Como elaborar um planejamento estratégico que gere crescimento?

Gerir uma empresa é como caminhar: quando você tem um lugar específico para ir, consegue vencer o trajeto de maneira muito mais rápida. Por outro lado, quando não tem um ponto a alcançar, acaba andando por aí sem sentido. Essa metáfora é simples, mas é uma excelente maneira de explicar a importância de um planejamento estratégico.

Embora andar contemplando a paisagem possa ser um ótimo programa, não restam dúvidas de que é uma forma bem menos produtiva de se chegar a qualquer lugar. E como produtividade e eficiência são essenciais para uma empresa sobreviver no mercado, está na hora de usar o planejamento para alcançar todas as metas da companhia, fazendo com que o negócio chegue exatamente onde quer.

Para isso, é preciso traçar planos viáveis. Afinal, um objetivo sem um plano de ação é apenas um sonho. Já quando esse sonho é dividido em tarefas, mesmo que elas sejam bem pequenas, começa a se tornar realidade. Então, para que esse planejamento seja verdadeiramente eficiente, é preciso manter o foco em alguns detalhes, como mostraremos neste post. Confira!

Antes de iniciar, entenda os obstáculos

Antes de efetivamente criar um planejamento estratégico, o gestor deve analisar suas metas para entender tudo o que está impedindo que a empresa as atinja. Nessa fase, o segredo está em evitar respostas padrão — como falta de recursos ou não temos gente o suficiente. Dentro da estrutura que a empresa já tem, procure saídas para essas situações e só inclua na lista o que não puder ser resolvido.

Esse primeiro passo é uma forma de entender as ações que devem ser tomadas para que o negócio alcance suas metas. A partir delas é que o planejamento será feito. Lembre-se de que, para ser estratégico, esse plano deve guiar a empresa para que tenha um desempenho melhor, seja no curto ou no longo prazo.

Além de fornecerem um direcionamento, as ações também devem ter um prazo para serem cumpridas. Dessa forma, a empresa evita a procrastinação das metas e cria um foco real no plano a ser seguido. Os funcionários, por sua vez, conseguem enxergar a prioridade das atividades a serem cumpridas, dando a elas a atenção necessária, no tempo certo.

Defina os objetivos do planejamento

A missão, a visão e os valores da empresa são uma parte essencial do planejamento estratégico. E é com base nesses conceitos que o restante dele será construído.

Nem sempre o planejamento de mudanças na empresa alterara essas definições básicas do negócio. Mas mesmo se elas permanecerem as mesmas, é importante que sejam relembradas antes do próximo passo, que é a definição do objetivo dessa transformação.

Considerando a missão, a visão e os valores da empresa, é preciso elaborar um objetivo claro de mudança, que leve em conta também o contexto atual do mercado e as inovações disponíveis que podem modificar a forma como o valor é gerado e os negócios são feitos na empresa.

Esse objetivo pode até ser algo simples, como “informatizar a gestão de documentos do negócio”, mas é importante que ele seja claro e bem descritivo, de forma que todos o entendam, sem gerar nenhum tipo de dúvida.

Desenvolva um diagnóstico com uma matriz SWOT

Depois de definir um objetivo claro, o próximo passo do planejamento estratégico é uma análise de oportunidades e riscos que possam afetar as mudanças que estão sendo avaliadas. A recomendação aqui é utilizar uma matriz SWOT para essa etapa.

A matriz SWOT é uma ferramenta de gestão bem objetiva que ajuda nessa análise de forma visual. A sigla SWOT abrevia as palavras em inglês Strengths, Weakness, Opportunities e Threats, que podem ser traduzidas respectivamente como Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças — em português, essa ferramenta também é chamada de matriz FOFA.

Para realizar o diagnóstico, basta dividir uma folha de papel simples em 4 partes iguais, cada uma delas representando um dos elementos da matriz.

Nesses quadrantes, são escritos de forma objetiva as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças relacionadas às mudanças desejadas. Dessa forma, é possível comparar esses elementos visualmente e entender com facilidade quais as melhores ações que precisam ser tomadas para implementar as mudanças com sucesso.

Para elencar as forças e fraquezas da empresa, é interessante reunir a equipe e ouvir os colaboradores que estarão envolvidos no processo de mudança. Essa avaliação interna ajuda no autoconhecimento da empresa e faz com que ela entenda melhor a sua capacidade e seus principais desafios de operação.

E se as forças e fraquezas envolvem elementos internos, as oportunidades e ameaças são usualmente formadas por situações externas e condições de mercado no setor de atuação da organização. Um aumento repentino de demanda, por exemplo, é uma oportunidade, enquanto o desenvolvimento tecnológico de um concorrente pode ser visto como uma ameaça.

