Carteira de trabalho digital: a tecnologia aliada em contratações

A carteira de trabalho digital foi regulamentada pela Lei da Liberdade Econômica (Lei nº 13.874/2019), que determinou que “a CTPS será emitida pelo Ministério da Economia, de preferência, por meio digital” e que apenas excepcionalmente o documento deve ser impresso (art. 14). Veja que, daqui para frente, a carteira de trabalho tradicional passa a ser a exceção, e não mais a regra.

Outra novidade trazida pela legislação é que essa nova CTPS eletrônica será identificada pelo CPF, ajudando a reduzir o universo de códigos pelos quais os trabalhadores são identificados (RG, CPF, CTPS, PIS etc.).

Mas, quais são os reais impactos que todas essas mudanças produzem na rotina do RH e dos próprios funcionários? É isso que você vai conferir agora: trazemos todos os detalhes para que você entenda os benefícios e o que deve fazer!

Afinal, o que é carteira de trabalho digital?

A CTPS eletrônica é um documento virtual contendo inúmeras informações trabalhistas de cada usuário. Esse ambiente pode ser acessado pela web ou aplicativo, a partir de qualquer dispositivo (há armazenamento offline).

A partir da publicação da Lei nº 13.874/2019, a CTPS digital passou a estar disponível não somente a quem tirará sua primeira versão do documento, mas também àqueles que já têm a carteira em papel, desde que façam a habilitação da versão digital.

Não está previsto que o modelo eletrônico substitua o documento em papel (as versões coexistirão). Na verdade, mesmo com a carteira digital, o governo inclusive recomenda a guarda da carteira profissional física para eventual necessidade de comprovação do tempo de serviço ou para permitir que os empregadores que não usam o eSocial façam os registros de vínculo.

Quais são os impactos da carteira de trabalho digital?

Assim como outras mudanças desse processo de transformação digital no RH (caso da assinatura eletrônica e do contrato digital), a CTPS eletrônica enxuga burocracias, facilitando a vida tanto do funcionário quanto do empregador.

A partir de agora, o profissional não precisa mais apresentar sua CTPS para que as anotações sejam feitas dentro de 5 dias úteis pela empresa, já que o simples número do CPF permite o registro no sistema. Com isso, o empregador também ganha, já que não fica mais dependente do cumprimento de um dever por parte do colaborador para se manter em dia com essa obrigação trabalhista.

Até então, como era preciso esperar a entrega do documento pelo empregado, muitos gestores acabavam perdendo o prazo legal para registro da carteira, deixando passar semanas para efetuar a primeira anotação (o que resultava em condenações na Justiça do Trabalho).

Outro impacto positivo para as empresas é que agora basta um único registro, e não mais o fluxo “carteira + eSocial”: com a carteira de trabalho digital, o gestor entra no programa de escrituração trabalhista e lança o evento “S-2200 — Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador”. Esse apontamento substitui carimbos, assinaturas e preenchimento de dados nas folhas da carteira física.

Com isso, se economiza um tempo valioso na Gestão de Pessoas, o que serve de alerta sobre a necessidade de adotar mais ferramentas que digitalizem processos e automatizem procedimentos de RH.

Quais são as vantagens que essas mudanças de rotina trazem às empresas?

Em termos práticos, os benefícios da carteira profissional eletrônica são os mais diversos, como alguns dos que você verá abaixo.

Integração com o eSocial

Com a habilitação da carteira de trabalho digital pelo empregado, o registro de informações pelos empregadores passa a ser feito digitalmente, em plena integração com o eSocial. Isso significa uma redução significativa no volume de digitações e retrabalhos.

Com essa digitalização da CTPS, registros de vínculos, contribuições previdenciárias, dados de FGTS, aviso prévio e acidentes de trabalho passam a ser feitos em uma mesma interface.

Agilidade em processos contratuais

Não é somente a anotação de carteira que onera a Gestão de Pessoas. Qualquer alteração, como mudança de cargo, salário, férias ou bonificações, exigia o recolhimento do documento para registro, o que gerava atrasos, trabalhos manuais e muita perda de produtividade.

Com a nova CTPS, tudo pode ser atualizado imediatamente, sem nenhuma burocracia, derrubando o tempo desperdiçado com essas tarefas administrativas.

Esse tipo de facilidade, que se torna ainda mais relevante em tempos de distanciamento social, explica por que a procura pela CTPS digital cresceu 105% entre abril e maio de 2020.

Maior independência e integração entre RH e Contabilidade

O uso de um único banco de informações trabalhistas facilita a interação entre RH e Contabilidade. Não é mais preciso mandar relatórios de um lado para o outro, perder tempo com e-mails (que nem sempre são respondidos) e se estressar com o prazo exíguo para recebimento de dados.

De modo geral, a tramitação de processos em sistemas em nuvem provoca essa mudança na comunicação da empresa, nos moldes do que também ocorre na implementação de um bom ERP.

Mais segurança no controle da veracidade das informações

Um benefício de valor inestimável em usar a carteira de trabalho digital é ter mais segurança na autenticidade das informações laborais do funcionário ou candidato (em processo seletivo).

Embora a fraude de CTPS configure crime de falsificação de documento público, passível de reclusão de 2 a 6 anos (art. 297, §4º do Código Penal), não são poucos os casos de adulteração em carteira de trabalho, resultando em longas disputas judiciais e insegurança jurídica. A CTPS eletrônica reduz drasticamente a incidência desse tipo de delito.

