Como automatizar o ciclo de vida de um contrato com a Docusign

A era dos negócios digitais não perdoa morosidade no ciclo de vida do contrato. Independentemente do ramo e do porte da empresa, crescimento e afirmação no mercado passam, necessariamente, por celeridade nos processos de vendas, reposição de talentos com rapidez, acompanhamento financeiro automatizado e gestão de contratos de forma eletrônica.

O problema é que não dá para fazer isso com uma empresa “analógica”. O cliente “omnichannel” da atualidade exige mobilidade, flexibilidade e automação: em 2018, 97% dos profissionais entrevistados no estudo “Transformação Digital: o que seus clientes esperam” afirmaram que a tecnologia era prioridade em suas empresas.

Nem poderia ser diferente. A simples gestão de contratos físicos, por exemplo, acarreta perda de tempo, prazos e dos próprios documentos, algo imperdoável quando se têm à disposição soluções completas para automatizar o ciclo de vida dos contratos.

Se sua empresa também está em busca da transição para o universo digital, é hora de compreender por que a adoção do contrato eletrônico é o passo decisivo para a consolidação no setor. Confira!

O que é ciclo de vida do contrato?

As empresas líderes em seus segmentos têm em comum desburocratização, rapidez no fechamento de parcerias, excelência nos processos e custos operacionais baixos (que permitem entrega de preço final mais atraente ao consumidor), varáveis positivamente impactadas pelo deslocamento dos contratos do âmbito físico para o digital.

Para quem não está acostumado com os termos, ciclo de vida do contrato é o conjunto de atividades sequenciais que objetivam firmar ajustes entre a empresa e um terceiro. Eles podem ser de natureza comercial (cliente assina um produto comercializado pela sua companhia), administrativa (terceirização de serviços de TI), jurídica (contratação de consultoria jurídica externa) ou mesmo pessoal (admissão de novos funcionários).

Veja que as empresas caminham ao ritmo de seus contratos, cujas fases devem fluir com rapidez para que não haja perda de competitividade em relação a concorrentes mais dinâmicos e flexíveis. Mas como ser veloz quando se depende de coleta de assinaturas manuscritas, reconhecimentos notariais, envio de vias por motoboys, entre outros processos burocráticos?

Como estruturá-lo no CLM?

Uma solução como a Docusign CLM automatiza todo o ciclo de vida do contrato. Um novo contrato de admissão, de vendas ou de prestação de serviços, por exemplo, pode ser criado com extrema rapidez por meio de modelos pré-aprovados e de uma biblioteca de cláusulas que a própria empresa vai alimentando a cada ajuste. Todas as versões são salvas on-line para consultas futuras.

Em pouco tempo, a organização tem ao seu dispor inúmeros modelos de contratos personalizáveis (para cada assunto), os quais podem ser preenchidos automaticamente pelo próprio sistema. Seria o caso da emissão de um contrato de locação em poucos minutos graças à importação de cláusulas-base e ao preenchimento automático dos dados pessoais de locador e locatário.

Nele, a assinatura eletrônica é fixada em apenas alguns segundos, bastando ao usuário acessar o sistema (que possui inúmeras camadas de segurança, como login/senha ou autenticação de dois fatores), clicar e arrastar a assinatura, indicar onde os demais interessados devem assinar, registrar seus endereços de e-mail e clicar em “enviar”.

Feito isso, um link é automaticamente remetido aos demais signatários, que podem abri-lo e inserir também suas assinaturas, tudo com a mesma validade jurídica de uma firma manuscrita (e sem necessidade de chancelas cartorárias).

Por fim, a empresa armazena os contratos vigentes em nuvem privada, com divisões eletrônicas de assuntos (outsourcing, clientes, admissões etc.), contando com lupas e demais recursos de busca que permitem encontrar um arquivo quase instantaneamente.

Perceba que, com o acesso a uma ferramenta de Agreement Cloud, todo o ciclo de vida do documento ocorre por via digital, sem a necessidade de impressão de uma só folha, sem perda de tempo com agentes notariais e com controle em tempo real de cada movimento do ciclo de vida do contrato (quem visualizou, quando e onde, prazos em andamento, atividades pendentes etc.).

