Cinco passos para a implementação bem-sucedida de CLM

As organizações jurídicas modernas já descobriram o valor das ferramentas de gestão do ciclo de vida de contratos (CLM). Se antes eram uma vantagem rara, hoje já são esperadas para acompanhar a concorrência. Os CLMs simplificam radicalmente os processos dos acordos. Com isso, as equipes jurídicas operam com mais eficiência e chegam mais rapidamente aos resultados desejados. Além de aumentar a rapidez, o CLM também aumenta a segurança e padroniza os controles de auditoria dos dados organizacionais, o que ajuda nos esforços de conformidade.

Há vários motivos para implantar um CLM, mas, infelizmente, o caminho para a adoção costuma ser repleto de desafios. Se não for implementado corretamente, a complexidade dos contratos pode sair do controle e reduzir alguns dos ganhos de eficiência e diminuir a velocidade da adoção.

É fundamental tomar medidas proativas para evitar as armadilhas mais comuns na implementação do CLM. Também é preciso criar um fluxo de trabalho fácil e confiável para maximizar o valor dos contratos. Neste artigo, uniremos os conselhos da nossa equipe e de colegas da Deloitte para a adoção do CLM. Faremos recomendações para que a solução proporcione aos profissionais da área jurídica mais controle sobre o ciclo de vida dos contratos e gere retorno sobre o investimento.

Cinco etapas básicas para uma implementação bem-sucedida do CLM

Nossos colegas da Deloitte são especialistas em planejar e executar a implementação do CLM. Confira cinco princípios básicos que, segundo eles, darão à sua equipe a melhor chance para uma transformação de sucesso.

1. Comece com melhorias no processo e defina uma estratégia clara

A adoção de uma ferramenta de CLM é uma boa oportunidade para redefinir o fluxo de trabalho de acordos - de ponta a ponta. Não se limite a codificar o sistema e simplesmente montar o CLM para espelhar aquele que será substituído. Avalie honestamente o desempenho da sua equipe nas tarefas dos acordos e crie algo novo, que maximize a visibilidade e reduza as transferências manuais de tarefas. Crie o CLM como um meio de realizar o seu futuro e não apenas para replicar o passado e presente.

2. Corrija seus dados

As ferramentas de CLM são uma tecnologia, ou seja, dependem de informações para funcionar. Dados melhores geram resultados melhores. Antes de fazer o upload dos contratos na nova ferramenta, dedique tempo para limpar a sua biblioteca de documentos. Decida quais devem ser incluídos e excluídos desse banco de dados, retire aqueles duplicados e pense em como usar Inteligência Artificial (IA) ou outras informações para simplificar a migração. 

3. Selecione a tecnologia certa

Quando você tiver um plano para os resultados desejados com o CLM e preparado os dados dos acordos, é hora de escolher um fornecedor que lhe ajude a chegar aonde deseja. Há quatro anos seguidos, o Docusign CLM é líder no Quadrante Mágico do Gartner em CLM e tem um longo histórico de implementações bem-sucedidas em organizações de todos os tamanhos e setores.

4. Comece aos poucos e adote uma abordagem por fases

É importante saber que a adoção do CLM não exige apenas colocar em funcionamento. Ela envolve a eliminação completa do status quo em relação a processos, dados, conteúdo e pessoas. É improvável que todas essas peças estejam igualmente prontas para a mudança, no início da sua jornada de CLM. Para que a sua equipe alcance os resultados, comece com uma pequena parte que tenha a melhor chance de sucesso. Pode ser geração ou busca de contratos. Após obter uma vitória, expanda aos poucos até que a transformação seja concluída de ponta a ponta.

5. Gerencie a mudança

A parte absolutamente mais importante da adoção do CLM são as pessoas que usam a tecnologia todos os dias. Seu plano de implementação de CLM precisa começar com uma compreensão empática do trabalho em relação aos acordos que os funcionários fazem todos os dias - e oferecer um valor real a eles. Ofereça treinamentos práticos e deixe o trabalho diário mais simples ou mais rápido. Projete a nova tecnologia para liberar as equipes de algumas tarefas, compartilhe a visão geral com elas e garanta que entenderam o papel que desempenham. Toda transformação tecnológica é também uma mudança pessoal. Portanto, mantenha a sua equipe no centro dos seus planos.

Sinais de que a implementação do CLM funcionou

Depois que sua equipe der início ao plano de implementação do CLM, você passará a notar algumas melhorias específicas, que são os sinais da transformação ao longo da jornada. O primeiro fator é uma aceleração geral dos negócios. Os ciclos de vendas ficarão mais curtos, as negociações serão resolvidas com mais rapidez e a sua organização obterá - mais cedo - a receita dos acordos. Sejam quais as etapas problemáticas que lhe vêm à mente quando você pensa nos seus atuais processos dos acordos, o CLM resolve as questões e aumenta a velocidade operacional.

Você também notará que as etapas dos acordos são muito mais eficientes e exigem menos envolvimento humano. Em todo o processo dos acordos de ponta a ponta, o CLM tem funcionalidades para reduzir o número de pontos de contato humano. Sua equipe pode trocar a impressão e o envio dos contratos pela assinatura eletrônica, melhorar a visibilidade com a digitalização dos documentos, automatizar as atividades de encaminhamento e muito mais. Tudo o que fizer para tirar as tarefas repetitivas e redundantes dos seus colaboradores dará a eles mais tempo para se dedicarem a novos projetos e aqueles que precisam de atenção.

No geral, o valor dos seus contratos melhora à medida em que você elimina as áreas de vazamento de valor e aprimora a qualidade dos contratos. A ferramenta de CLM otimiza os prazos e monitora o desempenho para minimizar erros no consumo, na entrega e nos desvios de contrato. Ela também oferece à sua equipe jurídica mais visibilidade dos dados de alto nível sobre toda a biblioteca de acordos, reduzindo os riscos e as falhas na conformidade.

Os efeitos da padronização e simplificação resultam no retorno sobre investimento significativo graças à adoção do CLM. O relatório da Forrester intitulado Total Economic Impact of CLM estima que o cliente típico do Docusign CLM obtém retorno de 356%. Melhor ainda é que, como o processo dos acordos envolve muitas equipes na organização, todos verão os benefícios do CLM em primeira mão e nas atividades diárias.

Se a sua equipe quer saber mais sobre o que fazer - ou não - na implementação do CLM, a Docusign pode ajudar. Assista ao nosso webinar gratuito CLM Done Right, com especialistas em implementação da Deloitte, e se aprofunde em três dessas etapas para oferecer à sua equipe a melhor chance de implantar com sucesso uma ferramenta de CLM.

Para conversar com especialistas da Docusign sobre o plano de implementação de CLM, fale conosco para orientarmos durante o processo.