Esqueça o scanner e aprenda como digitalizar a assinatura de verdade

A assinatura eletrônica é fundamental para referendar documentos digitais com segurança, praticidade e, o mais importante, com validade jurídica.

Porém, para fazer uso dessa tecnologia, é muito importante saber como digitalizar verdadeiramente a assinatura — o que é completamente diferente de escanear uma assinatura no papel ou simplesmente rubricar algo usando o mouse.

Já podemos adiantar que uma assinatura eletrônica é aquela que faz uso de um recurso ou de um mecanismo eletrônico para identificar e validar o signatário, garantindo também a autenticidade e a integridade do documento assinado.

Para entender direitinho como digitalizar a assinatura para lidar com documentos digitais, basta acompanhar os próximos tópicos!

O que é e para que serve a assinatura eletrônica?

Basicamente, a assinatura eletrônica é a ferramenta que permite a um signatário assinar documentos digitais com a devida validade jurídica.

O que você precisa entender é que os documentos de papel estão perdendo cada vez mais espaço no mundo corporativo. Afinal de contas, eles não são nem um pouco práticos, oferecem dificuldade de armazenamento e não garantem a segurança necessária contra determinados riscos — como incêndios ou acidentes físicos.

Em contrapartida, documentos digitais são bem mais ágeis, o que resulta em processos mais velozes na empresa, bem como em transações mais satisfatórias com clientes e fornecedoras.

Além disso, o formato digital é naturalmente bem mais protegido de riscos físicos, não mofando ou sofrendo danos se passarem longos períodos armazenados. Fora, é claro, que não é preciso reservar um grande espaço da empresa para seu arquivamento.

Muitas vezes, no entanto, será preciso assinar um documento digital — como quando se refere a um contrato de um serviço, a uma venda ou até a uma operação bancária. Aí é que entra a assinatura eletrônica.

Entenda: se um documento nasce no meio digital, a única forma de torná-lo juridicamente válido é com a assinatura também feita nesse meio. Pensou em escanear a assinatura e inseri-la manualmente no arquivo? Isso não é aceito pela legislação brasileira.

Cada coisa no seu lugar: assim como um documento que nasce no papel precisa ser assinado no papel para ter valor, um documento eletrônico pede uma assinatura igualmente eletrônica.

Eletrônica, digital e digitalizada: qual a diferença?

Apesar de a princípio parecerem sinônimos, assinatura eletrônica e assinatura digital são conceitos bem diferentes. E ainda temos que pensar na assinatura digitalizada. Em que diferem?

Eletrônica

Uma assinatura eletrônica usa mecanismos que podem ou não incluir criptografia para validar e identificar o signatário. Ela pode ser feita em uma plataforma de assinatura eletrônica, que faz parte de uma suite de soluções chamada Agreement Cloud, também usado para aplicar a assinatura e gerenciar os documentos em todos os processos, desde a criação, até o gerenciamento após assinatura.

Hoje em dia, a assinatura eletrônica é aceita e usada para quase todo tipo de documento digital, desde contratos de compra e venda até formulários de planos de saúde.

Digital

A assinatura digital é aquela atrelada obrigatoriamente a um certificado digital, que é emitido por instituições específicas. É pré-requisito para pouquíssimos casos, como a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). O certificado digital é vendido com validade delimitada, indo de 1 a 3 anos.

Por mais que a assinatura digital possa ser usada em todo tipo de documento, apenas alguns exigem essa camada extra de autenticação. Na maior parte das vezes, portanto, a assinatura eletrônica é mais que suficiente.

Digitalizada

Por fim, a assinatura digitalizada é o que o próprio nome sugere: uma assinatura no papel escaneada. Na prática, ela não tem validade jurídica alguma, pois não comprova a autoria do documento. É apenas uma cópia do documento assinado em papel.

Como digitalizar a assinatura de verdade?

Como já ficou claro até aqui, escanear uma assinatura feita no papel não é o mesmo que realmente digitalizar a assinatura. Para ter uma assinatura capaz de referendar documentos digitais, o signatário precisa, antes de mais nada, adotar uma plataforma de assinatura eletrônica. Importante salientar que quem paga pelo serviço é quem envia o documento para ser assinado, os outros signatários apenas assinam, sem custo algum.

Esse recurso serve não apenas para digitalizar a assinatura como também para dar suporte a todo o processo de gestão de documentos, incluindo seu envio e armazenamento, além da coleta, da verificação e da validação das assinaturas eletrônicas.

Quando o usuário se cadastra na plataforma, é convidado a criar sua assinatura eletrônica. Esse é um procedimento extremamente simples, guiado por instruções da própria ferramenta.

Primeiro, ele vai preencher um formulário com seus dados pessoais, como em um cadastro de qualquer tipo de sistema. Depois, será convidado a criar a parte visual da assinatura, o que pode ser feito com um desenho na tela usando o mouse ou uma tela sensível ao toque.

Também é possível usar uma assinatura escaneada como representação visual da assinatura eletrônica. E vale destacar: a assinatura digitalizada é apenas a parte visual! Na verdade, os mecanismos eletrônicos é que vão efetivamente formar a assinatura.

Com o cadastro devidamente concluído, a assinatura eletrônica está pronta e já pode ser usada para assinar qualquer documento digital com garantia de validade jurídica e segurança máxima.

Por que digitalizar a assinatura?

A principal razão para se digitalizar uma assinatura é o fato de que a assinatura eletrônica é obrigatória para a validação de documentos digitais. E como a praticidade desse recurso é bem maior que a assinatura no papel, a estimativa é de que a assinatura eletrônica seja cada vez mais usada em transações, contratos e outros tipos de certidão.

Não restam dúvidas de que um processo digital de ponta a ponta é bem mais ágil e prático que qualquer outra possibilidade que envolva o papel em alguma de suas etapas. E é claro que a assinatura eletrônica é parte fundamental para o bom funcionamento desse sistema!

Como garantir a segurança da assinatura?

É muito mais complexo driblar a segurança de uma plataforma de assinatura eletrônica que, por exemplo, falsificar uma assinatura no papel.

Na prática, quando um falsário tenta usar uma assinatura de outra pessoa, ele faz uma cópia visual e a fraude normalmente só é descoberta se o documento é examinado por um perito com um olhar mais apurado para esses detalhes.

Por outro lado, a assinatura eletrônica é validada por um processo que vai muito além da capacidade cerebral humana. E é claro que isso dificulta bastante a ocorrência de fraudes e cópias indevidas. Além do mais, a plataforma também garante a integridade dos documentos.

Assim, se um contrato já assinado eletronicamente tiver seu conteúdo alterado, a plataforma invalidará imediatamente a assinatura.

E agora que você já sabe por que e como digitalizar a assinatura de verdade, aproveite o embalo para fazer o teste gratuito da Docusign e começar a usar a assinatura eletrônica hoje mesmo!