Como personalizar as etapas e aprovações?

Um contrato físico, em geral, é redigido a partir de documentos semelhantes já salvos no Word. O problema é que a ausência de automações e os poucos recursos interativos dos editores de texto fazem com que haja muito a ser preenchido, com quase nenhuma possibilidade de automatização.

Enquanto o documento aguarda assinaturas, muitas vezes, não há como monitorar onde estão as vias, tampouco saber por quanto tempo os documentos estão parados. E se houver prazos fixados em contrato, ou o gestor anota tudo em uma planilha, ou perderá todos os deadlines.

Para piorar, depois que o documento é assinado, cada interessado costuma ficar com uma via original, bastando um extravio para que todo o processo tenha que ser feito novamente.

O Docusign CLM resolve todas essas imperfeições do ciclo de vida do contrato por papel. A ferramenta permite a programação de alertas, garante o acompanhamento de todos os passos do arquivo e assegura que cada documento possa ser reproduzido inúmeras vezes mantendo sua originalidade (uma característica típica dos documentos eletrônicos).

Além disso, o sistema permite a estruturação e o controle automático de todas as etapas de negociação, vendas ou até a contratação de um funcionário, personalizando as fases e aprovações necessárias de cada responsável.

Com o Docusign CLM, torna-se possível criar regras para cada tipo de ciclo, de modo que todas as atividades ligadas aos contratos possam ser adaptadas. Mais do que isso, é importante lembrar que a plataforma salva todas as versões dos documentos, o que é excelente para dar mais segurança e transparência às negociações.

Quais as vantagens de estruturar um ciclo personalizado?

Para um RH, que é legalmente obrigado a manter documentos diversos por muitos anos, a gestão de arquivos digitais é condição básica para uma organização eficiente.

Para além do armazenamento, a flexibilidade e a possibilidade de personalização do sistema também são fundamentais para o aumento de produtividade, já que garantem a geração de contratos em poucos minutos, importando modelos de diversos regimes de contratação e mesclando-os ao preenchimento dos dados particulares de cada contratado.

Na área de vendas, uma das vantagens da gestão de documentos eletrônicos é conseguir nutrir um histórico de negociações registrado em sistema, além de reduzir o tempo do representante comercial na apresentação de uma proposta ao cliente.

Como tudo é assinado pelo celular, um novo negócio pode ser fechado em minutos, sem lançar sobre o consumidor uma carga burocrática que pode fazê-lo desistir do negócio. As vantagens de sair do contrato físico para o ciclo de vida do contrato digital são muitas:

• velocidade na conclusão de parcerias;

• redução do tempo com vaga em aberto;

• diminuição de custos operacionais;

• aumento na produtividade dos funcionários;

• versionamento em nuvem de todas as alterações nos contratos (maior segurança e compliance, nos termos da LGPD).

Por que implementar a automação de contrato?

Automatizar a gestão dos contratos traz vários benefícios impactantes que beneficiam diretamente a rotina corporativa e sua competitividade. Entenda sobre essas vantagens a seguir.

Garantia de segurança

Como várias atividades ligadas à gestão dos contratos serão realizadas de forma automatizada, erros manuais que comprometem a segurança dos contratos são eliminados.

Outro fator que contribui para a segurança está no armazenamento em nuvem dos arquivos, algo que evita que ocorram perdas e extravios. Imagine que o computador sofra uma falha e tenha que ser formatado. O documento não será perdido e poderá ser facilmente acessado de outro dispositivo.

Geralmente, o acesso aos documentos na nuvem é protegido por senha, fazendo com que eles sejam abertos apenas por usuários com permissão e que os gestores tenham um registro de cada pessoa que acessou o contrato, o que reforça a segurança da informação.

Acesso à gestão de riscos

A automação também proporciona o gerenciamento de riscos. Na prática, uma boa solução de gestão dos contratos oferece um passo a passo a ser executado para assinatura do contrato, o que minimiza a ocorrência de falhas. Além disso, a gestão dos documentos é centralizada em um único ambiente, viabilizando fluxos de revisão de contratos.

Como também há um controle mais preciso dos prazos de validade, de outros eventos associados ao contrato e de acessos, o rastreamento e a identificação de riscos são facilitados.

