6 benefícios da assinatura eletrônica para sua empresa!

A assinatura eletrônica é um mecanismo que coleta evidências eletrônicas para comprovar a autoria de um documento. Esse formato de confirmação utiliza os mais variados meios virtuais: criptografia, login e senha, sms, entre outros.

Ao final, é inserido um símbolo, notação ou imagem de assinatura que representa que determinado documento foi realmente chancelado por quem diz ser seu autor. Os benefícios da assinatura eletrônica, como você verá abaixo, são diversos.

Vale dizer que essa assinatura envolve a geração de códigos criptográficos, mas não necessariamente precisa de um certificado digital. A autenticação do usuário que vai assinar pode ocorrer com um simples login e senha, com o uso de SMS, via certificado digital, via um SSO, entre outras formas.

Vamos então entender as vantagens de usar essa assinatura e como seu negócio pode se beneficiar dessa solução. Continue acompanhando e veja como escolher a melhor opção do mercado!

Como funciona a validade jurídica da assinatura eletrônica?

Para quem questiona a autenticidade da assinatura eletrônica, é interessante saber que ela é garantida pela MP 2.200/2001-2, que ainda se encontra em vigor. Entretanto, há muitos outros normativos que ratificam a validade jurídica dos documentos confirmados eletronicamente.

Dentre os textos legais, podemos citar o Decreto nº 8.539/2015 (uso de meios eletrônicos no processo administrativo), a Resolução 4.480/2016 (abertura e encerramento de contas eletronicamente) e até o Novo CPC, que em seu artigo 441 define que “serão admitidos documentos eletrônicos produzidos e conservados com a observância da legislação específica”.

Quais são os benefícios da assinatura eletrônica para as empresas?

Se a validade jurídica da assinatura eletrônica é indiscutível, por que ainda perder tempo e correr riscos com a obsoleta assinatura à caneta?

Assim como o computador fez a máquina de escrever perder o sentido e a câmera digital substituiu os antigos filmes fotográficos, a assinatura à caneta tende a causar estranhamento nas transações do dia a dia.

A razão está nos incontestáveis benefícios da assinatura eletrônica, alguns dos quais você vai conferir a seguir.

1. Inovação para o negócio

Você tem uma imobiliária? Já pensou se fosse possível trocar a (difícil) logística das visitas por uma visualização remota, mediante fotos 360º e análises baseadas em realidade virtual e aumentada?

Por fim, e se todo o fechamento do negócio fosse feito a distância, com todas as partes assinando vias eletronicamente (mediante plataforma específica)? E essa assinatura é via um dispositivo mobile, permitindo que seja feita em qualquer lugar e a qualquer momento.

Reparou que a fusão de todas as inovações faz de sua imobiliária uma administradora digital? Trazer novas tecnologias derruba o custo de seus negócios, torna processos mais ágeis e, portanto, injeta mais competitividade em sua atuação no mercado.

Essa dica vale para qualquer área que tenha papéis no processo, seja ela de RH, de vendas, de compras ou jurídica. Se sua empresa tem processos em papel, troque-os por uma assinatura eletrônica e inove! Veja o caso de sucesso da RE/MAX abaixo:

2. Redução da burocracia da empresa

Uma característica marcante dos grandes players do mercado (de diversos segmentos) é o interesse permanente na implementação de novas tecnologias que reduzam burocracias e erros, ampliando a eficiência dos processos. E um dos grandes benefícios da assinatura eletrônica é justamente a otimização de todo o fluxo da organização.

O iFood, por exemplo, maior empresa de delivery pela internet do Brasil, enfrentava uma nítida lentidão de processos ante a dependência do papel. O representante visitava o restaurante para levar as vias do contrato, o gerente do restaurante as assinava após alguns dias, digitalizava todas as folhas e retornava o documento por e-mail.

Além dos custos com impressão, há que se considerar o tempo perdido e os constantes erros. Todo esse percalço foi resolvido com uma solução de assinatura eletrônica. A adoção da solução Docusign auxiliou diretamente no crescimento de 237% de novas parcerias no ano de 2016 (ano de implementação).

