Automatização de contratos: o que é, ferramentas e como fazer

Em uma empresa que lida com um grande volume de contratos, é fundamental evitar burocracias que possam facilitar o cometimento de erros, já que uma simples falha pode gerar problemas jurídicos para o seu negócio. Nesse cenário, a automatização de contratos é uma importante aliada para otimizar a gestão desses documentos e ampliar a produtividade da sua equipe.

Quando esse processo é feito da forma manual, sem envolver tecnologia, a companhia pode ter dificuldades para gerar, monitorar e até mesmo cumprir os seus contratos. Por outro lado, a automatização permite maior controle sobre os seus acordos.

Quer se livrar da burocracia na sua empresa? Neste post, vamos abordar o que é como fazer a automatização de contratos!

O que é automatização de contratos?

De forma direta, a automatização de contratos consiste em um processo estruturado na tecnologia para criar, gerenciar e armazenar esses documentos. A sua finalidade é estabelecer um fluxo de trabalho eficiente, que reduza a burocracia e conflitos entre as partes.

Para tanto, se faz necessário o uso de ferramentas que automatizam a geração e gestão de contratos, possibilitando controle do início ao fim do ciclo de vida dos documentos. Diante disso, a empresa promove uma melhor organização das atividades que envolvem contratos, o que significa um enorme ganho de agilidade e produtividade para a sua equipe.

Para que serve?

A automatização de contratos ajuda a empresa a digitalizar os seus processos e se adaptar à Transformação Digital. Mas não é só isso, já que a iniciativa também visa tornar os documentos e as suas respectivas informações mais acessíveis para as partes interessadas.

Além disso, o uso da tecnologia ajuda a alinhar os processos de contratos com as demais atividades da empresa, o que traz sinergia para o seu fluxo de trabalho. Isso resulta na simplificação das etapas pelas quais os contratados desde que são gerados, assinados e vencem.

Quais os benefícios da automatização de contratos?

Ao adotar a automatização de contratos, a sua empresa pode experienciar uma série de impactos positivos. Da redução de custos à valorização do seu negócio, a tecnologia é capaz de aumentar a agilidade e resultados da sua equipe. Veja, a seguir, quais são os principais benefícios dessa iniciativa.

Promove a economia de tempo e dinheiro

A partir da automação dos contratos, você pode centralizar o armazenamento dos documentos em um único local, além de adotar métodos que reduzem os erros no preenchimento das informações e na assinatura dos acordos.

Dessa forma, os contratos se tornam mais acessíveis e suas informações mais confiáveis, permitindo que você e seus colaboradores possam visualizá-los sempre que for necessário. É possível, ainda, reduzir as possibilidades de perdas e extravios, o que acontece com frequência quando os documentos são armazenados apenas em papel.

Na prática, isso significa maior economia de tempo e dinheiro, já que a sua equipe não corre o risco de ficar horas procurando um contrato em uma pilha de arquivos, não é necessário imprimir um grande volume de contratos e os retrabalhos também são diminuídos.

Protege informações estratégicas

A segurança dos contratos é um fator essencial para as empresas, visto que apresentam informações sigilosas sobre os seus negócios, clientes ou parceiros. A gestão de contratos é mais segura quando é feita de modo automatizada, com acesso aos documentos por criptografia, o que evita que pessoas não autorizadas os acesse.

Vale ressaltar que o histórico de edições de cada contrato também fica salvo, fazendo com que você saiba quais alterações foram realizadas, quando e por quem. Sem falar que existe a alternativa de delegar funções e permissões de edição para colaboradores específicos em seus fluxos de aprovação de contrato.

Libera os colaboradores para focar em atividades complexas

Conforme já mencionamos, quando se tem contrato automatizados, a empresa pode controlá-los com mais facilidade, além de reduzir erros e retrabalhos. Esse ganho de eficiência permite que a sua equipe deixe de se preocupar com tarefas repetitivas relacionados aos contratos e possa voltar o seu foco para atividades mais complexas.