Agilidade nos processos

Utilizar uma plataforma de gestão possibilita que todo o ciclo de vida do contrato seja padronizado, além de ser personalizado pelos gestores a qualquer momento, permitindo que ele defina o que for mais eficiente para seu negócio. Outra opção é criar uma estrutura de integração entre as áreas do negócio, aumentando a eficiência de consultas dos contratos.

Atendimento satisfatório

A automação da gestão de contratos ajuda o atendimento de duas formas: a primeira delas consiste na possibilidade de se integrar com o CRM da Salesforce, que é um sistema de gestão de relacionamento com o cliente.

Basicamente, sua equipe poderá preparar, assinar, agir e administrar os contratos dentro da plataforma, o que torna o trabalho dos colaboradores mais fácil, permite que você extraia o máximo do CRM Salesforce e aprimore a experiência dos clientes.

O outro aspecto do atendimento que é beneficiado consiste na facilidade de acessar e gerenciar SLA de Atendimento, seja ele relacionado à qualidade do serviço do seu negócio ou de seus parceiros e fornecedores, já que a gestão desse tipo de contrato também será automatizada.

Quem já adotou o contrato digital?

O Facebook escolheu o Docusign CLM para migrar seus documentos para a nuvem e criar um repositório facilmente pesquisável e seguro para toda a papelada de RH. Na primeira semana de ativação, economizou 20 horas de gerenciamento de documentos físicos, o que equivale a um ROI 100% realizado.

Depois que o Docusign CLM foi implementado em EMEA e em outras regiões globais com a integração ao Salesforce, o tempo economizado pelo Facebook aumentou rapidamente para mais de 40 horas por semana. A equipe de RH está poupando tempo e se concentrando no quadro geral e na empresa, novas contratações são incorporadas mais facilmente e o Facebook está expandindo seu alcance global, tudo dentro da nuvem.

Outro exemplo do quanto o papel atrapalha o ciclo de vida do contrato pode ser dado pela iFood, empresa parceira de cerca de 116 mil restaurantes cujo cerne operacional depende de velocidade na conclusão e da automação no gerenciamento de contratos.

Na época dos processos físicos, o representante do iFood tinha que visitar o restaurante para levar vias de contrato, e o gestor do estabelecimento assinava, digitalizava e retornava os papéis à empresa por e-mail, processo que, além de lento, tinha baixa qualidade e sempre facilitava a ocorrência de algum erro.

Com a adoção da plataforma Docusign em ambiente integrado Salesforce, a empresa registrou crescimento de 133% logo no primeiro ano da implementação do contrato digital, além de uma elevação de 237% em parcerias concluídas. Pode não parecer, mas o ciclo do papel trava o crescimento das organizações.

Por que escolher as ferramentas da Docusign?

O Docusign CLM automatiza a gestão do ciclo de vida do contrato, disponibiliza modelos personalizáveis e pré-aprovados, uma biblioteca de cláusulas próprias, integração com assinatura eletrônica e mais. Basicamente, seus colaboradores poderão criar contatos de forma menos trabalhosa, simplificar o ciclo, automatizar tarefas manuais, alinhar fluxos de trabalho, eliminar riscos e garantir todos os demais benefícios explicados neste conteúdo.

Optar pelas ferramentas da Docusign é a melhor decisão para garantir o desenvolvimento do seu negócio. Entre 14 fornecedores de CLM, a Docusign foi nomeada a líder para gerenciamento do ciclo de vida de contratos pelo segundo ano consecutivo, conforme Quadrante Mágico Gartner 2021.

Além disso, uma análise da Forrester Consulting demonstrou como as soluções da empresa experimentam um Retorno sobre Investimento (ROI) de 356%, além de outros benefícios como minimização de custos, riscos, erros e mais.

Percebe-se que a automação de contratos é bastante vantajosa para os negócios, sendo um grande diferencial para alavancar seu desenvolvimento no mercado. Mas é importante contar com soluções completas e de uma empresa que seja reconhecida no mercado, como a Docusign.

Você sabia que pode testar o Docusign gratuitamente por 30 dias? Experimente já nossas soluções na prática!