Há muitos exemplos similares. A RE/MAX, maior rede de franquias imobiliárias em número de transações do mundo, conseguiu reduzir o tempo de assinatura de locação de até 15 dias para 24 horas. Isso foi feito trocando a burocracia dos contratos físicos pelos digitais, mediante assinatura eletrônica.

3. Aumento da produtividade da equipe

Um estudo da Gartner, feito há alguns anos, matematiza o óbvio quando relacionamos perda de produtividade e processos manuais: a produtividade de uma equipe é diretamente proporcional ao seu grau de tecnologia.

Segundo o levantamento:

• aproximadamente 25 horas são desperdiçadas recriando documentos não digitalizados;

• entre 10% e 12% dos documentos não são encontrados na primeira tentativa de busca;

• 400 é o número de horas anuais, em média, que os empregados gastam procurando arquivos nas empresas.

Olhando os dados acima, de um lado, imagine uma empresa totalmente analógica; do outro lado, pense em outra integralmente digitalizada. Consegue perceber o abismo entre as duas em termos de produtividade?

Esse disparate é visto em um grande número de setores da economia, explicando muito da “seleção natural” que elimina alguns negócios e leva outros ao domínio de mercado. Quem trabalha com vendas sabe que 1 dia a mais para o cliente pensar pode representar uma desistência de compra. Seus processos precisam, portanto, ser mais rápidos, precisos e cômodos para o consumidor.

A Vindi, por exemplo, plataforma de pagamentos recorrentes criada em 2013, gastava mais de 3 dias para assinar contratos e tinha problemas de extravios. Ainda, o tempo para que os clientes começassem a usar os serviços chegava a 15 dias.

Ao banir a assinatura à caneta, a empresa sentiu rapidamente os benefícios da assinatura eletrônica, reduzindo o tempo de assinatura de contratos em 67%, sendo que 25% dos negócios passaram a ser fechados em menos de 1 hora.

4. Crescimento da lucratividade

Em um levantamento recente realizado pela Docusign sobre transformação digital, 97% dos profissionais entrevistados afirmaram que a tecnologia é uma prioridade em suas empresas. A mesma pesquisa ainda indica que 34% dos consumidores já deixaram de fechar negócios pelo extravio de contratos em papel.

Se todo o fluxo de informações circula de forma eletrônica, os erros são raros e o cliente tem comodidade para comprar 24h por dia. Com isso, o crescimento da lucratividade é consequência natural.

5. Diminuição de custos

Quando o Banco Inter incorporou os benefícios da assinatura eletrônica em seu processo de liberação de crédito, o custo médio de logística da operação foi derrubado em incríveis 75%. Essa economia acentuada se deu, por exemplo, pelo encerramento dos contratos com empresas terceirizadas de motoboys (que levavam vias de contratos a clientes PJ). Com essa redução do custo logístico, o resultado foi o imediato aumento de receitas no segmento de crédito consignado.

Há ainda que se falar da queda no custo de materiais de escritório. Se sua empresa assina tudo na nuvem, abre-se espaço para que todo o ciclo de vida dos documentos passe a ser digital, eliminando a necessidade de comprar pilhas de papel, centenas de canetas, dezenas de toners, além de caixas-arquivos e locação de espaço adicional para armazenamento.

Isso sem contar o transporte dos documentos e o cartório, que também são eliminados com o uso da assinatura eletrônica. Como você pode ver, levar a transformação digital para dentro de sua empresa não é impor custos, e sim fazer investimentos que se refletirão em mais receitas e ampliação de sua carteira de clientes. O investimento preciso em tecnologia é a melhor forma de reduzir custos.

Veja o case da Caixa Seguradora, que evitou um gasto de R$30 milhões por ano ao implementar a assinatura eletrônica:

6. Garantia de maior segurança das informações

Dê uma olhadinha na jurisprudência sobre falsificação de assinatura manuscrita e você verá a quantidade de julgados sobre o tema. Reproduzir a grafia de uma assinatura é relativamente simples, diferentemente da geração de uma autenticação eletrônica (mediante senha, confirmações por celular, reconhecimento facial, IP do device, entre outras formas).

