prática, uma tarefa complicada e delicada que requer muita atenção e sensibilidade. Este imenso volume de documentos, ainda por cima, torna o controle do material ainda mais confuso, e essa confusão pode resultar em perda de prazos e correrias desesperadas para concluir renovações.

Queremos provar que é possível reduzir custos ao passo que a qualidade dos processos melhora. Acontece que muitos empreendedores ainda não conseguem controlar corretamente alguns aspectos como o vencimento dos contratos, por exemplo, e acabam sendo obrigados a concordar com cláusulas e valores impostos por fornecedores já que não tiveram tempo suficiente para cotar condições melhores com outras empresas. O uso da tecnologia pode ser o turning point dessa realidade.

Muitos processos que englobam a homologação e a execução de contratos com fornecedores podem ser muito demorados, já que exigem autorizações formais. Adotar assinaturas eletrônicas, por exemplo, permite que este processo seja automatizado e consequentemente acelerado, com as aprovações podendo ser feitas a distância e com poucos cliques. Além disso, o fluxo em geral se torna mais simples e ágil, desde a pré-execução até o fechamento do contrato, melhorando bastante a relação das relações entre empresa e fornecedores.

Os contratos eletrônicos podem ser firmados a qualquer hora, de qualquer lugar e em qualquer dispositivo, inclusive tablets e smartphones.

Outro ponto a ser considerado é que trabalhando com contratos eletrônicos, eles podem ser enviados e assinados com mais segurança, já que possuem ferramentas de criptografia e backups automáticos armazenados na nuvem. Também é possível automatizar o monitoramento dos documentos, configurando o envio de uma notificação quando um contrato estiver perto de expirar.

Todos estes recursos são partes integrantes e essenciais de uma plataforma de DTM (Digital Transaction Management). Basicamente, este sistema ajuda as empresas com o fluxo completo de documentos que exigem assinaturas, contemplando desde a preparação dos contratos, a definição de etapas, ordens de assinatura e níveis de hierarquias até sua execução, autenticação, coleta de dados e, por fim, o gerenciamento. Com este serviço, analisar registros e compartilhar informações se torna tão fácil quanto interagir com um e-mail.

Use a tecnologia a seu favor para garantir mais agilidade, segurança e produtividade em seu negócio. Leia nosso e-book sobre o tema e tenha uma noção mais completa de como evoluir sua gestão de contratos.