Como a digitalização de documentos otimiza o atendimento ao cliente?

Eliminar os gargalos processuais tem sido uma preocupação constante das empresas que buscam maior eficiência e competitividade. Dentre as soluções encontradas, estão a implementação do BPM – Business Process Management (Gestão de Processos de Negócios), do ECM – Enterprise Content Management (Gestão de Conteúdo Corporativo) e o DTM – Digital Transaction Management, mais conhecido como Gerenciamento das Transações Digitais, o qual está baseado na digitalização de documentos.

No entanto, essa digitalização não consiste em simplesmente escanear documentos que já estão impressos ou criar arquivos digitais que ficam nos servidores da empresa. Trata-se de uma tecnologia que permite gerenciar o ciclo de vida dos documentos corporativos de forma a acelerar os resultados.

E um dos objetivos de todo negócio é otimizar o atendimento ao cliente, concorda? Então entenda agora como a digitalização de documentos vai te ajudar a chegar lá!

Garantia de privacidade

Quando se lida com contratos e documentos sigilosos, é preciso ter um sistema de controle de documentos que garanta a privacidade dos dados do cliente e dos termos de cada contrato. Por mais que sua equipe seja de confiança, muitas vezes, a informação que está escrita ou impressa pode vazar.

Isso não ocorre com um DTM porque os níveis de acesso são categorizados conforme a necessidade da empresa e os dados que são inseridos no sistema não podem ser consultados por qualquer pessoa. Como todos os documentos são tramitados eletronicamente, isto é, sem a necessidade de impressões, somente as pessoas envolvidas na negociação têm acesso às informações.

Disponibilidade a qualquer hora

A digitalização também melhora consideravelmente a disponibilidade dos documentos, favorecendo a consulta dos mesmos quantas vezes forem necessárias. Tanto cliente quanto empresa podem resgatar as informações online, com segurança máxima, sem se preocuparem em ter os dados compartilhados com terceiros.

Seja do desktop, do notebook ou do smartphone, é possível encontrar as informações necessárias em questão de segundos, com apenas alguns cliques. Essa facilidade vai impactar também na agilidade das tramitações de assinaturas, já que é possível criar, editar e assinar vários documentos em questão de minutos, enviando todos, mediante sistema, para as partes envolvidas.

Escalabilidade no atendimento

Já imaginou digitar 10 contratos por dia, coletar todas as assinaturas, escaneá-los e armazená-los em local físico também? Quantos profissionais seriam necessários para realizar este processo?

Se você não quer perder tempo no atendimento ao cliente, o melhor a fazer é ter um DTM que agilize todas essas operações. Um único profissional pode gerar os contratos, enviá-los para assinatura, controlar os prazos de devolução e dar continuidade ao processo com o auxílio de uma ferramenta feita especialmente para isso.

Pense na quantidade de contratos que você pode fechar em um único dia sem deixar seus clientes esperando. Com a digitalização de documentos, a escalabilidade do seu atendimento está garantida!

Padronização de documentos e processos

Cada empresa tem suas próprias características, inclusive nos fluxos de trabalho interno. Algumas preferem processos mais fluidos, outras são defensoras de que critérios rígidos devem ser seguidos. Mas o que importa mesmo é que você consiga fazer com que todos os seus processos sejam realizados da mesma forma, conferindo qualidade ao que está sendo feito.

No caso de processos de negócios centrados em documentos, é fundamental que você tenha os fluxos bem desenhados e uma ferramenta que auxilie as pessoas no momento de fazer com que esses fluxos sejam cumpridos à risca. É aqui que entra o gerenciamento de transações digitais como o seu melhor aliado.

Uma ferramenta que permite tramitar documentos de dentro para fora da empresa e vice-versa sem que haja um desvio da rotina contribui para a padronização dos seus processos e para a melhoria da produtividade da sua equipe.

Como todos os documentos são criados da mesma forma, fica mais fácil também realizar adaptações para novos clientes e melhorar o tempo de resposta para cada um.

Monitoramento em tempo real

Imagine a seguinte situação: você perdeu uma tarde redigindo um contrato e enviou para o cliente por motoboy. O documento foi recebido na empresa pela recepcionista e seguiu adiante, mas ninguém sabe com quem ele foi parar.

Esta situação é bastante comum em empresas que não possuem processos de negócios centrados em documentos digitais e impactam diretamente no seu trabalho, pois, até que o contrato seja encontrado, entregue ao responsável, assinado e devolvido, muitos dias terão passado.

No entanto, se você tem à sua disposição um DTM, você cria o documento digitalmente, envia para o cliente no mesmo momento e ele recebe a notificação de que deve acessar, conferir e devolver o contrato assinado. Tudo isso leva nem dez minutos. Ou seja, você pode ter o retorno no mesmo dia, melhorando a satisfação do cliente com a eficiência da empresa e, claro, os rendimentos do seu negócio.

Mas, caso aconteça de o cliente esquecer de assinar o documento, ou de enviar para outra pessoa e esta não dar o retorno, você saberá imediatamente, pois terá todas as movimentações registradas pelo sistema.

Combate à fraude

Quem pensa que está isento de fraudes ou até mesmo equívocos em emissão de documentos em papel, pode estar adotando uma postura ingênua. Quando damos abertura para que informações sejam mudadas, trocadas ou apagadas, estamos abertos a vários riscos.

É por isso que uma das melhores vantagens de se ter documentos digitalizados está na segurança da informação. Todas as alterações realizadas em qualquer documento criado ou gerenciado via DTM são registradas e não podem ser deletadas. É possível, desta forma, recuperar versões anteriores, verificar quem alterou determinado documento, em que data e ainda solicitar justificativas para tal mudança.

Como as assinaturas são eletrônicas, as falsificações ficam bem longe da sua empresa e o sentimento de segurança em relação ao que está sendo negociado aumenta consideravelmente.

Seu controle sobre os contratos da empresa se torna muito mais eficaz, contribuindo para a melhoria do relacionamento com o cliente, que passa a desenvolver uma relação de confiança com a sua marca.

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