Vale lembrar, no entanto, que é essencial utilizar plataformas de assinatura eletrônica de expressiva relevância no mercado, que atendam às necessidades da empresa e tragam constantes inovações.

A Docusign, por exemplo, foi pioneira no desenvolvimento da tecnologia de assinatura eletrônica e, atualmente, oferece a solução nº 1 de assinatura eletrônica do mundo. Tem uma série de certificados de segurança da informação e é reconhecida por mais de 500 mil clientes como a plataforma mais segura.

Quais são os cuidados ao escolher uma solução de assinatura eletrônica?

Você viu que a assinatura eletrônica traz importantes diferenciais competitivos, não importa qual seja o segmento da empresa. A questão é que você precisa de um parceiro que ofereça a melhor solução do mercado para garantir segurança e facilidade aos clientes.

Pensando nisso, confira os principais cuidados ao escolher a solução que usará!

Usabilidade

Um fato sobre serviços digitais: a usabilidade do usuário precisa ser excelente. Por mais que você conheça seu perfil de clientes, não tem muito como adivinhar o know-how da pessoa que está do outro lado em relação ao conhecimento sobre meios digitais.

Dessa forma, é importante escolher um software que seja simples e intuitivo. Para tanto, o primeiro passo é buscar uma ferramenta cujo objetivo é oferecer uma experiência positiva ao cliente. Você pode apostar em soluções com trials (períodos grátis de experiência), além de ler sobre a satisfação dos clientes dessa opção que está cogitando.

Veja o exemplo da Docusign — temos mais de um milhão de clientes e, desde 2003, focamos a experiência dos nossos usuários. Como resultado, são inúmeros cases de sucesso, como o da Sicredi, que economizou R$ 325 mil e passou a fechar contratos em 15 minutos! Da mesma maneira, a Riachuelo passou a ter mais agilidade com os seus cerca de 500 documentos assinados com a assinatura eletrônica.

Suporte

O suporte de serviços eletrônicos, o que inclui as assinaturas, é outra questão relevante na hora de fechar um contrato. Aqui, alguns itens para checar são os seguintes:

• a existência de um FAQ autoexplicativo e simples de navegar;

• uma equipe de atendimento 24/7.

Além de cumprir esses requisitos com excelência, nossa empresa tem a Docusign University, que oferece curadoria e treinamento personalizados. Também tem o Pergunte à Comunidade — com o grande número de clientes, você conta com a ajuda de pessoas que podem ter passado pelo mesmo que você.

Integração

A facilidade de integração de uma assinatura eletrônica aos sistemas de sua empresa também deve ser considerada. Aqui, podemos dizer que a Docusign conta com APIs abertas, transparentes e com a integração bastante facilitada.

E tem mais benefícios: a Docusign possibilita um ambiente robusto que agiliza desenvolvimento, testes e implantação de aplicativos usando ou integrando a tecnologia da Docusign.

Histórico da fornecedora

Outro ponto que você deve verificar é o histórico do parceiro que fornecerá essa assinatura eletrônica. Quanto tempo de mercado, o pioneirismo nas soluções, o olhar para inovação: tudo isso conta muito.

Quanto ao histórico da Docusign, temos a honra de dizer que estamos no mercado desde 2003. Os nossos serviços vão bem além da assinatura eletrônica, uma vez que temos muitas outras soluções que facilitam e trazem rapidez ao trabalho de nossos parceiros.

Afinal de contas, como dissemos, são mais de um milhão de clientes. Hoje, a Docusign conta com mais de 200 milhões de usuários apenas de sua plataforma de System of Agreement, baseada em nuvem.

Assim, ajudamos ao trabalhar com a modernização de todos os processos de um contrato — desde a preparação do documento até a assinatura, execução e gerenciamento em qualquer lugar do mundo, utilizando praticamente qualquer dispositivo. Essa é uma parceria que traz importantes diferenciais competitivos para o seu negócio!

Não importa o tamanho da sua empresa, entre agora mesmo em contato com a nossa equipe de vendas e conte com os benefícios da assinatura eletrônica!