A Matriz SWOT não precisa e nem deve ser muito extensa. O importante é que ela liste itens decisivos e prioritários com muita objetividade e possa servir como documento de referência para os próximos passos do planejamento estratégico.

Elabore um plano de ação

Com base nos resultados da Matriz SWOT, é hora de partir para definição das estratégias e ações que serão tomadas para que os objetivos definidos sejam alcançados.

Para essa etapa, é preciso estabelecer quais serão as medidas e descrevê-las em detalhes. Geralmente, esse plano é feito com base na ferrametna 5w2h, que representa as palavras em inglês What, Why, Where, When, Who, How e How much.

A ideia é que cada ação definida precisa especificar o que será feito, por que será feito, onde será feito, quando será feito, quem será o responsável, como será a execução e quanto isso custará.

Lembre-se de estruturar o seu planejamento estratégico em métricas e metas. Por exemplo: se o objetivo é conseguir fechar negócios mais rápido, é necessário entender quanto tempo um cliente demora para responder a uma proposta e projetar se o investimento em envios digitais pode encurtar esse tempo e, no fim das contas, melhorar a lucratividade da empresa.

Implemente uma cultura de inovação

Seja para melhorar a produtividade, resolver gargalos ou projetar melhores resultados, a verdade é uma só: bons planejamentos estratégicos podem pedir mudanças drásticas nos processos de uma empresa. Nesse cenário, uma cultura de inovação costuma ser excelente, permitindo que os próprios funcionários deem ideias para tornar o trabalho mais centrado. Tudo de acordo com as metas da empresa, claro.

E o melhor é que criar esse tipo de ambiente não é nada difícil. Para isso, a gestão deve estar aberta a sugestões, analisando as propostas práticas dos funcionários e aplicando aquelas que tiverem fundamentos. Uma boa pedida aqui é premiar os casos mais eficientes, o que ajuda a motivar todos a pensarem em melhorias.

Mapeie as tendências

Uma boa estratégia deve sempre estar conectada com a situação atual do mercado. Dessa forma, a empresa garante que não dará passos maiores que o ambiente em que ela se encontra consegue absorver.

A melhor forma de entender esse cenário é fazendo pesquisas frequentes. Além de saber a situação real do mercado, também é possível levantar tendências de consumo dos clientes, promovendo um aprimoramento constante do seu produto. Também é possível descobrir quais são as principais fraquezas de seus concorrentes. Com essa informação, fica muito mais fácil atacar os pontos certos para ganhar mais compradores.

Invista em tecnologia

Uma empresa focada em crescimento deve resolver o quanto antes aqueles processos internos que atrasam as demais tarefas, consumindo um tempo que poderia ser utilizado de forma mais proveitosa pelos colaboradores. A maneira mais fácil de fazer isso é optando pela tecnologia, que pode simplificar diversos procedimentos.

Desde softwares de gestão, que ajudam a organizar melhor as tarefas, até a assinatura eletrônica, que agiliza o fechamento de negócios e gera redução de custos, são diversas as opções existentes no mercado. Cabe ao gestor encontrar aquelas que melhor atendam às necessidades da empresa.

Faça um monitoramento constante

Um dos maiores mitos sobre o planejamento estratégico está na ideia de que ele é estático. É claro que, para o plano dar certo, é preciso seguir suas diretrizes. Mas o bom senso também precisa estar presente para encontrar o momento certo de promover mudanças e adaptações. Afinal, no fim das contas, o que importa é a meta e não o caminho percorrido para obtê-la.

Para conseguir fazer essas alterações a tempo de não comprometer o todo, é necessário estar a par do andamento do projeto. Isso implica definir indicadores, determinar a frequência de medição e estar atento para o cumprimento do cronograma definido. Dessa forma, a empresa está sempre ciente do seu avanço e evita erros de cálculo que possam acabar com seus planos e investimentos.

Quando o negócio consegue seguir todos os passos citados aqui, tem mais facilidade em criar um planejamento estratégico e tirá-lo do papel. Mais importante que isso, aliás, é possível pensar em um plano que leve o negócio a ter mais sucesso, independentemente do setor da economia em que atua.

Em alguns momentos, pode ser necessário rever os objetivos do planejamento e, mesmo que não tenham sido alcançados, avaliar se ainda fazem sentido para a organização.

Sendo assim, não deixe para amanhã a mudança na sua empresa! Como você viu, é possível fazer um bom plano de crescimento em qualquer fase do ano, desde que respeite os limites de cada negócio e foque em ações possíveis de atingir, o que resulta em um ambiente de motivação e engajamento.

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