Um exemplo disso é o fato de os seus colabores terem mais tempo para se dedicar aos fatos e normas que envolvem a negociação de contratos, buscando boas condições para todas as partes envolvidas.

Possibilita a integração de processos

Com a automação de contratos você também tem a possibilidade de padronizar as tarefas associadas a eles. Isso pode ser feito por meio da integração de processos, que ajuda a conectar as atividades da área, bem como eliminar erros provenientes da ausência de padronização.

Os diferentes setores da empresa podem ser integrados e passar a interagir a partir da automatização de contratos. A área de finanças pode ser conectada com a gestão automatizada de contratos, por exemplo, para que as informações financeiras sobre os acordos sejam trocadas rapidamente e de maneira precisa.

Gera mais valor para os seus negócios

Por fim, um dos principais benefícios da automatização de contratos é facilitar a comunicação e colaboração entre clientes e parceiros, o que agrega valor ao seu negócio, demonstrando que ele é moderno e seguro.

Durante a elaboração de um contrato, por exemplo, pode ser necessário obter a autorização do seu cliente ou fornecedor para dar seguimento ao acordo. O uso da tecnologia agiliza a colaboração entre as partes e, consequentemente, fechamento de acordos.

Quais as principais ferramentas para auxiliar nesse processo?

Há um conjunto de ferramentas que podem ser implementadas para automatização de contratos, desde as plataformas para geração do documento até aplicativos específicos para gerenciá-lo em todo o seu ciclo de vida. Saiba quais ferramentas são indispensáveis para esse processo.

Geração de contratos

Em vez de elaborar um novo contrato sempre eu surgir uma nova negociação, com a plataforma de geração de contratos você pode emiti-los automaticamente. Essa plataforma oferece modelos atualizados e precisos de contratos.

Assinatura eletrônica

Quando falamos em automatização de contratos, não podemos deixar de falar do aplicativo de assinatura eletrônica. Após a elaboração dos contratos, eles podem ser enviados para as partes interessadas para que assinem eletronicamente, a qualquer hora e de qualquer lugar em que estejam.

Pagamento

Muitos contratos solicitam o pagamento no ato da assinatura das partes envolvidas. Nesse sentido, você pode trabalhar com ferramentas que conectem a assinatura e o recebimento do valor acordado por meio da disponibilização de meios de pagamento virtual.

Negociação e Gestão de contratos

Uma solução de gestão de contratos é indispensável se o seu objetivo é automatizar o sistema de documentos e contratos. Isso porque é uma solução que dá visibilidade e controle sobre todas as etapas pelas quais esses documentos passam, desde a sua emissão até o vencimento do seu prazo. Isso inclui uma etapa essencial: a negociação. Levando isso em consideração, é importante contar com uma ferramenta para acelerar esse processo, que traga agilidade para a aprovação de contratos personalizados.

Qual o papel da Docusign na automatização de contratos?

Na hora de implementar ferramentas para a automatização de contratos, é imprescindível contar com auxílio de quem tem experiência no assunto. A Docusign oferecer uma plataforma de soluções para automatizar e gerenciar os acordos, como o aplicativo de assinatura eletrônica e-Signature e CLM.

Disponibilizamos todas as ferramentas necessárias para que a sua empresa possa automatizar todo o ciclo de vida dos seus contratos. Assim, você traz agilidade para as questões burocráticas das suas negociações e pode focar nas questões mais estratégicas do seu negócio.

A demora na apresentação de um contrato pode afetar diretamente na satisfação dos seus clientes. Sem o uso da tecnologia essa situação pode se tornar ainda pior, já que há o risco de extravios de documento e maior chance de cometimento de erros. A automatização de contratos elimina todos os esses problemas, permitindo que sejam elaborados e mantidos em segurança, além enviados e assinados em poucos cliques.

Quer automatizar os seus contratos? Entre em contato com a Docusign e conheça as nossas soluções!