Maior proteção às informações trabalhistas

Decorrente da vantagem anterior, a CTPS digital faz com que as informações trabalhistas sejam centralizadas e armazenadas em local seguro, em nuvem e com recursos de proteção de acesso de alta tecnologia. Isso é benéfico não somente ao colaborador.

Antigamente, caso perdesse a carteira, o empregado tinha que voltar à empresa e pedir uma série de documentos para comprovar a relação empregatícia, além da própria reanotação na 2ª via do documento. Esse fluxo de visitas de ex-funcionários também ajudava a soterrar o RH com atividades meramente burocráticas e que não agregavam à organização.

Agora, tudo fica salvo permanentemente. Ainda que haja roubo ou perda de celular, basta reinstalar o aplicativo e todos os dados estarão lá, prontos para conferência e exibição a novos empregadores. E isso sem causar demanda de trabalho a nenhum RH.

E quanto aos benefícios para o trabalhador?

Claro que a carteira de trabalho digital também traz inúmeras vantagens ao trabalhador; afinal, a diminuição da burocracia também o afeta diretamente. Veja quais são os principais pontos na sequência!

Maior segurança contra perdas e roubos

Perder ou ter a CTPS roubada junto de outros documentos, como às vezes acontece, traz transtornos. É necessário, em primeiro lugar, fazer um boletim de ocorrência para ir até o Ministério do Trabalho e pedir a segunda via da carteira.

Você ainda vai precisar entrar em contato com todas as empresas nas quais trabalhou para pedir novos registros — imagine só o tempo que isso leva. Assim, com a carteira de trabalho digital, você já elimina esse risco e nunca vai ter esse tipo de preocupação.

Agilidade para ser contratado

A CTPS digital traz, ainda, mais agilidade às contratações, visto que a papelada necessária para que o novo contrato de trabalho seja efetivado é reduzida. Como você viu, com o número do CPF o trabalhador já consegue dar andamento a esse processo.

Ter todas as informações em um lugar e de forma digital 

Com a carteira de trabalho digital, você tem todas as informações trabalhistas de uma pessoa em um só lugar. Assim, com uma simples senha, já é possível fazer as consultas necessárias.

Antes, com a CTPS tradicional, as informações ficavam divididas em várias carteiras, sem falar nas informações retidas no Ministério do Trabalho. Agora, um único acesso permite saber todos os detalhes, e ainda existe a integração com o Ministério da Economia.

O que acontece com as anotações antigas?

Se existe o receio de perder as anotações de sua CTPS, agora com a carteira digital, saiba que isso é algo infundado. As informações antigas são repassadas para o novo modelo de carteira.

Inclusive, as anotações de contratações passadas já foram feitas eletronicamente, muito provavelmente pelo seu contador ou por você. Dessa maneira, o principal ponto de atenção é analisar esse envio das informações, como datas de desligamento e novo posto de trabalho.

Agora, se por acaso existir algum ponto de discordância entre as anotações antigas e a informação da CTPS digital, o melhor caminho será pedir a correção das informações enviadas, tudo de forma digital. Quanto às novas contratações, o colaborador poderá checar o contrato de trabalho na carteira digital cerca de 48 horas após o envio da informação.

Como o RH pode orientar os funcionários?

Ao começar em um novo cargo, era necessário já levar a antiga CTPS para que o RH da nova empresa pudesse fazer o registro, certo? Agora, o RH pode orientar os novos colaboradores que eles só precisam mesmo passar o número do CPF e o registro já será feito.

Ou seja, o número da CTPS em papel não consta na carteira de trabalho digital. Nessa nova versão, o que realmente conta é o CPF, fato que traz muito mais praticidade. Se o funcionário subir de cargo, por exemplo, esse registro também passa a contar de maneira automática. Afinal, cabe ao time de RH fazer todas essas atualizações.

Qual é a relação entre tecnologia e contratos de trabalho digitais?

Tecnologias como a carteira de trabalho digital podem otimizar as rotinas do RH ao reduzir custos, diminuir tarefas repetitivas, aumentar a produtividade e a qualidade das entregas da Gestão de Talentos.

Além disso, a liberação de funcionários para atuar em funções mais estratégicas contribui para melhorar o clima organizacional no RH, diminuindo as taxas de rotatividade e elevando os níveis de engajamento.

De fato, em uma era em que tanto se fala de transformação digital no setor produtivo, não faz sentido não pensar na digitalização do RH. Na verdade, a revolução tecnológica das empresas deve vir de dentro para fora, e não o contrário. Só assim as organizações serão capazes de mostrar credibilidade e DNA de inovação ao mercado.

Assim, para além da CTPS eletrônica, é altamente recomendável que as empresas comecem quanto antes seu processo de digitalização. O passo inicial deve ser dado com a implementação da assinatura eletrônica e, em seguida, com a gestão dos contratos inteligentes (smart contracts).

Da mesma forma que a carteira de trabalho digital, essas duas iniciativas impulsionam a velocidade do processo de contratação, mas também contribuem para reduzir custos e tempo na gestão das rotinas de RH.

Em resumo, o fim do papel representa a possibilidade de integrar sistemas para não mais ser refém de digitações redundantes, extravios de documentos e tempo perdido com procedimentos inócuos. Você perceberá um pouco desses efeitos com a CTPS eletrônica, mas é preciso avançar para a digitalização dos demais fluxos da Gestão de Pessoas.

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